采购合同审核标准化操作手册

采购合同审核标准化操作手册手册编制说明本手册旨在规范公司采购合同审核流程，统一审核标准，防范合同履行风险，保障公司合法权益，提高采购工作效率。通过明确各部门职责、细化操作步骤、提供标准化工具，保证采购合同从发起至签署的全过程合规、高效、可控。应用范围与适用对象本手册适用于公司所有采购合同的审核管理，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等各类合同。涉及部门包括需求部门、采购部、法务部、财务部及管理层，相关岗位人员需严格遵循手册要求开展工作。合同审核整体流程采购合同审核遵循“发起初审→专业审核→综合审批→签署归档”的闭环流程，各阶段责任部门及输出成果合同发起：需求部门提交采购需求及相关资料，采购部拟定合同初稿；需求部门初审：审核合同内容是否符合采购需求；采购部审核：审核供应商资质、条款合规性及商务条款；法务部审核：审核合同法律风险及条款合法性；财务部审核：审核财务数据及资金安排合理性；管理层审批：根据合同金额及重要性履行审批权限；签署归档：审批通过后签署合同，并完成归档管理。详细操作步骤指引一、合同发起阶段操作目标：明确采购需求，形成合同初稿。责任部门：需求部门、采购部操作步骤：需求提报：需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，注明采购标的物名称、规格型号、数量、预估金额、交货期、技术要求等关键信息，并附《供应商推荐表》（如涉及新供应商）。供应商对接：采购部收到《采购申请单》后，根据公司采购管理规定选择供应商（公开招标、邀请招标或单一来源采购），与供应商沟通商务条款，获取报价及技术方案。合同初稿拟定：采购部根据谈判结果，使用公司标准合同模板拟定合同初稿，内容包括合同主体信息、标的物描述、数量质量、价款支付、交付验收、违约责任、争议解决等核心条款。二、需求部门初审操作目标：保证合同内容符合实际采购需求。责任部门：需求部门审核要点：标的物匹配性：核对合同中标的物名称、规格型号、技术参数、数量是否与《采购申请单》一致，是否满足项目使用要求；交付时间：交货期是否满足项目进度计划，是否存在延期风险；服务要求（如涉及服务采购）：服务范围、服务标准、服务期限是否明确，是否符合业务需求；其他需求：如包装方式、运输要求、安装调试等是否在合同中体现。输出成果：需求部门负责人在《合同审核意见表》中签署初审意见，如无异议则转采购部，如有异议需注明修改建议并与采购部沟通调整。三、采购部审核操作目标：审核供应商资质及商务条款合规性。责任部门：采购部审核要点：供应商资质：核查供应商营业执照、相关行业许可证（如特种设备生产许可证、ISO认证等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人非法定代表人），保证供应商具备合法履约资格；商务条款：价格：合同价格是否与最终谈判一致，是否包含税费、运输费、保险费等所有费用；交付方式：交货地点、运输方式、运费承担方是否明确；验收标准：验收流程、验收标准、异议处理机制是否清晰；付款条件：付款节点、付款比例、结算方式是否符合公司采购资金管理规定。流程合规性：采购方式是否符合公司规定（如达到招标金额是否履行招标程序），合同审批流程是否完整。输出成果：采购经理在《合同审核意见表》中签署审核意见，通过后转法务部；如需修改，注明修改意见并退回采购部调整。四、法务部审核操作目标：识别并防范合同法律风险。责任部门：法务部审核要点：主体资格：合同双方当事人是否为合法存续的法人或其他组织，签约人是否具有签约权限；条款合法性：合同条款是否符合《民法典》《招标投标法》等相关法律法规，是否存在无效或可撤销情形；权利义务对等：双方权利义务是否明确、对等，是否存在加重公司责任、减轻供应商责任的“霸王条款”；违约责任：违约责任是否具体、可量化，违约金计算方式是否合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否明确；特殊条款：保密条款、知识产权条款、不可抗力条款等是否完整，是否符合公司利益。输出成果：法务专员在《合同审核意见表》中签署法律审核意见，通过后转财务部；如存在法律风险，注明修改建议并与采购部、需求部门沟通调整。五、财务部审核操作目标：保证财务数据及资金安排合规合理。