影视协会档案资料管理实施办法

影视协会档案资料管理实施办法第一章总则第一条为加强影视协会档案资料管理，规范档案收集、整理、保管及利用流程，维护影视行业历史真实记录，服务协会决策与行业发展，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《社会团体登记管理条例》等法律法规，结合本协会实际，制定本办法。第二条本办法适用于协会总部及各分支机构（含专业委员会、地方联络处等）在日常管理、业务活动、项目实施等过程中形成的具有保存价值的各类档案资料管理工作。第三条本办法所称档案资料，指以文字、图表、声像、电子数据等形式记录的，反映协会职能履行、行业动态、会员服务等活动的原始记录，包括但不限于文书档案、业务档案、声像档案、电子档案及特殊载体档案。第四条档案管理遵循“统一领导、分级负责、集中管理、安全保密、便于利用”原则，确保档案完整、准确、系统、可用。第二章管理体制与职责第五条协会理事会（或常务理事会）负责档案管理工作的总体指导，将档案管理纳入协会年度工作计划及考核体系；秘书长分管档案工作，协调解决档案管理重大问题；办公室为档案管理职能部门，具体承担档案收集、整理、保管、利用及监督职责。第六条设立专职或兼职档案管理员（以下简称“档案员”），负责档案日常管理。档案员需具备档案管理专业知识或接受过系统培训，熟悉影视行业特点，严格遵守保密规定。第七条各部门（含分支机构）应指定1名兼职档案联络员，负责本部门文件材料的收集、整理及移交，配合档案员完成归档工作。第八条档案工作领导小组由秘书长任组长，办公室主任、各部门负责人及档案员组成，每年至少召开1次会议，研究档案管理重大事项，审议档案鉴定、销毁等重要决策。第三章档案分类与归档范围第九条档案分类采用“年度—问题—保管期限”三级分类法，结合影视行业特点，分为以下六类：（一）文书档案：协会章程、理事会决议、会员代表大会文件、内部管理制度、人事档案（含会员信息、工作人员档案）、财务档案（含收支凭证、审计报告）、往来函件等；（二）业务档案：影视节展、行业论坛、培训交流、调研课题、会员服务项目（如版权咨询、权益维护）等活动形成的方案、通知、签到表、总结报告、合作协议、专家评审意见等；（三）声像档案：活动现场照片（含原图）、视频（含原始素材）、录音（含访谈记录）、宣传海报、短视频等，需附文字说明（时间、地点、事由、主要人物）；（四）电子档案：协会官网、微信公众号等平台发布的图文资料、工作邮件、数据库（含会员信息库、行业资源库）、电子台账（如活动报名数据）等；（五）特殊载体档案：获奖证书、奖杯、奖牌、捐赠物品（如影视剧本手稿、行业老照片）、重要会议纪念品等；（六）其他具有保存价值的档案资料。第十条归档范围以“应归尽归”为原则，具体包括：（一）反映协会职能活动的重要文件材料；（二）与行业发展相关的统计数据、研究报告、政策解读；（三）会员服务过程中形成的具有参考价值的记录；（四）上级单位或相关部门制发的与协会工作直接相关的文件；（五）其他需永久或定期保存的资料。第十一条保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分标准如下：（一）永久保存：协会成立文件、章程修订记录、重大活动成果（如国家级奖项申报材料）、重要会议决议、人事档案（含会员入会审批表）、财务审计报告等；（二）30年保存：一般性业务活动总结、培训方案、合作协议（有效期内）、会员年度统计数据等；（三）10年保存：临时性通知、一般性工作简报、日常往来函件（无重大影响）等。第四章归档要求与流程第十二条归档时间：（一）文书档案：次年6月30日前完成上年度归档；（二）业务档案：单个项目或活动结束后3个月内归档；跨年度项目按阶段归档，整体结束后补充完善；（三）声像档案：拍摄或制作完成后1个月内归档；（四）电子档案：实时或按季度归档；（五）特殊载体档案：取得或接收后15个工作日内归档。