办公室日常行政管理办法

办公室日常行政管理办法一、总则为规范办公室日常行政管理工作，提升工作效率与服务质量，营造有序、高效、和谐的办公环境，结合本单位实际运营需求，制定本办法。本办法适用于办公室全体工作人员（含合同制、劳务派遣制人员），涵盖办公秩序、会议组织、文件流转、资产管理、后勤保障等日常管理事项。办公室行政管理遵循科学规范、服务高效、权责明晰、协同配合的原则，以保障单位各项工作平稳有序开展。二、职责分工（一）行政部门职责行政部门作为日常管理的统筹主体，主要负责：1.制定、修订行政管理相关制度，监督制度执行情况；2.统筹办公资源（如场地、设备、物资）的调配与维护；3.组织开展办公秩序检查、会议服务、文件归档等专项工作；4.协调解决各部门在日常管理中遇到的问题，反馈管理优化建议。（二）部门负责人职责各部门负责人为本部门日常管理的第一责任人，需：1.落实本办法要求，结合部门特点细化管理措施；2.督促员工遵守办公规范，审核本部门请假、物资申请等事项；3.配合行政部门开展检查、盘点等工作，及时反馈部门管理需求。（三）员工职责全体员工应自觉遵守本办法，做到：1.规范自身办公行为，维护办公环境与秩序；2.妥善使用单位资产，及时反馈设备故障、物资需求等问题；3.积极配合行政部门与部门负责人的管理工作，提出合理化建议。三、日常管理事项（一）办公秩序管理1.考勤管理实行上下班打卡制，员工需在规定时间内完成打卡（具体时间以单位考勤制度为准）；迟到/早退：单次迟到/早退≤30分钟的，需向部门负责人说明情况；月累计≥3次的，按单位考勤细则扣减绩效；请假流程：员工请假需提前填写《请假申请单》，注明事由、时长（病假需附医疗证明）。请假1天以内由部门负责人审批，2天及以上报分管领导审批；特殊情况可先电话报备，后补书面申请；旷工认定：无正当理由未打卡且未请假，或请假未获批准擅自离岗的，按旷工处理，旷工期间无工资，月累计旷工≥3天的，按单位考勤制度严肃处理。2.办公行为规范着装要求：工作时间着装得体、整洁，符合岗位性质（如对外窗口岗位需着正装，技术岗位可着便装但需整洁）；工作纪律：工作时间内禁止从事与工作无关的活动（如玩游戏、刷短视频、无关网购等）；禁止在办公区域大声喧哗、争吵，影响他人工作；环境维护：个人办公区域需保持整洁，文件、物品摆放有序；公共区域卫生实行值日轮值制（由行政部门制定轮值表），值日人员需在每日下班前完成垃圾清理、桌面整理、设备归位等工作；设备使用：办公设备（电脑、打印机、投影仪等）需按操作规范使用，禁止私接外接设备或安装非工作软件；设备故障需及时报行政部门维修，禁止擅自拆卸。（二）会议管理1.会议组织流程会前准备：会议组织者需提前1-2个工作日确定议题、参会人员、时间地点，通过OA系统或邮件发送会议通知（含议题、材料、注意事项）；需准备会议材料的，提前24小时提交至参会人员；会中管理：会议主持人需把控节奏，确保议题高效推进；会议记录人员需准确记录决议事项、责任人和完成时限；参会人员需关闭手机或调至静音，禁止随意离场、交头接耳；会后跟进：会议结束后1个工作日内，记录人员需整理《会议纪要》，经主持人审核后发至参会人员；责任部门需按纪要要求推进工作，行政部门可跟踪督办。2.会议纪律要求参会人员需提前5分钟到场，无故缺席、迟到的，需向会议组织者说明原因，部门负责人需在月度例会中通报；禁止在会议中讨论与议题无关的内容，如需临时补充议题，需经主持人同意；（三）文件管理1.收文管理行政部门设专人负责收文登记，收到外部文件（含纸质、电子）后，需在1个工作日内完成编号、登记（注明来文单位、文号、事由、收文时间）；收文初审：行政部门根据文件内容，提出拟办意见（如“呈总经理阅示”“转财务部办理”等），报分管领导审批；文件传阅：按审批意见流转文件，传阅人员需在《文件传阅单》上签字并注明阅办意见，紧急文件需在24小时内反馈，普通文件需在3个工作日内反馈；文件归档：办结文件需在5个工作日内整理归档，电子文件同步上传至单位文档管理系统。