企业人事管理人事档案管理模版

企业人事档案管理工具模板说明一、适用范围与管理价值二、标准化操作流程（一）员工入职档案建立信息收集：员工入职时，人力资源部需收集以下材料原件及复印件（复印件需加盖“与原件一致”章并由员工签字确认）：证件号码、学历/学位证书、职业资格证书、离职证明（应届生提供就业推荐表）；一寸免冠照片、银行卡信息（用于薪酬发放）、紧急联系人信息表；特殊岗位需提供健康证明、无犯罪记录证明等。信息录入：根据收集的材料，填写《员工基本信息登记表》（见模板一），保证信息真实、完整，姓名、证件号码号、出生日期等关键信息与证件一致。档案归档：将材料复印件按“入职材料-学历证书-资格证书-其他材料”顺序分类排序，放入员工档案袋，标注员工姓名（某）、工号、入职日期，存入档案柜并登记《档案存储台账》（见模板四）。（二）在职期间档案动态更新信息变更触发：当员工发生以下情况时，需在3个工作日内提交书面变更申请及相关证明材料：岗位调整、部门调动、薪酬变更；学历提升、职称考取、新增职业资格；联系方式、家庭住址、紧急联系人等信息变更。材料审核与更新：人力资源部核对变更材料与申请信息，审核通过后更新《员工基本信息登记表》，并将新材料复印件归入对应档案分类，同时在《档案变更记录表》（见模板二）中记录变更时间、内容及经办人。（三）档案调取与查阅调取申请：因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》（见模板三），注明查阅人、部门、查阅事由、档案内容及用途，经部门负责人及人力资源部负责人签字批准。查阅流程：档案管理员凭审批后的申请表调取档案，查阅时需全程在场，严禁涂改、抽取、撤换档案材料；查阅人需在《档案查阅登记表》（见模板四）中签字确认，查阅后档案立即归还。外借管理：原则上档案不外借，确因特殊原因（如法律诉讼）需外借的，须经总经理审批，外借期限不超过3个工作日，外借期间由借阅人负责档案安全。（四）员工离职档案处理档案封存：员工办理离职手续时，人力资源部核对档案材料完整性，确认无遗漏后，在档案袋封口处加盖“已离职”印章，标注离职日期，转入离职档案区单独存放。保存期限管理：在职员工档案长期保存；离职员工档案自离职之日起保存至少5年（法律法规另有规定的从其规定），到期后经审批可按规定销毁，销毁时需记录销毁档案清单、监销人及销毁日期，并签字确认。三、人事档案核心模板模板一：员工基本信息登记表项目内容项目内容员工工号入职日期姓名（某）部门性别岗位出生日期劳动合同期限证件号码号联系方式学历□大专□本科□硕士□其他银行卡号所学专业紧急联系人职称/职业资格紧急联系人电话工作经历（简述）备注填写说明：带*项为必填项，工作经历需注明起止时间、单位及职务。模板二：档案变更记录表员工工号姓名（某）变更日期变更内容（如：岗位调整、学历提升）原信息新信息相关证明材料经办人填写说明：“变更内容”需简明扼要，证明材料名称（如：学历证书复印件、岗位调整通知单）需注明。模板三：档案查阅申请表查阅人部门查阅日期查阅事由查阅档案内容（如：员工基本信息、学历证书等）部门负责人签字人力资源部负责人签字备注填写说明：查阅事由需具体，如“办理员工社保转移需核对证件号码信息”。模板四：档案存储台账（部分示例）档案编号姓名（某）工号入职日期存储位置（如：A柜-01层-03格）档案状态（□在职□离职）归档日期最后更新日期四、管理关键要点信息准确性：员工基本信息需与原始材料一致，严禁擅自修改；员工对档案信息有异议的，人力资源部需在5个工作内核实并反馈处理结果。保密性要求：档案管理员需严格遵守保密规定，不得泄露员工个人信息；档案存放区域需配备锁具，非相关人员禁止进入。完整性保障：定期（每季度）对档案进行全面核查，保证材料无缺失、无损坏；发觉档案破损或字迹模糊时，应及时修复或复印存档。合规性管理：档案收集、存储、调取等环节需符合《_________个人信息