合同审批与归档标准化流程手册

合同审批与归档标准化流程手册前言为规范公司合同管理流程，明确合同审批各环节职责，防范合同法律风险，提高合同管理效率，保障公司合法权益，特制定本手册。本手册基于《中华人民共和国民法典》《公司法》等法律法规及公司内部管理制度，结合业务场景梳理标准化操作路径，为公司各部门合同审批与归档工作提供统一指引。一、适用范围与业务场景（一）适用范围本手册适用于公司及各部门、分支机构在业务活动中发生的各类合同的审批与归档管理，包括但不限于：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密合同等。（二）典型业务场景采购业务场景：行政部采购办公设备，需与供应商签订《采购合同》，明确设备型号、数量、价格、交付时间及质量标准等条款，经采购部、财务部审核后报总经理审批。销售业务场景：市场部与客户签订《产品销售合同》，约定产品规格、单价、付款方式、交付期限及违约责任，需经销售部、法务部审核，重大合同需提交总经理办公会审批。服务外包场景：技术部委托第三方开发软件系统，需签订《技术服务合同》，明确服务范围、成果交付标准、验收方式及费用支付节点，经技术部、财务部、法务部审核后报分管副总审批。内部协作场景：分公司与总部签订《目标责任书》，明确年度业绩指标、资源支持及考核机制，需经人力资源部、财务部审核后报总经理审批。二、合同全生命周期标准化操作流程合同审批与归档流程分为“合同发起→部门审核→法务审核→财务审核→领导审批→签署用印→归档管理”七个阶段，各阶段需严格按照规定执行，保证流程闭环。（一）阶段一：合同发起操作目标：明确合同需求，准备完整发起材料，保证合同基础信息准确无误。操作步骤：需求对接：业务经办人（如销售专员、采购专员）与合同相对方就合作条款（标的、数量、价格、履行期限等）达成初步共识，收集对方主体资格材料（营业执照复印件、法定代表人身份证明、授权委托书等，加盖对方公章）。起草合同：业务经办人根据公司《合同示范文本》（无示范文本的需参考同类合同模板）起草合同文本，保证条款完整、表述清晰，重点约定以下内容：合同主体（双方全称、统一社会信用代码、地址、联系方式）；合同标的（名称、规格、型号、技术参数等）；权利义务（双方主要权利、违约责任、争议解决方式）；履行安排（时间、地点、方式、验收标准）；付款条款（金额、方式、账户信息、票据类型）；其他特殊约定（如保密条款、知识产权归属等）。填写审批单：登录公司OA系统，填写《合同审批单》，以下附件：合同草案（加盖经办人骑缝章）；对方主体资格证明材料；与合同相关的支撑文件（如报价单、技术协议、会议纪要等）；合同背景说明（简要阐述合作必要性、预期效益）。提交发起：审批单填写完成后，提交至部门负责人审核，同步将纸质版合同草案及附件交至法务部（合同金额≥10万元或涉及重大权益的）或部门文员（小额合同）备案。（二）阶段二：部门审核操作目标：审核合同的业务真实性、可行性及条款完整性，保证合同内容符合部门业务规划。操作步骤：部门负责人审核：部门负责人（如销售部经理、采购部经理）在OA系统中对审批单进行审核，重点检查：合同是否与部门年度/季度业务目标一致；对方主体是否具备履约能力（如供应商资质、客户信用状况）；业务条款（数量、价格、交付时间等）是否符合部门预算及管理要求；合同风险是否可控（如违约责任是否明确、是否存在履约障碍）。跨部门会签（如涉及）：若合同涉及其他部门协作（如销售合同需仓储部确认交付能力），需发起跨部门会签，相关部门需在1个工作日内反馈意见。审核结果处理：审核通过：提交至法务部审核；审核不通过：注明修改意见，退回业务经办人调整后重新提交；存在争议：组织相关部门召开协调会，达成一致后继续流程。（三）阶段三：法务审核操作目标：审核合同合法性、合规性及法律风险，保证合同条款符合法律法规及公司制度。操作步骤：接收审核：法务部在OA系统接收审批单及合同附件，审核合同是否属于法务审核范围（一般合同金额≥5万元或涉及知识产权、争议解决的需法务审核）。重点审核内容：主体资格：对方营业执照是否在有效期内，授权委托书是否合法有效（如签约人非法定代表人，需提供授权委托书及身份证明）；条款合法性：是否存在违反法律强制性规定的内容（如“霸王条款”）、违约责任是否对等、争议解决方式是否明确（优先约定公司所在地法院诉讼）；权利义务：双方权利义务是否清晰，是否存在模糊表述（如“尽快”“大概”等）；文本规范性：合同编号是否唯一、条款编号是否连续、附件是否齐全。