企业会议纪要撰写与保管标准模板

适用会议类型会议纪要撰写全流程指引一、会前准备：明确基础信息与会议目标收集会议基础资料提前获取会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、议程及预期目标。若有会议材料（如项目方案、数据报告），提前熟悉内容，记录关键议题及待讨论问题，避免记录时遗漏重点。确认记录要素准备会议纪要模板（可参考后文表格版），提前标注需填写的核心字段（如会议编号、议题编号、行动项责任人等）。对于技术性较强或涉及专业术语的会议，提前与主持人沟通确认关键术语的规范表述，保证记录准确性。二、会中记录：聚焦核心内容与关键结论实时捕捉关键信息围绕会议议程，逐项记录讨论要点：包括各议题的背景说明、不同参会人员的核心观点（标注发言人，如“经理提出…”“工程师建议…”）、争议点及最终共识。重点记录“决议事项”（需明确结论、依据及执行要求）和“行动项”（需包含任务描述、负责人、完成时限、交付物），避免模糊表述（如“尽快完成”需改为“2024年X月X日前完成初稿”）。记录规范与技巧客观中立：不记录个人主观评价，仅陈述事实和观点；若需标注待解决问题，明确“未达成共识”或“需进一步调研”等状态。简洁准确：用短句、关键词记录，避免冗长口语化表达（如将“这个方案我们觉得可能需要再调整一下”简化为“建议调整方案参数，待*总监确认后推进”）。补充说明：对关键数据、决策依据或附件内容（如“详见附件《2024年Q2营销方案》”）进行简要标注，便于会后整理时核对。三、会后整理：梳理内容与完善细节初稿撰写会后2个工作日内完成初稿，按“会议基本信息-议程讨论-决议事项-行动项-附件-其他说明”结构梳理内容。检查行动项的完整性：保证每个任务均有明确负责人、时限及交付标准，避免出现“待分配”“未明确”等模糊表述。核对与补充与主持人核对会议结论及行动项，保证无遗漏或偏差；对于存疑的讨论内容，及时联系参会人员确认（如“*总关于预算调整的表述，请确认是否为‘上限增加10%’”）。补充会议中的背景信息（如“因市场部新增推广需求，讨论调整Q3预算”），帮助非参会人员快速理解会议context。四、审核与分发：保证正式性与传阅范围审核流程初稿完成后提交主持人审核，重点确认决议的准确性、行动项的可执行性及敏感信息（如未公开数据、人事调整）的合规性。涉及多部门协作的会议，需由各相关部门负责人会签，避免责任推诿。定稿与分发审核通过后，按公司规定编号（如“会议纪要-部门-2024-号”），标注“正式版”及分发范围（如“抄送：公司管理层、各参会部门、存档部门”）。通过企业内部系统（如OA、钉钉）或邮件分发，要求接收人员签收，并明确“如有异议需在X个工作日内反馈”。五、保管与归档：规范留存与后续调用保管责任会议纪要由行政部或会议发起部门指定专人保管，电子版存储于企业共享服务器（加密文件夹），纸质版装入档案盒标注“会议纪要-年份-部门”。归档要求电子版：按“年份-月份-会议类型”分类保存，保留期限不少于3年（重大项目会议纪要需长期保存）；纸质版：年终统一整理，移交档案室归档，编号后录入档案管理系统，便于检索。销毁管理：超过保存期限的纪要，需经部门负责人及行政部审批后，通过碎纸机销毁（纸质版）或彻底删除（电子版），并留存销毁记录。标准会议纪要模板（表格版）会议基本信息会议名称例：公司2024年Q3营销策略研讨会会议编号MKT-2024-0825时间2024年8月25日14:00-16:30地点公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*–）主持人*总监（市场部）记录人*专员（行政部）参会人员总监、经理（销售部）、主管（产品部）、专员（设计部）、*助理（财务部）缺席人员及原因*主管（客户部，因外出拜访客户）会议议程1.Q2营销效果复盘；2.Q3目标分解与策略讨论；3.预算调整提案；4.其他事项议题讨论记录议题1：Q2营销效果复盘-经理：Q2销售额完成目标的85%，主要受竞品促销影响，线上渠道转化率下降12%（详见附件1数据）。-总监：需分析竞品策略，建议下月增加线上直播投入，预算申请增加5万元（需财务部确认）。议题2：Q3目标分解-主管：产品部计划9月上线新功能，预计带动用户增长20%，需市场部配合推广方案（经理负责9月10日前提交初稿）。-总监：同意，销售部需同步调整客户跟进话术，助理8月30日前完成话术修订版。议题3：预算调整提案-专员：设计部需新增物料制作费用3万元（用于Q3展会物料），财务部无异议，总监批准追加至Q3预算。议题4：其他事项-总监：下次会议增加“客户反馈”议题，由客户部主管准备材料。决议事项1.Q3营销策略：线上直播投入增加5万元，由经理负责9月5日前提交预算明细，专员同步对接设计部制作直播物料。2.新功能推广：销售部话术修订版由助理负责8月30日前完成，主管审核后9月5日前全员培训。3.预算调整：设计部展会物料制作费3万元纳入Q3预算，财务部*专员9月1日前更新预算表。行动项清单任务描述负责人完成时限交付物备注1Q3线上直播预算明细提交*经理2024-09-05预算明细表（含明细）需包含直播平台、场次、费用构成2销售部话术修订版完成与审核助理→主管2024-08-30话术修订版（V1.0）*主管9月3日前反馈意见3Q3预算表更新（含新增3万元物料费）*专员（财务）2024-09-01更新后预算表抄送总监、经理附件说明1.Q2营销效果数据报告（附件1）；2.Q3新功能推广需求文档（附件2）会议总结本次会议明确Q3营销策略重点为“线上直播+新功能推广”，各项行动项已责任到人，需按计划推进，9月10日再次复盘进展。关键注意事项与规范要求内容准确性决议事项和行动项需经主持人确认，避免因记录偏差导致执行错误；涉及数据、时间、数字等关键信息需反复核对，保证无误。表述客观性禁止记录个人情绪化语言（如“经理的方案不切实际”），改为“经理对方案可行性提出疑问，建议补充市场调研数据”。保密管理涉及公司战略、财务数据、人事调整等敏感信息的会议纪要，需标注“内部机密”，限制传阅范围，电子版禁止外发，纸质版存放在带锁档案柜。时效性要求会议纪需在会后2个工作日内完成初稿，3个工作日内定稿分发；紧急会议（如项目突发问题协调会）需24小时内完成并分发。格式统一性全公司使用统一模板，字体