会议纪要及行动计划生成器版

会议纪要及行动计划器通用版一、适用工作场景本工具适用于各类需要结构化记录会议内容并明确后续行动的工作场景，包括但不限于：部门例会：同步工作进展、协调资源、明确阶段性目标；项目推进会：复盘项目节点、解决卡点、部署下一阶段任务；跨部门协调会：明确职责分工、推动跨领域协作事项落地；问题复盘会：分析问题根源、制定改进措施、避免重复失误；专项任务启动会：明确任务目标、拆解执行步骤、分配责任主体。二、详细操作流程（一）会前筹备：保证会议高效聚焦明确会议目标召集人需提前明确本次会议的核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决客户投诉响应滞后问题”），并通过会议通知同步给所有参会人员。收集背景资料提前梳理与会议议题相关的背景信息（如项目文档、上次会议纪要、数据报表等），作为会议讨论的基础依据。准备记录工具准备本模板的电子版或纸质版，明确记录人（建议由会议主持人或指定人员担任），提前熟悉模板结构，保证记录时能快速抓取关键信息。（二）会中记录：全面客观捕捉核心内容记录会议基本信息按模板“会议基本信息”栏填写会议名称、日期、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、缺席人员及原因，保证信息完整可追溯。按议程梳理讨论内容根据会议议程逐项记录：议题：清晰标注当前讨论的主题（如“议题1：用户反馈的登录功能优化方案”）；主要发言人：记录关键观点的提出者（如“*经理提出简化登录流程”）；核心观点/意见：客观提炼讨论中的重点，避免主观评价（如“技术部建议采用OAuth2.0协议，预计开发周期2周”）；分歧点：记录未达成一致的争议内容（如“市场部希望增加短信验证，技术部认为成本过高”）。明确决议事项对会议达成的共识进行归纳，记录“决议内容”“依据”（如“决议：优先优化密码找回功能，依据：用户投诉中该问题占比60%”）及“达成时间”（如“当场确认”）。梳理待办事项对需要后续执行的任务进行初步记录，包括“任务描述”（如“联系第三方技术团队评估OAuth2.0协议可行性”）、“初步负责人”（如“*工程师”）、“截止时间”（如“2023-10-20”），不确定的信息标注“待确认”。（三）会后整理与行动计划整理会议纪要会议结束后2个工作日内，记录人根据会中记录整理纪要，重点核对决议事项和待办信息的准确性，补充遗漏的细节（如关键数据、附件名称），形成《会议纪要（初稿）》。确认与分发纪要将初稿发送给所有参会人员及相关方，要求1个工作日内反馈修改意见。根据反馈调整后，形成最终版会议纪要，通过邮件或协同工具分发（抄送需知晓但未参会的人员）。行动计划以会议纪要中的“待办事项”为基础，细化《行动计划》，明确：任务名称：简洁描述任务目标（如“评估OAuth2.0协议可行性”）；任务描述：补充具体执行步骤（如“联系3家技术供应商，获取方案及报价，对比优劣”）；负责人：明确唯一责任主体（避免“多人负责”导致推诿）；起止时间：设定具体开始和截止日期（如“2023-10-11至2023-10-20”）；交付物：明确任务完成的输出成果（如《技术可行性评估报告》）；检查节点：设置关键进度跟踪点（如“10月15日前完成供应商初选”）。三、参考模板与表格（一）会议纪要模板表格会议基本信息会议名称Q3产品迭代方案研讨会日期2023年10月10日时间14:00-16:00地点公司3楼会议室A参会人员经理（主持人）、工程师（技术部）、专员（市场部）、助理（记录人）缺席人员*主管（产品部，因出差请假）会议议程1.用户反馈问题梳理（30分钟）2.优化方案讨论（60分钟）3.任务分配（30分钟）讨论与发言记录议题1：用户反馈问题梳理主要发言人：*专员核心观点：近1个月收到用户反馈120条，其中登录功能问题占比60%（密码找回占比40%，登录失败占比20%）分歧点：是否需要优先解决短信验证登录（市场部支持，技术部认为当前需求不紧急）议题2：优化方案讨论主要发言人：*工程师核心观点：技术部建议优先优化密码找回功能，采用“邮箱+手机号双验证”模式，开发周期约1周依据：用户调研显示，80%用户更习惯邮箱找回议题3：任务分配主要发言人：*经理核心观点：按优先级排序，先解决密码找回问题，再评估短信登录需求决议事项序号决议内容1优先优化密码找回功能，采用“邮箱+手机号双验证”模式2市场部在10月12日前补充短信登录的用户需求调研数据待办事项（初版）序号任务描述1技术部完成密码找回功能开发方案2市场部提供短信登录的用户需求调研数据3产品部审核密码找回功能方案（二）行动计划模板表格任务编号任务名称任务描述负责人起止时间交付物检查节点当前状态备注T001密码找回功能开发完成前端界面开发+后端接口联调，测试通过*工程师2023-10-11至10-18密码找回功能测试报告10月15日前完成前端开发进行中需测试部配合T002短信登录需求调研收集100份用户问卷，分析需求优先级*专员2023-10-11至10-12《短信登录需求分析报告》10月12日前提交问卷数据待启动样本量需达标T003密码找回方案审核审核技术方案，确认需求无遗漏*主管2023-10-18至10-20《方案审核确认单》10月19日前反馈修改意见待启动出差后优先处理四、使用要点与注意事项记录客观性：避免在纪要中加入主观评价（如“*经理的方案不合理”），仅记录事实和观点，如“技术部认为该方案开发周期过长，建议优先优化现有功能”。及时性要求：会议纪需在会后2个工作日内完成并确认，行动计划需与纪要同步分发，保证信息不滞后。责任明确化：每个任务必须指定唯一负责人，避免“多人负责”导致执行推诿；截止时间需具体到日期，而非“尽快”“尽快完成”等模糊表述。可执行性：任务描述需包含具体动作（如“完成开发”而非“推进开发”），交付物需可交付、可