企业内审流程标准化指导书

企业内审流程标准化指导书前言为规范企业内部审核（以下简称“内审”）工作，保证管理体系有效运行、风险可控及持续改进，特制定本指导书。本指导书适用于企业各部门、各业务流程的常规内审、专项内审及整改验证内审，旨在为内审人员提供标准化操作指引，保证内审工作系统性、客观性和有效性。一、内审工作的适用情境与触发条件内审是企业自我监督、自我完善的重要手段，通常在以下情境中触发：常规周期性审核：按年度/半年度计划开展，全面覆盖各部门核心流程与管理体系要求（如质量、安全、合规等）；专项问题审核：针对特定风险领域、管理漏洞或外部监管要求（如新法规实施、重大后）开展的定向审核；整改效果验证：对前期内审、外审或自查发觉的不符合项，验证纠正措施的有效性；体系变更或新业务上线：管理体系调整、新流程/产品导入时，需审核与现有要求的符合性；管理层特殊要求：如战略调整、组织架构变动后，需对相关管理环节进行评估。二、标准化操作流程内审工作遵循“策划-实施-报告-改进”的闭环管理原则，具体分为以下五个阶段：（一）策划准备阶段目标：明确审核范围、依据及资源保障，保证审核工作有序启动。明确审核需求由内审管理部门（如质量部、风控部）或管理层发起审核需求，确定审核目的（如“评估流程合规性”“验证安全管理体系有效性”）、范围（如“覆盖部门2023年Q4所有采购流程”）及时间安排。组建审核组指定审核组长（具备审核员资质及丰富经验，如*），审核员需与被审核部门无直接业务关联，保证独立性；审核组人数根据审核范围与复杂度确定，一般2-4人，明确分工（如资料审核、现场检查、访谈记录）。制定审核方案内容包括：审核目的、范围、依据（如ISO9001标准、企业《采购管理办法》、行业规范）、时间计划（首次会议、现场审核、末次会议的具体时间）、审核组成员及职责、受审核部门对接人（如各部门指定*为内审联络员）。审核方案需经管理者代表审批后，提前3个工作日下发至被审核部门。准备审核工作文件编制《内审检查表》：依据审核依据逐项列出审核内容、审核方法及判定标准（如“查阅2023年Q4采购合同，检查是否均经过三级审批”）；准备记录表格（如《会议签到表》《访谈记录表》《不符合项报告》）、相关文件（如被审核部门制度文件、流程记录、过往审核报告）。（二）现场实施阶段目标：通过客观证据收集，验证被审核部门管理活动的符合性与有效性。首次会议审核组与被审核部门负责人及相关人员参会，明确审核目的、范围、流程、时间安排及保密要求；被审核部门负责人确认审核资源（如资料查阅权限、现场陪同人员）及配合事项。信息收集与证据验证方法：结合“查阅-观察-访谈-追溯”多维度验证：查阅文件：管理制度、操作规程、会议纪要、记录台账（如培训记录、设备巡检表、客户投诉处理记录）；现场观察：作业现场环境、设备运行状态、人员操作规范性（如生产车间安全防护措施执行情况）；人员访谈：分层级访谈（负责人、岗位员工），知晓流程执行情况及存在问题（如访谈仓库管理员*，确认“先进先出”原则落地情况）；追溯验证：对关键环节进行正向追溯（从记录到结果）或反向追溯（从结果到记录），保证证据链完整（如从“产品合格证”追溯到“检验记录”“原材料报告”）。要求：证据需客观、可追溯，避免主观臆断；对不符合项需当场记录（含时间、地点、问题描述），并由被审核方陪同人员初步确认。审核组内部沟通每日现场审核结束后，审核组召开内部会议，汇总当日发觉的问题，统一判定标准，避免重复或遗漏审核。（三）报告编制阶段目标：客观汇总审核发觉，形成正式报告，为管理层决策及整改提供依据。整理审核发觉审核组长汇总《内审检查表》及现场记录，区分“符合项”“轻微不符合项”“严重不符合项”：符合项：满足审核依据的要求，可记录但不需整改；轻微不符合项：个别条款未满足，未造成实质性影响（如“1份培训记录未填写考核结果”）；严重不符合项：系统性失效或导致重大风险（如“关键工序未按规程操作，导致产品批量不合格”）。编制内审报告内容包括：审核概况（目的、范围、时间、成员）、审核依据、审核过程概述、审核发觉（符合项统计、不符合项清单，含问题描述、条款依据）、审核结论（管理体系有效性评价，如“整体运行有效，但采购流程需加强供应商评估环节”）、改进建议。