企业行政工作流程手册参照范本

企业行政工作流程手册参照范本一、手册说明本手册旨在规范企业行政管理工作，明确各工作流程的标准操作步骤，提高行政服务效率与质量，保障企业日常运营有序开展。手册适用于企业行政部门及相关协作部门人员，涵盖办公环境维护、会议组织、公文处理、办公用品管理、固定资产管理、员工差旅、访客接待及突发事件处理等核心行政工作场景。二、办公环境维护与管理流程（一）适用范围与背景本流程适用于企业总部及各分支机构的办公区域（包括办公室、会议室、公共区域等）的日常清洁、设施设备维护、绿植养护等管理工作，旨在营造整洁、有序、舒适的办公环境。（二）操作流程与步骤问题反馈与登记员工发觉办公环境问题（如设施故障、清洁不到位等），可通过OA系统、行政服务或直接向行政部门反馈，明确问题描述、发生位置及紧急程度。行政专员收到反馈后，1小时内完成问题登记，《办公环境维护工单》，编号规则为“年份+月份+流水号”（如202405-001）。分类处理与派单行政专员根据问题类型分类：设施故障（如空调、灯具、门窗损坏）：转交后勤维修组，注明维修需求及优先级（紧急/一般）。清洁问题：转交保洁服务供应商，明确清洁区域、标准及时间要求。绿植养护：转交绿植养护服务商，说明养护需求（如浇水、修剪、更换等）。派单后，行政专员通过系统向责任方发送工单，并同步跟踪处理进度。跟进落实与验收后勤维修组接到紧急维修工单后，2小时内到达现场；一般维修工单4小时内响应。维修完成后，由申请人现场验收并在工单签字确认。保洁服务商需按每日/每周清洁计划执行，每日清洁完成后由行政专员抽查，保证符合《办公区域清洁标准》（地面无污渍、桌面无灰尘、垃圾桶及时清空等）。绿植养护服务商每周1次定期养护，每月提交绿植生长状态报告，行政专员检查存活率及美观度。反馈确认与归档问题处理完毕后，行政专员在1个工作日内通过OA系统向申请人反馈处理结果，确认满意度。每月5日前，行政专员汇总上月工单，统计处理及时率、满意度等数据，形成《办公环境维护月度报告》并存档。（三）相关表单模板表2-1办公环境维护工单工单编号发生位置问题描述反馈人反馈时间紧急程度处理责任人完成时间验收结果满意度（1-5分）202405-0013楼会议室301空调制冷效果差张*2024-05-1009:30一般李*2024-05-1014:00正常制冷5（四）关键要点与提示紧急问题（如水管爆裂、电路故障）需第一时间电话通知行政部门负责人，同时启动应急预案。设施维修需优先使用原厂配件或同等质量替代品，维修后留存备件清单以备查验。保洁服务供应商需每月进行服务质量评估，评分低于80分的需限期整改。三、会议组织与保障流程（一）适用范围与背景本流程适用于企业各类会议（包括但不限于部门例会、项目推进会、外部合作会议、股东大会等）的策划、筹备、召开及后续跟进工作，保证会议高效、有序进行。（二）操作流程与步骤会议申请与审批申请人提前3个工作日（大型会议提前7个工作日）通过OA系统提交《会议申请审批表》，注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议议题、所需设备及材料等。部门负责人审核会议必要性及议题合理性，行政部门审核场地及设备资源可用性，最终由分管领导审批（大型会议需总经理审批）。会议准备与确认审批通过后，行政部门根据申请内容落实以下事项：场地安排：确认会议室使用，提前30分钟开门通风，调试空调、灯光。设备保障：准备投影仪、音响、麦克风、白板等设备，测试运行正常；如需视频会议，提前调试网络及会议软件。材料准备：打印会议议程、签到表、相关资料（按参会人数+10%备用），装入会议资料袋。餐饮安排（如需）：根据参会人数及dietaryrestrictions（提前收集）预订茶歇或工作餐，标注“无gluten”“素食”等特殊需求标识。