学生电子档案管理操作手册

学生电子档案管理操作手册一、手册说明本手册旨在指导学校教务处、辅导员、档案管理员及相关岗位人员规范操作学生电子档案管理系统，确保学生档案信息的准确录入、高效查询与安全维护，提升档案管理工作的规范性与便捷性。手册适用于使用本校学生电子档案管理系统的所有授权用户，操作前请确认已获得系统使用权限。二、系统概述学生电子档案管理系统依托学校内部办公平台搭建，通过账号密码验证登录（账号为工号/学号，初始密码为统一设置的简单密码，首次登录需按提示修改密码）。系统涵盖学生学籍信息（姓名、性别、年级、专业、入学时间等）、学业成绩（课程成绩、学分、绩点等）、奖惩记录（荣誉称号、违纪处分等）、体检档案（年度体检报告、健康状况等）、毕业相关（毕业去向、学位授予等）五大类核心档案，支持多维度检索、批量操作与权限分级管理。三、核心操作流程（一）档案录入1.登录与进入模块登录学校内部办公平台，在“应用中心”找到“学生电子档案管理系统”入口，输入账号密码完成登录。进入系统后，点击左侧功能栏“档案管理”→“学生档案录入”，进入录入界面。2.信息填写与附件上传在录入表单中，依次填写学生的基础信息（姓名、性别、年级、专业等）、学业信息（当前学期课程、成绩等，若为新生可暂不填写）、奖惩信息（如有）等内容。若需上传附件（如学籍证明扫描件、成绩单电子档、获奖证书照片等），点击“附件上传”按钮，选择本地文件（支持PDF、JPG、PNG格式，单文件大小不超过规定值），确认上传成功。3.提交与审核信息填写完毕后，仔细核对确保无遗漏或错误，点击页面底部“提交审核”按钮。系统将自动流转至对应管理员（如辅导员或教务处老师）的待办任务中，待审核通过后，该学生档案正式生效并可被查询。（二）档案查询1.单条档案查询进入“档案管理”→“档案查询”模块，在查询界面选择查询维度（如“学号”“姓名”“年级+专业”），输入关键词后点击“查询”。系统将展示匹配的学生档案列表，点击学生姓名或学号即可查看详细档案信息（包括附件预览）。2.批量档案查询（三）档案修改1.权限与入口仅系统管理员、学生所属辅导员或教务处指定人员可修改档案。登录系统后，进入“档案管理”→“档案维护”，通过查询找到需修改的学生档案，点击“修改”按钮进入编辑界面。2.修改与审核在编辑界面中，修改需更新的信息（如成绩更正、奖惩记录补充等），若涉及附件更新，需先删除原附件再重新上传。修改完成后，点击“提交审核”，流程同档案录入的审核环节，审核通过后档案信息自动更新。（四）档案导出1.导出权限与范围普通教师/辅导员仅可导出本人管理范围内的学生档案，系统管理员可导出全校学生档案。导出格式支持Excel（数据清单）、PDF（带附件预览）两种。2.操作步骤（五）权限管理1.角色与权限说明系统预设管理员（全校档案管理、权限分配）、辅导员（所带班级档案管理、审核）、教师（所授课程学生成绩查询、录入）、学生（个人档案查询、信息核对）四类角色，权限由管理员统一分配。2.权限分配操作管理员登录后，点击左侧“系统管理”→“权限设置”，在“用户列表”中找到需分配权限的账号，点击“权限配置”。在权限树中勾选该用户可操作的模块（如“档案录入”“档案查询”“权限管理”等），点击“保存”即可完成权限分配。（六）安全维护1.数据备份2.账号安全密码修改：登录后点击右上角“个人中心”→“修改密码”，输入原密码与新密码（需包含字母、数字、特殊字符，长度≥8位），确认后保存。密码找回：若忘记密码，在登录界面点击“忘记密码”，通过绑定的手机号/邮箱接收验证码，重置密码。账号锁定：连续5次密码错误将自动锁定账号，1小时后自动解锁；管理员可在“系统管理”→“用户管理”中手动解锁账号。3.系统日志点击“系统管理”→“操作日志”，可按时间、操作人、操作类型（如“录入”“修改”“导出”）筛选查看系统操作记录，便于追溯问题或审计。四、常见问题解答1.登录失败怎么办？若提示“账号或密码错误”，请确认账号为工号/学号，密码是否含空格或大小写错误；若忘记密码，通过“忘记密码”功能重置。若提示“账号已锁定”，等待1小时后重试，或联系管理员手动解锁。2.附件上传失败如何处理？检查文件格式（仅支持PDF、JPG、PNG）与大小（单文件≤规定值），若超出限制，可压缩文件或转换格式后重新上传。若网络不稳定，尝试切换网络或稍后再传。3.档案审核不通过的原因？审核不通过时，系统会反馈具体原因（如“信息填写不完整”“附件清晰度不足”），请根据提示修改后重新提交审核。五、注意事项1.数据准确性：录入、修改档案时需仔细核对信息，确保与纸质档案或权威数据源一致，避免因错误信息影响学生升学、就业等环节。2.信息保密性：严禁泄露学生档案信息（如成绩、奖惩记录、健康状况等），导出的档案文件需妥善保管，避免非授权人员接触。3.操作规范性：定期备份数据，避免在公共网络环境下操作系统，离开工