企业内外部沟通联络记录及跟进表

适用工作情境在企业日常运营中，跨部门协作、外部客户对接、供应商沟通、内部事项同步等场景频繁发生，若缺乏系统记录，易导致信息遗漏、责任不清或跟进滞后。本工具适用于以下情境：内部协作：如市场部与技术部对接需求、人力资源部组织跨部门会议后的行动项落地；外部联络：如客户投诉处理、供应商合同条款确认、合作伙伴项目进度同步；事项跟进：如项目里程碑达成情况、待办事项的闭环管理、长期合作关系的维护记录。标准化操作流程第一步：明确沟通对象与核心事由沟通前需清晰界定参与方（内部部门/外部单位）及沟通目的，避免信息模糊。例如：内部沟通：明确“部门与部门关于项目的需求对接”；外部沟通：注明“与公司关于合同的条款沟通”。若涉及多人，需列出主要对接人（用代替，如“市场部经理”“客户公司*主管”），保证责任到人。第二步：记录沟通核心信息沟通过程中，需实时记录关键内容，保证信息完整可追溯。重点包括：沟通时间：精确到“YYYY-MM-DDHH:MM”，如“2023-10-0814:30”；沟通方式：如“会议（线上/线下）”“电话”“/邮件同步”等；核心议题：简明扼要概括沟通重点，避免冗长（如“确认项目交付时间线”“明确供应商供货周期”）；双方观点/需求：记录各方的意见、诉求或疑问，如“客户提出需增加功能”“技术部评估开发周期需15个工作日”；初步共识：若达成一致，需明确记录（如“双方确认交付时间调整为月日”）。第三步：拆解行动项并分配责任沟通后，需将共识或待办事项拆解为具体行动项，明确“谁做、做什么、何时完成”。关键要素：任务描述：清晰、可执行（如“完成功能原型设计”“整理合同附件并法务审核”）；负责人：内部填写部门+姓名（如“技术部工程师”），外部填写单位+对接人（如“供应商公司主管”）；截止日期：设定具体时间节点（如“2023-10-1517:00前”），避免模糊表述（如“尽快”“下周”）；优先级：根据重要性标注“高/中/低”，便于资源分配。第四步：定期跟进进展行动项启动后，需通过工具跟踪完成情况，保证事项不遗漏。跟进频率可根据优先级调整：高优先级：每日或隔日跟进（如“客户投诉处理”）；中优先级：每周跟进（如“项目阶段性任务”）；低优先级：每月跟进（如“长期合作事项的常规沟通”）。跟进时需记录“当前状态”（如“进行中”“已完成”“受阻”），若遇问题，需注明原因及协调需求（如“开发资源不足，需协调*经理增派人力”）。第五步：闭环归档与复盘行动项完成后，需更新表格状态为“已完成”，并补充完成结果（如“原型设计已通过评审，邮件发送至客户”“合同已签署并归档”）。对于周期性沟通（如月度供应商例会），可定期复盘记录，总结高频问题及改进措施，持续优化沟通效率。工具模板设计企业内外部沟通联络记录及跟进表基本信息沟通日期YYYY-MM-DD沟通时间HH:MM沟通类型□内部沟通（跨部门/部门内）□外部沟通（客户/供应商/合作伙伴）参与人员（内部）部门：________姓名：（如：市场部张经理）参与人员（外部）单位：________姓名：（如：公司李主管）沟通方式□会议□电话□□邮件□其他：________沟通内容核心议题_________________________________________________________________________双方观点/需求（内部/外部）内部：_________________________________________________________外部：_________________________________________________________初步共识/待定事项□已达成共识：_________________________________________________□待定事项：_________________________________________________行动项跟踪序号任务描述1示例：整理会议纪要并发送给所有参与方2示例：向客户确认合同修改后的反馈3示例：技术部评估新增功能的开发资源需求备注_________________________________________________________________________使用关键提示信息及时性：沟通后24小时内完成记录，避免细节遗忘；跟进时实时更新状态，保证表格数据动态准确。责任明确性：行动项负责人需唯一，避免多人负责导致推诿；截止日期需与负责人确认，保证可行性。内容简洁性：记录时抓核心信息，避免口语化表述（如“客户说那个东西不行”需改为“客户提出功能不符合需求，需调整”）。保密原则：外部沟通记录（如客户敏感信息、合同条款）需限定查阅权限，内部通过加密文档或指定平台存储。灵活性调整：根据企业实际需