会议进行与支持会议开始前15分钟，行政专员到场引导参会人员签到，发放会议资料，提醒手机调至静音。会议期间，行政专员负责设备操作、茶水补充、计时提醒（如需），及时处理突发情况（如设备故障、人员迟到等）。重要会议需安排专人记录，形成《会议纪要初稿》，内容包括会议时间、地点、参会人员、主要议题、决议事项、行动项（负责人及完成时限）。会后跟进与归档会议结束后2个工作日内，行政专员整理《会议纪要初稿》，经会议主持人审核确认后，1个工作日内分发至所有参会人员及相关部门。跟进行动项落实情况，每周更新《会议行动项跟踪表》，保证决议事项按时完成。会议资料（申请表、纪要、签到表等）整理归档，保存期限不少于3年。（三）相关表单模板表3-1会议申请审批表会议名称项目进度沟通会会议时间2024-05-2014:00-16:00会议地点5楼大会议室501参会人员项目组全体成员（10人）、部门经理王*会议议题1.项目当前进度汇报；2.下阶段计划及资源需求；3.风险问题讨论所需设备投影仪、麦克风、白板申请人刘*申请时间2024-05-1310:00审批意见部门负责人：同意；行政部：场地设备可用；分管领导：同意表3-2会议纪要模板会议纪要会议名称：项目进度沟通会会议时间：2024年5月20日14:00-16:00会议地点：5楼大会议室501主持人：王*记录人：陈*参会人员：刘、张、李、赵（共10人）缺席人员：无会议议题及决议：项目当前进度汇报（负责人：刘*）前端开发完成80%，后端接口开发完成70%，测试环境已搭建完毕。决议：5月25日前完成前端开发，5月28日前后端联调。下阶段计划及资源需求（负责人：张*）需增加2名测试人员支持压力测试，申请服务器资源扩容。决议：行政部协调人力资源部5月22日前完成测试人员招聘；IT部5月24日前完成服务器扩容。风险问题讨论第三方接口数据延迟问题可能影响上线进度。行动项：刘负责与第三方对接，5月21日前反馈解决方案；李负责制定备选上线方案，5月23日前提交。下一步安排：下次例会定于5月27日14:00，跟进决议事项落实情况。分发范围：项目组全体成员、部门经理、分管领导。（四）关键要点与提示会议材料需提前1天发送给参会人员，保证其有充足时间准备。视频会议需提前测试网络稳定性，准备备用网络（如4G热点）。会议纪要需在24小时内发出，避免信息滞后；行动项需明确“负责人+完成时限”，避免模糊表述。四、公文处理与管理流程（一）适用范围与背景本流程适用于企业内部各类公文（包括通知、通报、请示、报告、函等）的起草、审核、签发、流转、归档等管理工作，保证公文规范、高效、安全处理。（二）操作流程与步骤公文起草与核稿起草人根据工作需求撰写公文，内容需符合企业公文格式要求（字体、字号、行距、页边距等），使用规范表述，避免口语化。起草完成后，先由部门负责人审核内容准确性、业务合规性，再交行政部门核稿，重点检查格式规范性、文种使用是否恰当、主送抄送单位是否正确等。审核与签发核稿通过后，按公文重要性逐级报批：一般性通知、函：由部门负责人签发。重要请示、报告：由分管领导签发。战略性、全局性公文：由总经理签发。签发人需在公文签发单上明确签署“同意”或“修改后同意”，并签字、注明日期。编号与印发行政部对签发后的公文进行编号，编号规则为“企业简称+年份+文种+流水号”（如“公司2024年通001号”）。公文需通过OA系统正式发布，纸质版根据需要打印（涉密公文需单独打印并标注密级），加盖企业公章后分发至相关部门。流转与归档收文部门收到公文后，需在1个工作日内签收，并按要求落实（如传阅、办理、反馈等）。办理完毕的公文（包括电子版及纸质版）由行政部统一收集，按“年度-文种-流水号”分类归档，保存期限按《企业档案管理规定》执行（一般为10-30年，涉密公文永久保存）。