2.发文管理拟稿：发文部门需按单位公文格式拟写文稿，确保内容准确、表述清晰；审核签发：文稿需经部门负责人审核、分管领导签发（重要文件需总经理签发）；编号印发：行政部门按发文类别（如“XX发〔202X〕X号”）编号，印发纸质文件并同步生成电子文件；存档备案：发文后，发文部门需将文稿、签发单、印发件等资料交行政部门存档，电子文件上传至文档管理系统。（四）资产管理1.资产登记与台账管理行政部门建立《固定资产台账》《低值易耗品台账》，记录资产名称、型号、购置时间、使用部门、责任人等信息；新购置资产需在到货后3个工作日内完成登记，移交使用部门时需办理交接手续，责任人签字确认；资产移交、调拨时，需填写《资产变动单》，经部门负责人、行政部门审批后更新台账。2.资产使用与维护资产使用人需妥善保管资产，禁止私自带离办公区域或转借他人；办公设备需定期进行清洁、杀毒等维护（行政部门每季度组织一次设备巡检）；资产出现故障需及时报行政部门维修，维修记录需同步更新至台账；员工离职时，需办理资产移交手续，经行政部门验收确认后方可办理离职流程。3.资产盘点与处置行政部门每半年组织一次资产盘点，各部门需配合提供资产使用情况，盘点结果需形成《资产盘点报告》，报分管领导审批；闲置资产由行政部门统筹调配，确需报废的资产，需填写《资产报废申请表》，附报废说明、鉴定报告，经总经理审批后处置，处置收入上缴单位财务。（五）后勤保障管理1.办公环境维护公共区域（走廊、会议室、茶水间）卫生由行政部门安排保洁人员每日清洁，各部门需监督保洁质量，反馈问题；办公区域绿植实行“部门包干制”，各部门负责本区域绿植的浇水、养护，行政部门定期检查；办公区域禁止堆放杂物、私拉电线，消防通道需保持畅通，灭火器、应急灯等设施需定期检查（行政部门每季度检查一次）。2.物资管理办公用品采购：行政部门按“按需申请、批量采购、节约使用”原则，每月统计各部门需求，集中采购；部门需提前3个工作日提交《办公用品申请单》，经部门负责人审批后报行政部门；物资发放：行政部门设专人管理办公用品，发放时登记领用人员、物品、数量，低值易耗品（如笔、笔记本）按需限量发放；物资节约：鼓励员工重复使用纸张（如单面废纸用于草稿）、节约用水用电，行政部门定期检查节约情况，通报浪费行为。3.安全管理消防安全：员工需掌握灭火器使用方法，下班前需关闭本区域电源、门窗；行政部门每季度组织消防培训与演练，检查消防设施；信息安全：涉密文件需加密存储，禁止在公共网络传输涉密信息；员工离职时需注销系统账号、移交涉密资料；应急管理：行政部门制定《办公场所应急预案》（如火灾、停电、疫情防控），定期组织演练，确保员工熟悉应急流程。四、考核与监督（一）检查与监督方式1.日常检查：行政部门每周抽查办公秩序、卫生环境、资产使用等情况，记录问题并反馈至责任部门；2.月度考评：各部门负责人每月对本部门管理情况进行自评，行政部门结合日常检查结果，形成《月度管理考评报告》；3.专项督查：针对会议落实、文件流转、资产盘点等专项工作，行政部门可组织专项督查，通报结果。（二）奖惩措施1.奖励机制：对严格遵守本办法、管理工作突出的部门或个人，在年度评优、绩效奖金中予以倾斜；对提出有效管理建议并被采纳的，给予表扬或物质奖励；2.处罚机制：对违反本办法的行为，视情节轻重予以处理：轻微违规（如迟到、办公区域杂乱）：由部门负责人批评教育，责令限期整改；多次违规（如月度累计迟到≥5次、擅自报废资产）：扣减绩效分数，