出具审核意见：法务部在2个工作日内完成审核，通过OA系统反馈意见：无需修改：标注“审核通过”，提交财务部；需修改：列出具体修改条款（如“违约责任中‘支付违约金’需明确计算标准”），退回业务经办人调整后重新提交；重大风险：标注“暂不通过”，说明法律风险（如“合同标的涉嫌侵权”），上报总经理决策。（四）阶段四：财务审核操作目标：审核合同财务条款的合理性、合规性，保证资金安全及财务数据准确。操作步骤：接收审核：财务部在OA系统接收审批单及合同附件，重点审核涉及付款、税务、资产等财务相关条款。重点审核内容：付款条款：付款节点是否与履约进度匹配（如预付款比例≤30%、到货验收后支付进度款）、付款方式是否符合公司财务制度（如禁止大额现金支付）；税务处理：合同中是否明确税费承担方（如“含税价/不含税价”）、发票类型是否符合规定（如服务类需提供增值税专用发票）；资产相关：涉及固定资产、无形资产的，是否明确资产权属转移及折旧/摊销方式；成本预算：合同金额是否在部门年度预算范围内，超预算合同是否履行预算调整程序。出具审核意见：财务部在2个工作日内完成审核，反馈意见：财务条款合规：标注“审核通过”，提交对应领导审批；财务条款需调整：注明修改要求（如“付款节点需增加‘质保金支付条件’”），退回业务经办人调整；超预算未审批：标注“暂不通过”，待预算审批通过后继续流程。（五）阶段五：领导审批操作目标：根据合同金额、类型及重要性，履行相应审批权限，保证重大合同决策科学。审批权限划分（根据公司《合同管理办法》）：合同类型金额范围审批人一般经营合同＜10万元部门负责人一般经营合同10万-50万元分管副总经理一般经营合同50万-100万元总经理一般经营合同≥100万元董事长/总经理办公会重大投资合同任何金额董事长/总经理办公会涉及核心业务合同任何金额董事长/总经理办公会操作步骤：提交审批：根据审批权限，将审批单提交至对应领导（分管副总/总经理/董事长）。领导审批：领导重点审核：合同是否符合公司战略发展方向；重大合同的投入产出比及风险控制措施；审批权限是否符合规定。审批结果：领导在1-3个工作日内完成审批，OA系统显示“审批通过”或“退回”（退回需注明理由，如“需补充市场调研报告”）。（六）阶段六：签署用印操作目标：完成合同签署，保证用印规范，合同正式生效。操作步骤：打印合同：业务经办人根据审批通过的合同文本，打印纸质合同（一式两份或三份，双方各执一份，公司归档一份），检查合同内容与审批版本一致，无修改痕迹。用印申请：登录OA系统提交《用印申请单》，已审批的《合同审批单》，注明用印数量（如“合同正本2份，共4页”）、用印人（业务经办人）、用印事由。用印审核：行政部（或公章管理部门）审核用印申请，重点检查：《合同审批单》是否齐全、审批流程是否完整；合同文本是否与审批版本一致，是否有涂改（涂改处需双方签字盖章确认）；用印数量是否符合申请范围。用印执行：审核通过后，用印人携带《用印申请单》及合同文本至行政部用印，加盖公司公章或合同专用章（严禁在空白合同或未审批合同上用印）。合同签署：用印后，业务经办人将合同文本交对方签署，双方签字（或盖章）需清晰，骑缝章需完整。若对方为自然人，需核对身份证原件并留存复印件；若对方为单位，需加盖其公章及法定代表人签字/盖章。（七）阶段七：归档管理操作目标：规范合同存储，保证合同完整、可追溯，满足后续查阅、审计需求。操作步骤：材料整理：合同签署完成后，业务经办人整理归档材料，包括：合同正本（双方签字盖章版）；《合同审批单》（OA系统打印版，含各部门审核意见及领导审批签字）；对方主体资格证明材料（营业执照复印件、授权委托书等）；合同相关附件（报价单、技术协议、会议纪要等）；用印登记表（行政部留存复印件）。归档交接：业务经办人在合同签署后3个工作日内，将归档材料交至档案管理部门（或部门文员），填写《合同归档登记表》（见附件3），注明合同编号、名称、归档日期、归档人、存放位置等信息。档案存储：档案管理部门对归档材料进行分类、编号、登记，放入专用档案盒，标注“合同档案”及合同编号，存放于符合防火、防潮、防虫要求的档案柜中。电子版合同同步至公司档案管理系统，保证纸质与电子档案一致。档案查阅：因工作需要查阅合同档案的，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，在档案室查阅（涉密合同需经总经理审批，严禁带出档案室）。