（三）相关表单模板表4-1公文签发单公文标题关于举办2024年度员工技能培训的通知主送单位各部门抄送单位总经理办公室、人力资源部起草部门行政部核稿意见格式规范，内容完整，同意印发部门审核意见同意，请按计划执行分管领导签发同意签发日期2024-05-15（四）关键要点与提示公文内容需简洁明了，避免冗长；涉及多个部门的，需提前会签确认。涉密公文需单独管理，通过涉密文件系统流转，严禁通过普通邮箱或传输。归档公文需保持完整，包括底稿、签发单、正本等，不得擅自涂改或销毁。五、办公用品申领与管理流程（一）适用范围与背景本流程适用于企业日常办公所需的各类耗材（如纸张、笔、文件夹）及低值易耗品（如计算器、订书机）的申领、采购、库存管理等工作，保证办公用品合理使用、成本可控。（二）操作流程与步骤需求统计与计划每月25日前，各部门通过OA系统提交《办公用品需求计划表》，注明物品名称、规格型号、申领数量、用途等。行政专员汇总各部门需求，结合库存情况，编制《月度办公用品采购计划》，报行政部门负责人审批。采购与入库采购计划审批通过后，行政部门通过比价（至少3家供应商）选择合作供应商，签订采购合同（单笔金额超过5000元的需公开招标）。供应商送货后，行政专员与采购员共同验收，核对物品名称、数量、质量及价格，填写《办公用品入库验收单》，录入库存管理系统。领用与发放员工申领办公用品时，需通过OA系统提交《办公用品领用申请单》，注明申领物品、数量、领用人及部门。行政专员审核通过后，员工至办公用品库领取，领用后签字确认。部门负责人可申领部门共享物品（如打印机、扫描仪），需在备注栏注明“部门公用”。盘点与补充每月最后1个工作日，行政专员对办公用品库存进行盘点，核对系统数据与实际库存，填写《库存盘点表》。对库存不足（低于安全库存量）或临近保质期的物品，及时补充采购或清理，保证库存合理周转。（三）相关表单模板表5-1办公用品领用申请单申领部门市场部申领人林*申领时间2024-05-2010:00物品名称规格型号申领数量用途备注A4复印纸80g5包部门日常打印无签字笔0.5mm黑色10支会议使用无审批意见同意审批人黄*领取人签字林*表5-2库存盘点表（示例）物品名称规格型号上月库存本月入库本月出库当前库存安全库存盘点结果差异说明A4复印纸80g20包30包25包25包10包账实一致无签字笔0.5mm黑色50支100支60支90支30支账实一致无（四）关键要点与提示优先选择环保、可循环使用的办公用品，减少一次性用品消耗。严格控制领用数量，杜绝浪费；部门负责人需监督本部门办公用品合理使用。库存盘点需做到“账实相符”，差异超过5%的需查明原因并追究责任。六、固定资产管理流程（一）适用范围与背景本流程适用于企业单价2000元以上、使用年限1年以上的资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购、领用、调拨、盘点、报废等管理工作，保证资产安全、完整、有效利用。（二）操作流程与步骤需求提报与审批部门因工作需要新增固定资产时，需提交《固定资产采购申请表》，注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算来源。部门负责人审核后，行政部门审核资产必要性及预算合理性，财务部审核预算，最终按金额权限审批（单笔金额1万元以下由分管领导审批，1万元以上由总经理审批）。采购与验收采购审批通过后，行政部门通过招标或询价方式选择供应商，签订采购合同。资产到货后，由行政部门、使用部门、财务部共同验收，核对资产信息（品牌、型号、配置等）、数量及质量，填写《固定资产验收单》，粘贴资产标签（编号+部门名称）。