会计财务操作流程指导书

会计财务日常操作流程指导书——以日常费用报销为例一、适用业务场景本流程指导书适用于公司内部员工因开展日常业务活动发生的各项费用报销管理，涵盖但不限于以下情形：员工因公外出产生的差旅费用（如交通费、住宿费、市内交通补助等）；日常办公所需的物料采购、服务费用（如办公用品采购、快递费、咨询费等）；开展业务招待活动产生的合理支出（如客户餐费、活动场地费等）；其他符合公司财务制度规定的日常零星费用。本流程旨在规范费用报销的申请、审核、支付及账务处理全环节，保证费用支出的真实性、合规性与合理性。二、操作流程步骤（一）费用报销申请与票据准备确认费用性质与报销范围员工需对照公司《费用管理制度》，明确所发生费用是否属于报销范围，是否符合预算管理规定（如差旅费需对应出差审批单，业务招待费需注明招待对象及事由）。整理合规原始凭证（1）费用发生后，员工需及时取得合法、有效的原始凭证（如合规票据、费用清单、行程单等），保证凭证抬头为公司全称、内容与费用事由一致、金额清晰、无涂改痕迹；（2）差旅费报销需附出差审批单（含出差事由、时间、地点、审批人签字）；办公费报销需附采购清单或验收单；业务招待费报销需附招待说明（含客户单位、参与人员、招待目的）。填写《日常费用报销申请单》登录公司财务系统或使用纸质单据，完整填写报销申请单信息，包括：报销人姓名*、所属部门、职级、报销日期、费用项目、金额（大小写一致）、费用事由、原始凭证张数及附件清单，保证信息真实、准确、无遗漏。（二）部门初审部门负责人审核报销人将填写完整的报销申请单及原始凭证提交至部门负责人*处，部门负责人需重点审核以下内容：（1）费用发生的真实性：确认费用是否确因部门业务需要产生，是否存在虚报、多报情况；（2）费用标准的合规性：对照公司费用标准（如差旅住宿标准、交通补助标准），核查费用金额是否超标；（3）预算匹配性：确认费用是否在部门年度/月度预算额度内，超预算费用需说明原因并附预算调整审批文件。签字确认审核通过后，部门负责人在报销申请单“部门审核”栏签字确认，并注明审核日期；若审核不通过，需退回报销人并说明修改意见。（三）财务审核财务部门接收材料报销人持部门负责人签字后的报销申请单及全套原始凭证，提交至财务部审核岗（对接人：财务主管）。财务合规性审查财务审核岗需对以下内容进行严格核查：（1）凭证完整性：检查原始凭证是否齐全、合规，是否有缺失或无效凭证（如无公司抬头的票据、过期票据等）；（2）计算准确性：核对报销申请单中的金额与原始凭证汇总金额是否一致，费用分摊是否合理（如多项费用需分别列示）；（3）流程规范性：确认审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全），超权限费用是否经相应层级审批；（4）税务合规性：检查票据是否符合税务规定（如是否有税号、是否为合规发票类型，此处“发票”指税务规定的合法凭证），避免出现不合规票据导致税务风险。出具审核意见审核通过后，财务审核岗在报销申请单“财务审核”栏签字确认，并加盖“财务审核章”；若发觉问题，注明退回原因并告知报销人补充或修改材料。（四）审批签发分级审批根据公司《费用审批权限管理规定》，报销单按以下权限审批：（1）单笔金额≤5000元：由财务主管*审批；（2）5000元＜单笔金额≤20000元：由财务主管审核后，提交财务经理审批；（3）单笔金额＞20000元：需经财务经理审核、总经理最终审批。审批确认审批人在报销申请单“审批”栏签字确认，明确审批意见；对存在争议的费用，审批人可要求报销人或财务部门补充说明，必要时组织相关部门沟通确认。（五）款项支付与账务处理支付安排审批完成后，财务部将报销单移交至出纳岗*，出纳岗需在2个工作日内完成款项支付：（1）通过银行转账支付的，核对报销人银行卡号（需为本人工资卡或公司备案账户），保证户名、卡号准确无误；（2）需支付现金的，按公司现金管理规定限额执行（单笔不超过5000元），超额部分需通过转账支付。账务登记出纳岗支付款项后，在报销申请单“付款记录”栏登记支付日期、支付方式、流水号，并将支付凭证交由会计岗*；会计岗根据报销单及支付凭证，在财务系统中进行账务处理，记账凭证，保证“账实、账证、账账”相符。结果反馈财务部通过系统消息或邮件向报销人反馈报销进度（如“已提交”“审核中”“已支付”）；报销款项到账后，员工可通过财务系统查询支付明细。三、相关表单模板日常费用报销申请单公司名称：X有限公司报销单号：[系统自动]报销部门：____________________报销日期：______年_月_日报销人：______________________职级：________________________联系方式：____________________预算科目：____________________费用明细序号费用项目123合计金额（大写）：______________________合计金额（小写）：¥___________附件清单□原始凭证（共____张）□出差审批单□其他：________________________审批流程部门负责人*签字：______________日期：______年_月_日财务审核岗*签字：______________日期：______年_月_日财务主管/经理签字：__________日期：______年_月_日总经理*签字（如需）：__________日期：______年_月_日出纳岗*付款记录：______________日期：______年_月_日备注：______________________||四、操作要点提示票据管理要求（1）原始凭证需在费用发生后15个工作日内提交，逾期未提交的，需向财务部说明原因，经财务经理*批准后可延期，最长不超过30天；（2）禁止拆分报销（如将超限费用拆分为多笔低金额费用）以规避审批权限，一经发觉将按公司相关规定处理；（3）原始凭证遗失的，需提交《遗失情况说明》（由部门负责人签字确认），并经总经理批准后，可凭相关证明材料（如消费记录、合同复印件）报销，报销金额不超过原金额的80%。审批时限规定（1）部门负责人需在收到报销材料后2个工作日内完成初审；（2）财务审核岗需在收到完整材料后3个工作日内完成审核；（3）审批人需在收到待审批事项后1个工作日内完成审批，特殊情况需提前告知财务部。数据准确性要求（1）报销申请单中的金额大小写必须一致，涂改处需由报销人签字确认；（2）费用事由需简明扼要，与原始凭证内容对应，避免模糊表述（如“办公费”需注明具体采购物品名称）；（3）银行卡号等信息需仔细核对，因信息错误导致款项支付失败的，由报销人承担相应责任。特殊情况处理（1）对于紧急费用（如突发维修费、应急采购费），可先通过口头或邮件向部门负责人及财务经理申请，经批准后先行垫付，事后3个工作日内补办报销手续；（2）涉及跨部门费用的，需由牵头部门负责汇总报销，并附各部门费用分