保管期限：根据合同类型及法律法规规定，确定保管期限（一般合同保管期限为10年，重大合同保管期限为20年以上，保管期限届满后按规定销毁）。三、标准化模板与工具表单（一）《合同审批单》（模板）合同名称合同编号合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他签署日期年月日甲方（公司方）全称：_________________________统一信用代码：_______________________________乙方（对方方）全称：_________________________统一信用代码：_______________________________合同金额人民币（大写）：_________________（小写：¥________）履行期限自_年_月_日至_年__月__日标的________________________________________________________________主要条款概述（简要约定标的、数量、价格、付款方式、违约责任等）_______________________发起部门_______________发起人：________联系方式：_______________________附件清单□合同草案□对方资质证明□报价单□技术协议□其他：____________________审核环节审核意见审核人审核日期部门负责人□同意□需修改：_________________________________________________________________年__月__日法务部□同意□需修改：_________________________________________________________________年__月__日财务部□同意□需修改：_________________________________________________________________年__月__日分管副总/总经理□同意□不同意（理由：________________________________________________）__________年__月__日用印登记用印份数：______用印人：______用印日期：____年__月__日（二）《合同归档登记表》（模板）归档日期合同编号合同名称合同类型签署日期金额（元）归档部门归档人存放位置查阅登记备注（查阅登记栏：记录查阅人、查阅日期、查阅事由、审批人等信息）（三）《合同台账》（模板）合同编号合同名称类型对方单位金额签署日期履行状态（□未履行□履行中□已履行□终止）归档状态（□未归档□已归档）责任部门备注四、关键风险控制与操作注意事项（一）合同发起阶段主体资格审核：严禁与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同，对方为单位的，需核实营业执照复印件是否与原件一致，加盖公章；授权委托书需载明委托事项、权限及期限，并由法定代表人签字盖章。合同条款完整性：避免出现“其他约定未尽事宜由双方协商解决”等模糊条款，所有关键条款（如价格、履行时间、违约责任）需明确具体，无歧义。（二）审核阶段审核时限：各部门需在规定时限内完成审核（部门负责人1个工作日、法务部2个工作日、财务部2个工作日），超时未审核且无合理说明的，视为默认通过。审核责任：审核部门需对审核意见负责，因审核疏漏导致公司损失的，追究审核人责任；法务部未发觉重大法律风险的，承担相应管理责任。（三）签署用印阶段用印规范：严禁在空白合同、未审批合同、复印件上加盖公章或合同专用章；用印时需保证公章清晰、完整，覆盖骑缝处（多页合同需每页加盖骑缝章）。签署顺序：优先先由我方签字盖章后交对方签署，若需对方先签，需经部门负责人及法务部确认，避免对方签署后修改条款。（四）归档管理阶段归档及时性：合同签署后3个工作日内必须完成归档，逾期未归档的，追究业务经办人及部门负责人责任。材料完整性：归档材料缺一不可，附件不齐的，档案管理部门有权拒绝接收，业务经办人需在2个工作日内补齐。保密管理：涉密合同（如涉及核心技术、商业秘密）需在归档时标注“密级”，查阅需经总经理审批，严禁泄露合同内容及对方商业信息。（五）其他注意事项合同变更：合同履行过程中需变更条款的，应签订《补充协议》或《变