第十三条归档质量要求：（一）文件材料应完整、准确、系统，签署（签字、盖章）完备，禁止使用易褪色墨水书写；（二）声像档案需提供原始介质（如相机存储卡、摄像机磁带）及高清拷贝，照片分辨率不低于300dpi，视频格式为MP4或MOV；（三）电子档案需存储为通用格式（如PDF、DOCX），重要数据需同时保存原格式（如Excel源文件），并标注元数据（生成时间、责任人、关联业务）；（四）特殊载体档案需附文字说明（来源、时间、内容简介），易损物品需采取防护措施（如防酸纸包裹、专用盒存放）。第十四条归档流程：（一）部门联络员按分类整理文件材料，填写《档案移交清单》（含名称、数量、保管期限、密级），经部门负责人审核签字；（二）档案员核对移交材料完整性、规范性，对不符合要求的退回补充；（三）双方签字确认后，档案员将材料录入档案管理系统，完成归档。第五章档案整理与保管第十五条档案整理遵循“保持文件材料有机联系、便于保管利用”原则，具体步骤：（一）分类：按第九条规定划分档案类别；（二）组卷：同一问题、同一活动形成的文件集中组卷，卷内文件按重要程度或时间顺序排列；（三）编号：采用“全宗号—类别号—年度—保管期限—卷号”结构编制档号（如：YSXH-WS-2024-YJ-01，即影视协会文书档案2024年永久卷第01卷）；（四）编目：编制卷内目录（序号、文件标题、日期、页号）及档案总目录，电子档案同步生成机读目录。第十六条档案保管要求：（一）物理档案：存放于专用档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温湿度控制在温度14-24℃、相对湿度45-60%；（二）电子档案：采用“双套制”管理，一套存储于协会内网服务器，一套离线备份（如移动硬盘、光盘），每2年检测并更新存储介质；（三）密级档案：按《国家秘密载体管理规定》单独存放，严格限制查阅权限；（四）定期检查：档案员每月检查库房环境，每半年清点档案数量，每年全面核查档案完整性，形成《档案保管检查记录》。第六章档案利用与开发第十七条档案利用实行“分级审批、登记管理”制度：（一）协会内部人员查阅：填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准；查阅密级档案需秘书长审批；（二）会员单位查阅：持单位介绍信及经办人身份证，填写申请表，经办公室主任批准；（三）外部单位（含研究机构、媒体）查阅：需提供公函说明用途，经秘书长审批；涉及行业敏感信息的，需报理事会审议。第十八条利用限制：（一）禁止涂改、折叠、抽取、损毁档案；（二）复制档案需经档案员审核，密级档案仅限查阅，不得复制；（三）电子档案查阅需在指定终端操作，禁止拷贝至外部设备；（四）利用完毕后，档案员需检查档案完整性并登记归还时间。第十九条档案开发与服务：（一）编制《档案利用指南》，公布开放档案目录及查阅流程；（二）定期整理行业大事记、会员风采录等编研成果，通过协会官网、会刊发布；（三）为行业研究、政策制定、会员维权等提供档案支持，形成《档案服务案例汇编》；（四）重要档案数字化后，经审批可纳入“影视行业数字资源共享平台”，扩大服务覆盖面。第七章档案鉴定与销毁第二十条档案鉴定工作由档案工作领导小组负责，每5年开展1次，重点审核保管期限是否准确、是否失去保存价值。第二十一条鉴定程序：（一）档案员初筛，提出拟销毁或延长保管期限的档案清单；（二）领导小组召开会议，逐项审议，形成《档案鉴定意见书》；（三）拟销毁档案需登记造册（含档号、标题、数量、鉴定意见），经秘书长批准后实施。第二十二条档案销毁要求：（一）物理档案采用粉碎或焚烧方式销毁，确保无法复原；（二）电子档案需彻底删除存储介质数据，并进行格式化处理；（三）销毁过程由2名以上工作人员监销，填写《档案销毁记录》，监销人签字确认；（四）销毁清册永久保存。第八章监督与责任第二十三条协会将档案管理纳入部门年度考核，考核内容包括归档及时性、档案完整性、利用服务效果等。第二十四条