工程保证金退还流程及范文模板

工程保证金退还流程及范文模板工程建设领域的保证金（如履约保证金、质量保证金等）是保障工程履约、质量达标及双方权益的重要制度安排。保证金的合规退还不仅关系到承包方的资金回笼，也体现了建设方的契约精神与项目管理的规范性。本文结合行业实践与法规要求，梳理保证金退还的核心流程，并提供实用的文书模板，供参建各方参考。一、工程保证金退还的核心流程工程保证金的退还需遵循“合规性审核+程序性验证+权责清晰”的原则，不同类型保证金（履约保证金、质量保证金、投标保证金等）的退还触发条件略有差异，但核心流程框架趋同，以下以履约保证金和质量保证金为例说明：（一）申请发起：承包方提交退还申请及佐证材料承包方需在满足退还条件后（如工程竣工验收合格、缺陷责任期届满等），向建设方提交书面申请，并附以下材料（根据保证金类型调整）：履约保证金：工程竣工验收备案表、合同履约情况说明（监理/第三方机构出具的履约评价）、保证金缴纳凭证（银行回单或收据）。质量保证金：缺陷责任期届满证明（合同约定或法定周期，通常为1-2年）、工程质量回访记录（无质量缺陷或已完成整改的证明）、结算审计报告（若涉及尾款抵扣）。>提示：申请需明确保证金类型、缴纳金额、退还依据（合同条款或法规条文），并由项目经理或企业授权代表签字盖章。（二）多维度审核：资料+现场+财务的协同验证1.资料初审：建设方工程部/合约部对申请材料的完整性、合规性进行审核，重点核查：合同条款中关于退还条件的约定（如“竣工验收合格后30日内退还履约保证金”）；材料签署盖章的有效性（避免代签、漏章）；保证金缴纳金额与申请退还金额的一致性。2.现场核查（质量保证金核心环节）：由建设方、监理单位、物业（或使用方）组成联合小组，对工程质量进行实地查验：公共区域（如屋面防水、外墙保温）是否存在渗漏、脱落；设备设施（电梯、消防系统）是否运行正常；整改通知书中列明的问题是否已闭环（附整改前后对比照片、验收单）。3.财务复核：建设方财务部核对保证金的缴纳账户、金额及资金状态（是否被司法冻结、有无关联债务纠纷），并确认退款账户信息（承包方需提供最新的对公账户信息，避免退款风险）。（三）内部审批：分级授权与合规签批审核通过后，申请材料需按建设方的审批流程流转：小型项目：工程部→财务部→分管副总签批；大型项目：需经法务部（合规性审查）、审计部（资金风险评估）联合签批，最终由总经理或授权人审批。审批过程中，法务部需重点核查：退还条件是否符合《民法典》合同编及《建设工程质量保证金管理办法》的规定；有无未决诉讼或仲裁（如承包方拖欠分包款、材料款，建设方可能行使不安抗辩权暂缓退款）。（四）支付退还：资金划转与凭证归档1.资金支付：建设方财务部在审批完成后，于合同约定的时限内（如无约定，履约保证金通常不超过30日，质量保证金不超过14日），通过银行转账将保证金退还至承包方指定账户，并备注“XX项目XX保证金退还”。2.凭证归档：双方需留存退款凭证（银行回单、收据核销单），承包方应向建设方出具《收款确认函》，明确收款金额、事由及无争议声明。二、不同类型保证金的退还要点（一）履约保证金：“履约完毕即可退，违约扣减需举证”退还触发条件：工程竣工验收合格（或完成合同约定的阶段性目标，如主体封顶）。扣减情形：若承包方存在工期延误、质量不达标、擅自转包等违约行为，建设方可按合同约定扣减保证金（需提供监理日志、整改通知、第三方鉴定报告等证据）。特殊场景：若工程因建设方原因停工/缓建，承包方有权主张退还保证金并索赔资金占用损失。（二）质量保证金：“缺陷责任期+质量修复义务”退还基数：通常为结算总额的3%-5%（2017年《建设工程质量保证金管理办法》规定，缺陷责任期内，承包人认真履行合同约定的责任，到期后，承包人向发包人申请返还保证金）。退还节点：缺陷责任期届满后，承包人向发包人提交返还申请，发包人应在14日内会同承包人核实，无异议后14日内返还；若有争议，需委托有资质的检测机构鉴定，合格则退还，不合格则承包人修复后再次申请。例外情况：若工程在缺陷责任期内出现非施工原因的质量问题（如设计缺陷、材料自然损耗），建设方不得扣除质量保证金，应自行承担维修费用。