领用与登记验收合格后，使用部门至行政部门领用资产，填写《固定资产领用表》，签字确认。行政专员将资产信息录入固定资产管理系统，记录资产编号、名称、规格、领用部门、领用人、领用日期、折旧年限等信息，建立“一物一档”。调拨、盘点与报废资产内部调拨：需填写《固定资产调拨单》，经调出/调入部门负责人及行政部门审批后，更新系统信息，保证账实一致。定期盘点：每半年组织一次全面盘点，行政部门牵头，使用部门配合，填写《固定资产盘点表》，对盘盈、盘亏、毁损资产查明原因，报领导审批后处理。资产报废：达到折旧年限或无法修复的资产，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，行政部门鉴定后，财务部审核残值，最终由总经理审批，报废残值收入交财务部入账。（三）相关表单模板表6-1固定资产验收单资产名称联想ThinkPad笔记本规格型号T14数量5台供应商科技有限公司采购日期2024-05-10预估单价6000元验收信息配置：i5处理器、8G内存、512G固态硬盘；外观无划痕，运行正常验收日期2024-05-12验收人员行政部：吴；使用部门（技术部）：王；财务部：陈*资产编号GD2024051001-05领用部门技术部领用人张、李、赵、刘、陈*（四）关键要点与提示固定资产标签需粘贴在显眼位置，不得随意撕毁或覆盖；调拨、报废时需及时更新标签信息。使用部门需妥善保管资产，不得擅自外借、出租或处置；发生损坏或丢失的，需及时报告并承担责任。固定资产管理系统需定期维护，保证数据准确；历史档案保存期限不少于15年。七、员工差旅管理流程（一）适用范围与背景本流程适用于员工因公出差（包括市内、国内、国际）的交通、住宿、补贴等管理，规范差旅行为，控制差旅成本，保障员工出差期间的基本需求。（二）操作流程与步骤出差申请与审批员工出差前需填写《出差申请审批表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通方式（需符合企业差旅标准）、预估费用等。部门负责人审核出差必要性及行程合理性，财务部审核预算，按权限审批（3天以内由部门负责人审批，3-7天由分管领导审批，7天以上由总经理审批）。行程安排与预订审批通过后，员工可通过企业合作平台预订交通（机票、高铁票）及住宿（协议酒店），优先选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、经济舱）及住宿标准（一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚）。预订信息需在《出差申请审批表》中备注，行政专员可协助协调特殊行程（如多人出差、跨城市交通）。差旅期间管理员工出差期间需保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；如需变更行程，需提前1天申请并报批。住宿需选择合规酒店（提供增值税发票），不得入住高消费娱乐场所；交通费用需保留凭证（发票、行程单等）。费用报销与账务处理出差返回后5个工作日内，员工整理费用凭证（发票、行程单、住宿清单等），填写《差旅费用报销单》，注明费用明细及出差事由。部门负责人审核费用真实性，财务部审核合规性（是否符合差旅标准、票据是否齐全），行政部门备案行程信息。报销审批通过后，财务部在3个工作日内完成付款，补贴按企业标准发放（市内补贴50元/天，国内补贴100元/天，国际补贴按地区差异化发放）。