责任部门：财务部审核要点：金额准确性：合同总金额、分项金额是否与采购预算一致，计算是否无误；付款方式：付款节点（如预付款、到货款、验收款、质保金）是否合理，是否符合公司资金管理制度；成本控制：价格是否低于市场平均水平或历史采购价格，是否存在成本浪费风险；税务条款：税费承担方是否明确，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否符合财务规定；履约保函/保证金：是否要求供应商缴纳履约保证金或提供保函，金额及退还条件是否明确。输出成果：财务主管在《合同审核意见表》中签署财务审核意见，通过后转管理层；如涉及资金风险，提出调整建议并退回相关部门修改。六、管理层审批操作目标：根据合同金额及重要性履行最终审批权限。责任部门：公司管理层审批权限：金额≤10万元：采购部经理审批；10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；金额＞50万元：总经理审批。审批要点：审核合同整体是否符合公司战略目标，是否与重大项目计划匹配，审批权限是否合规。输出成果：审批人在《合同审批单》中签署审批意见，批准后进入签署阶段；如未批准，注明原因并退回采购部。七、合同签署与归档操作目标：完成合同签署并规范存档。责任部门：采购部、行政部操作步骤：合同签署：审批通过的合同由采购部安排授权代表（法定代表人或其委托人）与对方签署，双方加盖合同专用章或公章（骑缝章）；分发执行：签署后，采购部将合同正本分发至需求部门、财务部、法务部各1份，电子版同步至相关部门；归档管理：行政部收回合同正本原件，按合同编号分类归档，建立《合同台账》，记录合同基本信息、签署日期、履行状态等，借阅需履行登记手续。常用审核工具表单表单1：采购合同审核流程表流程步骤责任部门责任人完成时限输出文档合同发起需求部门需求经理1个工作日《采购申请单》《供应商推荐表》合同初稿拟定采购部采购专员2个工作日合同初稿需求部门初审需求部门需求经理1个工作日《合同审核意见表》采购部审核采购部采购经理2个工作日《合同审核意见表》法务部审核法务部法务专员3个工作日《合同审核意见表》财务部审核财务部财务主管2个工作日《合同审核意见表》管理层审批管理层审批人1-3个工作日《合同审批单》合同签署与归档采购部、行政部采购专员、行政专员1个工作日签署版合同、《合同台账》表单2：合同要素检查表检查项目检查标准检查结果（√/×）备注合同主体双方名称、统一社会信用代码、法定代表人信息准确无误标的物描述名称、规格型号、技术参数、数量清晰明确价款支付金额、币种、付款节点、比例、结算方式明确交付验收交货地点、时间、运输方式、验收标准、流程、异议处理机制完整违约责任违约情形、违约金计算方式、责任承担方具体可量化争议解决争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖地明确保密条款保密信息范围、保密义务期限、违约责任明确签署盖章双方签字盖章（合同专用章或公章）齐全，骑缝章规范表单3：合同审核意见表合同编号合同名称审核阶段□需求初审□采购审核□法务审核□财务审核审核部门审核人审核日期审核意见修改建议（如有）需求部门确认负责人签字：日期：采购部确认负责人签字：日期：法务部确认负责人签字：日期：财务部确认负责人签字：日期：关键风险控制要点一、供应商资质风险审核供应商营业执照、行业资质证书原件，保证在有效期内；对首次合作或高风险供应商（如金额大、关键物料），可通过“信用中国”等平台核查信用记录，必要时进行现场考察。二、合同条款完整性风险严禁使用“按双方约定”“具体以实际为准”等模糊表述，所有条款需明确具体；涉及技术附件、价格清单等补充文件，需在合同中注明“作为合同不可分割的一部分，具有同等法律效力”。三、法律合规风险法务部需重点审核格式条款，避免免除供应商主要责任、加重公司责任或排除公司主要权利的条款；争议解决优先约定公司所在地法院或仲裁机构管辖，降低异地维权成本。四、财务资金风险严格控制预付款比例，原则上不超过合同总额的30%，特殊情况需经总经理审批；质保金比例不低于5%，质保期满无质量问题后无息退还。五、审核时限风险各部门审核时限原则上不超过3个工作日，紧急合同需注明“加急”并缩短至1个工作日；因审核部门拖延导致合同延误的，由审核部门负责人承担相应责任。六、合同变更与解除风险合同履行中如需变更，需重新履行