三、实用范文模板（一）工程保证金退还申请书（承包方→建设方）XX建设集团有限公司：我司承建的XX产业园一期二标段工程（合同编号：XX-202X-001）已完成以下履约/质量责任：1.工程于202X年X月X日通过竣工验收（备案号：XX建备字[202X]XXX号）；2.履约保证金（金额：人民币XX万元，缴纳日期：202X年X月X日，凭证号：XX）对应的合同义务已全部履行，无违约情形；3.质量保证金（结算总额的X%，计人民币XX万元）对应的缺陷责任期（202X年X月X日-202X年X月X日）已届满，工程质量经我方自查及贵司联合验收，无遗留缺陷（附《缺陷整改验收单》）。现申请退还上述保证金至以下账户：户名：XX建设集团有限公司开户行：XX银行XX支行账号：XXXXXXXXXXXX请贵司审核后按合同约定办理退还手续，我司将配合提供后续所需资料。特此申请。申请人（盖章）：XX建设集团有限公司法定代表人/授权代表（签字）：XXX日期：202X年X月X日（二）工程保证金退还通知书（建设方→承包方）XX建设集团有限公司：你司提交的《XX产业园一期二标段工程保证金退还申请》及佐证材料收悉，经核查：1.工程竣工验收合格，履约保证金（金额：人民币XX万元）对应的合同义务已履行完毕，无违约扣减情形；2.质量保证金（金额：人民币XX万元）对应的缺陷责任期已于202X年X月X日届满，工程质量符合合同约定及规范要求。现通知如下：我司将于202X年X月X日前，将上述保证金（合计人民币XX万元）退还至你司指定账户（户名：XX建设集团有限公司；开户行：XX银行XX支行；账号：XXXXXXXXXXXX）；请你司收到款项后3日内出具《收款确认函》，并配合我司完成保证金收据的核销工作。若有疑问，请于3个工作日内与我司工程部（联系人：XXX，电话：XXX-XXXXXXX）联系。XX置业有限公司（盖章）日期：202X年X月X日（三）工程保证金退还协议（双方协商用）甲方（建设方）：XX置业有限公司乙方（承包方）：XX建设集团有限公司鉴于乙方承建的XX项目已满足保证金退还条件，双方经友好协商，就保证金退还事宜达成如下协议：1.保证金类型及金额乙方已向甲方缴纳履约保证金人民币XX万元、质量保证金人民币XX万元，合计XX万元。2.退还条件确认（1）履约保证金：工程于202X年X月X日通过竣工验收，乙方已按合同约定完成全部履约义务；（2）质量保证金：缺陷责任期（202X年X月X日-202X年X月X日）届满，工程无质量缺陷（已完成的XX项整改内容见附件《缺陷整改清单》）。3.退还方式及时间甲方于202X年X月X日前，将保证金全额退还至乙方指定账户（户名：XX建设集团有限公司；开户行：XX银行XX支行；账号：XXXXXXXXXXXX）。4.双方权利义务（1）乙方承诺：若工程在质保期内出现质量问题，仍按合同约定履行维修义务；（2）甲方承诺：退还资金来源合法，无第三方权利主张（如法院冻结、抵押权纠纷）。5.争议解决本协议履行过程中发生争议，双方应协商解决；协商不成的，可向工程所在地人民法院提起诉讼。本协议自双方签字盖章之日起生效，一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：XX置业有限公司法定代表人/授权代表（签字）：XXX日期：202X年X月X日乙方（盖章）：XX建设集团有限公司法定代表人/授权代表（签字）：XXX日期：202X年X月X日四、退还过程中的注意事项（一）资料管理：“全流程留痕，防纠纷无据”保证金缴纳凭证（银行回单、收据）需与合同约定的金额、账户一致；验收报告、整改单、回访记录等需有参与方的签字盖章，避免“口头验收”；退款账户信息需与合同备案的账户一致，若需变更，需提前出具《账户变更函》并加盖公章。（二）时间合规：“超期退款，需担责”若建设方无正当理由逾期退还保证金，承包方可依据《民法典》第五百七十七条主张违约金（通常按LPR的1.5倍计算资金占用损失）；质量保证金的退还时限（14日核实+14日返还）受《建设工程质量保证金管理办法》约束，逾期需承担行政责任（建设主管部门责令改正，并处以罚款）。（三）纠纷应对：“协商优先，司法兜底”若因质量争议导致退款延迟，双方可共同委托第三方检测机构（如XX市建筑工程质量检测中心）进行鉴定；承包方应在诉讼时效内（3年）主张权利，可通过工程所在