（三）相关表单模板表7-1出差申请审批表出差人徐*部门市场部出差时间2024-05-21至2024-05-23（共3天）出差地点上海出差事由参加行业展会，对接合作客户行程安排5月21日：北京-上海（高铁）；5月22日：展会洽谈；5月23日：上海-北京（高铁）交通方式高铁二等座预估交通费用800元住宿标准350元/晚（协议酒店）预估总费用2000元（含交通、住宿、补贴）申请人徐*申请时间2024-05-15审批意见部门负责人：同意；财务部：预算合规；分管领导：同意（四）关键要点与提示差旅费用需“一事一报”，不得将个人消费混入公费报销；票据抬头需为企业全称，否则不予报销。提前预订可享受优惠价格，避免临时产生高价费用；多人出差需统一安排，降低人均成本。特殊情况（如紧急出差、超标费用）需提前申请，经总经理审批后方可执行。八、访客接待与服务流程（一）适用范围与背景本流程适用于外部访客（包括客户、合作伙伴、人员、应聘者等）的预约、接待、服务及后续跟进工作，展现企业良好形象，保障访客体验。（二）操作流程与步骤访客预约与信息登记接待部门提前1个工作日通过OA系统或电话向行政部门提交《访客预约登记表》，注明访客姓名、单位、职务、联系方式、来访人数、事由、到访及离开时间、陪同人员等。行政专员核对预约信息，确认会议室、茶水等接待资源，提前1天向陪同人员发送访客提醒。接待准备与环境检查接待前30分钟，行政部门完成以下准备工作：会议室布置：调试投影仪、音响、麦克风，准备会议资料、纸笔、瓶装水（标注“访客专用”）。前台接待：摆放访客登记台、企业宣传册、访客证；前台人员熟悉当日访客信息。环境检查：保证公共区域（走廊、电梯、卫生间）整洁，绿植状态良好。访客接待与引导访客到达后，前台人员主动问候，核对预约信息，要求访客出示证件号码件，填写《访客登记表》，发放访客证（佩戴于左胸）。陪同人员接到通知后，立即到前台迎接，引导访客至会议室，途中简要介绍企业概况及楼层功能。入座后，前台人员为访客奉上茶水（根据需求提供咖啡、茶、矿泉水），退出会议室并保持安静。服务保障与送别会议期间，行政专员每隔30分钟巡视一次，及时添加茶水或处理访客需求（如打印文件、网络连接）。访客离开前，陪同人员送至前台，协助办理访客证归还手续；前台人员礼貌道别，记录访客离开时间。接待部门需在2个工作日内向行政部门提交《访客接待反馈表》，评价接待服务质量，提出改进建议。（三）相关表单模板表8-1访客预约登记表接待部门销售部陪同人员王*访客人数3人访客信息姓名：李、张、赵*；单位：科技有限公司；职务：经理、总监、助理联系方式：（李*）到访时间2024-05-2214:00离开时间2024-05-2216:00来访事由商务洽谈，合作项目对接特殊需求无接待安排会议室：3楼301；茶水：矿泉水、咖啡预约人刘*预约时间2024-05-2010:00审批意见同意行政专员陈*（四）关键要点与提示涉密项目接待需单独安排会议室，禁止无关人员进入；访客不得随意进入非开放区域（如研发部、财务部）。前台人员需着装规范，使用礼貌用语（如“您好，欢迎来到公司”“请问您有预约吗？”）。访客信息需严格保密，不得随意泄露；接待资料（如名片、合同）需妥善保管，避免丢失。九、突发事件应急处理流程（一）适用范围与背景本流程适用于办公区域发生的突发事件（包括但不限于火灾、漏水、停电、设备故障、人员受伤等），规范应急处置流程，最大限度减少人员伤亡及财产损失。（二）操作流程与步骤事件报告与初步判断第一发觉人发觉突发事件后，立即向行政部门及直属负责人报告，说明事件类型、发生位置、严重程度及有无人员受伤。行政部门接到报告后，1分钟内赶到现场，初步判断事件等级（一般/较大/重大），启动相应应急预案。应急处置与资源协调火灾：立即触发火灾报警器，组织人员疏散（沿安全通道撤离至集合点），使用灭火器初期灭火，同时拨打119报警。漏水：立即关闭水源总阀，转移周边设备物资，通知维修组抢修，清理积水并放置防滑警示标识。停电：立即联系物业或供电部门查询原因，启动应急照明（楼层配备应急灯），安抚员工情绪，