内审报告需经审核组集体讨论，保证内容准确、客观，由审核组长签字后报管理者代表审批。末次会议审核组向被审核部门负责人及相关人员通报审核结果，宣读内审报告，说明不符合项及整改要求；被审核部门对审核结论有异议时，可当场提出，审核组需记录并复核（如异议成立，调整报告内容；如异议不成立，维持原结论并说明理由）。（四）整改跟踪阶段目标：保证不符合项得到有效纠正，防止问题重复发生。制定整改计划被审核部门收到《不符合项报告》后，5个工作日内分析根本原因（如“5W1H”分析法），制定纠正措施，明确整改责任人（如*）、完成时限及验证方式；整改计划需反馈至内审管理部门备案。实施整改措施责任部门按计划落实整改，如修订制度、补充记录、培训人员等；整改过程需保留证据（如修订后的文件、培训签到表）。验证整改效果内审组或指定验证人（如内审员*）在整改期限后3个工作日内，通过查阅资料、现场检查等方式验证整改有效性：若整改有效，关闭不符合项；若整改未有效解决根本问题，要求责任部门重新制定整改计划并延长时限。（五）资料归档阶段目标：实现内审过程可追溯，为后续审核与管理评审提供参考。整理归档资料归档内容包括：审核方案、内审检查表、会议签到表、访谈记录、不符合项报告、整改计划及验证记录、内审报告、审批文件等；资料需按“次/项目”分类装订，标注清晰（如“2023年Q4质量管理体系内审资料”）。保存与管理归档资料由内审管理部门统一保存，电子版备份至企业服务器，保存期限不少于3年；如需查阅资料，需经内审管理部门负责人批准，并记录查阅人、时间、用途。三、内审常用模板工具表1：内审策划方案表项目内容审核目的例：评估生产车间安全管理体系符合性及有效性审核范围例：生产车间2023年Q3安全管理活动（含设备操作、劳保用品使用、隐患排查）审核依据例：《安全生产法》、企业《安全生产管理制度》、ISO45001标准审核时间例：2023年10月10日-10月12日审核组成员组长：（内审员）；组员：（安全专员）、*（生产部门代表）受审核部门生产车间、设备科、仓储科审核重点例：特种设备操作规程执行情况、安全培训记录完整性、隐患整改闭环率审核组长签字___________日期：______年_月_日管理者代表审批___________日期：______年_月_日表2：内审检查表审核部门生产车间审核日期2023-10-10审核项目审核内容审核方法判定标准安全操作规程员工是否按规程操作设备现场观察3台设备操作抽查3名员工操作步骤与规程一致安全培训Q3安全培训记录是否完整查阅培训台账、签到表培训计划覆盖率100%，记录含签到、考核隐患整改上季度5项隐患是否闭环查阅隐患整改台账、现场验证整改措施落实，复查无新增隐患表3：内审不符合项报告不符合项编号NC-2023-001发觉日期2023-10-11受审核部门生产车间不符合类型□轻微□严重审核依据条款企业《安全生产管理制度》第5.2条问题描述2023年9月15日设备巡检记录中，3号冲床“液压系统压力”未填写实测值，仅标注“正常”，未按《设备巡检规程》要求记录具体数值。原因分析员工*对巡检表填写要求不清晰，车间负责人未定期抽查记录规范性。纠正措施1.立即补充3号冲床9月15日压力实测值（由设备科负责，10月12日前完成）；2.车间组织全员培训《设备巡检规程》填写要求，留存培训记录（由车间主任负责，10月15日前完成）。责任人设备科、车间主任计划完成时限2023年10月15日验证结果□已整改□未整改（如未整改，说明原因：___________）验证人签字___________日期：______年_月_日表4：内审整改跟踪表不符合项编号NC-2023-001责任部门生产车间问题描述9月15日设备巡检记录未填写压力实测值整改计划1.补充实测值；2.组织培训并记录整改完成情况1.设备科*已于10月12日补充3号冲床压力值（32MPa），符合标准要求（30-35MPa）；2.车间于10月14日组织培训，15名员工参加，签到表、考核试卷归档。验证结论整改措施有效，不符合项已关闭。跟踪人签字*（内审组长）日期：2023-10-16四、内审实施关键要点审核人员独立性：审核员不得审核与自己有直接责任关联的部门或流程，保证审核结果客观公正。证据充分性：每个审核发觉需有至少1-2项客观证据支撑，避免“口说无凭”。沟通有效