员工免除签署知情同意申请流程说明

员工免除签署知情同意申请流程说明为规范员工因特殊情形申请免除签署知情同意文件的操作流程，保障员工合法权益与公司管理合规性，结合法律法规及公司实际管理需求，特制定本申请流程说明，供相关人员参照执行。一、适用范围本流程适用于公司全体在职员工，在因客观原因无法或不宜签署知情同意文件的场景，具体包括但不限于：经具备资质的医疗机构诊断，员工因身体状况（如意识障碍、精神疾病发作期等）无法自主签署文件；因不可抗力（如自然灾害、突发重大疾病就医等）导致员工客观上无法按时签署，且事后补签存在实质障碍；法律法规明确规定可免除签署，或经公司法务部门认定的特殊合规场景。二、申请条件员工申请免除签署知情同意文件，需同时满足以下条件：1.事实依据充分：需提供与申请事由相关的证明材料（如医疗机构诊断证明、不可抗力事件证明等），材料需真实、合法、有效；2.权益无实质损害：免除签署不影响员工对知情同意文件核心内容的知悉权，公司需通过其他合规方式确保员工（或其合法代理人）充分了解文件内容；3.流程合规性：申请需在知情同意文件签署时限内提出，确因突发情况延迟申请的，需附情况说明并经上级主管审批。三、申请流程（一）申请发起员工本人（或其合法代理人，如法定监护人、委托代理人）需填写《员工免除签署知情同意申请表》（模板由人力资源部提供），并附相关证明材料（复印件需加盖出具单位公章或由部门负责人签字确认真实性），提交至直属上级主管。（二）部门初审直属上级需在3个工作日内完成以下审核：核查申请材料的完整性、真实性，确认申请事由与证明材料的关联性；评估免除签署对工作流程或公司合规性的影响，签署初审意见（同意/不同意及理由）；若初审通过，将申请表及材料同步提交至人力资源部；若不通过，需书面告知员工并说明理由，员工可在5个工作日内补充材料或申诉。（三）人力资源部复核人力资源部收到申请后，需在5个工作日内联合法务部门（或外部法律顾问）开展复核：审核申请事由是否符合法律法规及公司制度要求；评估证明材料的合法性、有效性（必要时可联系出具单位核实）；若涉及医疗、安全等专业领域，可邀请内部/外部专家提供意见；复核通过的，提交至分管领导审批；未通过的，书面反馈员工及部门，说明具体原因。（四）审批决定分管领导根据复核意见，在3个工作日内作出最终审批：审批通过：人力资源部向员工及相关部门出具《免除签署知情同意审批确认书》，明确免除签署的范围及时效；审批未通过：人力资源部同步反馈员工及部门，员工可在收到通知后5个工作日内申请复核（需补充新证据）。（五）备案存档审批通过后，人力资源部需将《申请表》《证明材料》《审批确认书》等文件归档留存，保存期限不低于法律法规规定的最低年限。四、注意事项1.材料真实性责任：员工及相关提交人需对申请材料的真实性负责，若发现虚假材料，公司将按《员工手册》相关规定处理，情节严重的依法追究责任；2.权益保障义务：公司需通过书面告知、录音录像记录、代理人确认等合规方式，确保员工（或其代理人）充分知悉知情同意文件的核心内容，不得因免除签署而减损员工合法权益；3.特殊情形处理：若申请事由涉及重大合规风险（如医疗手术、商业秘密披露等），人力资源部需报总经理办公会审议，确保决策符合法律与商业伦理要求。五、相关责任与权益（一）公司责任公司需严格遵循“告知充分、程序合规、权益保障”原则，确保免除签署流程合法合规，若因流程瑕疵导致员工权益受损，需依法承担赔偿责任。（二）员工权益员工依法享有知情权、申诉权及合法权益保障权，公司不得因员工申请免除签署而歧视、降薪