2026年体育用品公司客户信息保密管理制度

2026年体育用品公司客户信息保密管理制度第一章总则第一条为规范公司客户信息保密管理工作，防范客户信息泄露、篡改、滥用风险，保护客户合法权益，维护公司品牌形象和市场竞争力，结合体育用品行业特点（涵盖经销商、零售客户、赛事合作客户、政企采购客户等）及公司经营实际，制定本制度。第二条本制度所称客户信息，是指公司在业务往来中获取的与客户相关的所有信息，包括但不限于个人客户的姓名、联系方式、消费偏好、购买记录，企业客户的工商信息、采购价格、合作方案、结算方式、赛事合作细节等，涵盖电子存储和纸质记录的所有信息形式。第三条本制度适用于公司所有部门及员工，包括销售、市场、客服、财务、仓储、行政等部门，以及劳务派遣、实习、外包等所有接触客户信息的人员，第三方合作机构（如物流、数据服务提供商）需同步遵守本制度相关要求。第四条客户信息保密遵循“谁收集、谁负责，谁使用、谁保密，全程管控、分级保护”的原则，做到收集合规、存储安全、使用规范、销毁彻底，兼顾业务开展便利性与信息保密性。第五条公司信息安全部门为客户信息保密管理归口部门，负责制定保密规范、开展安全培训、监督保密执行、处置信息泄露事件；销售/市场部门负责客户信息的合规收集与使用；IT部门负责客户信息系统的安全防护；各部门负责人为本部门客户信息保密第一责任人。第二章各部门职责分工第六条信息安全部门职责：（一）制定客户信息分级分类标准（核心信息、普通信息），明确不同级别信息的保密要求和访问权限；（二）每季度组织全员开展客户信息保密培训，讲解法律法规要求、保密操作规范、泄露追责条款；（三）每月抽查各部门客户信息存储、使用情况，核查是否存在违规拷贝、外传、存储等行为；（四）建立客户信息泄露应急处置预案，信息泄露时第一时间启动处置流程，降低泄露影响；（五）对接第三方合作机构，签订保密协议，明确其客户信息保密责任，定期核查履约情况；（六）记录客户信息保密检查结果、培训情况、泄露处置过程，建立完整的保密管理台账。第七条销售/市场/客服部门职责：（一）仅收集业务开展必需的客户信息，收集前向客户告知信息使用范围和保密措施，取得客户同意；（二）通过公司指定系统存储客户信息，禁止将客户信息存储在私人手机、电脑、U盘等设备中；（三）仅在业务范围内使用客户信息，禁止向无关人员、外部机构泄露客户信息；（四）离职前按要求交接客户信息资料，删除私人设备中留存的所有客户信息，签署保密承诺书；（五）发现客户信息泄露风险或疑似泄露行为，立即上报信息安全部门，配合开展核查工作。第八条IT部门职责：（一）为客户信息管理系统设置分级访问权限，不同岗位仅可访问对应权限的客户信息；（二）为系统配置数据加密、操作日志记录、异常访问预警功能，记录所有客户信息查询、导出行为；（三）定期更新系统安全补丁，部署防火墙、病毒查杀等防护措施，防范黑客攻击窃取信息；（四）纸质客户信息由行政部门统一归档保管，IT部门配合做好电子归档的加密存储；（五）员工离职时及时注销其系统访问权限，收回相关设备，确保无法再访问客户信息。第九条财务部门职责：（一）仅留存客户结算相关必要信息，禁止超范围收集客户财务隐私；（二）客户财务信息（回款金额、结算方式等）仅限财务人员和指定业务人员访问；（三）纸质财务单据中的客户信息需加密归档，电子财务数据定期备份并加密存储。第三章客户信息保密管理核心要求第十条信息收集规范：（一）向个人客户收集姓名、电话、地址等信息时，明确告知用于订单配送、售后回访等用途，取得客户书面或电子同意；（二）向企业客户收集工商信息、对接人信息时，仅收集与合作相关的内容，禁止索要无关商业机密；（三）禁止通过诱导、欺诈、窃取等非法方式收集客户信息，禁止从非正规渠道购买客户信息；（四）收集的客户信息需在公司指定台账或系统中登记，记录收集时间、收集人、使用用途。第十一条信息存储规范：（一）核心客户信息（如赛事合作底价、经销商年度采购量、政企采购协议）采用双重加密存储，仅部门负责人及指定人员可访问；（二）普通客户信息（如零售客户购买记录、联系方式）存储在公司内网系统，禁止外网访问；（三）纸质客户信息资料存入带锁档案柜，档案柜钥匙由专人保管，借阅需登记并限时归还；（四）禁止将客户信息截图、拍照、拷贝至私人设备，禁止通过微信、QQ等私人社交工具传输客户信息；（五）每半年清理一次无效客户信息，纸质资料粉碎销毁，电子资料永久删除且不可恢复。第十二条信息使用规范：（一）仅在业务开展时使用客户信息，禁止用于推销非公司产品、对外出售、与他人交换等用途；（二）跨部门使用客户信息需提交申请，经信息安全部门及信息所属部门负责人审批后，方可有限度提供；（三）向第三方合作机构（如物流、广告服务商）提供客户信息时，需签订保密协议，仅提供必需信息，且全程监督使用过程；（四）客户要求更正、删除其信息时，在1个工作日内完成信息更正/删除，并记录操作过程。第十三条离职交接规范：（一）接触客户信息的员工离职前，需将手中的客户信息资料（纸质/电子）全部交接给指定人员；（二）IT部门注销其所有系统访问权限，信息安全部门核查其私人设备，确认无客户信息留存；（三）离职员工签署《客户信息保密承诺书》，承诺离职后仍需遵守保密义务，禁止泄露原公司客户信息；（四）核心岗位离职人员，公司保留1-2年的保密追责权利，发现泄露行为依法追责。第四章泄露事件处置第十四条泄露发现与上报：（一）员工发现客户信息泄露（如信息被外传、系统数据异常导出、接到客户信息泄露投诉），需立即向信息安全部门上报；（二）上报内容需包含泄露信息类型、泄露范围、疑似泄露原因、发现时间等关键信息；（三）信息安全部门接到上报后，1小时内启动核查，确认泄露事实及影响范围。第十五条应急处置措施：（一）立即暂停相关信息系统访问权限，封锁泄露渠道（如关闭异常账号、停用违规设备）；（二）联系被泄露信息的客户，告知泄露情况，说明补救措施，安抚客户情绪；（三）核查泄露原因（人为违规、系统漏洞、第三方泄露），针对性采取补救措施；（四）泄露情节严重的，按法律法规要求向监管部门报告，配合开展调查工作。第十六条事后整改：（一）泄露事件处置完毕后，信息安全部门分析泄露原因，制定整改措施，堵塞管理漏洞；（二）组织全员开展泄露事件警示教育，强化保密意识；（三）将整改措施纳入日常保密管理，定期核查整改效果。第五章考核与责任追究第十七条考核要求：（一）将客户信息保密执行情况纳入各部门绩效考核，核心信息零泄露为基本考核目标；（二）对严格遵守保密制度、及时发现并阻止信息泄露的员工，给予表彰或绩效奖励；（三）部门出现客户信息泄露风险的，扣减部门负责人及相关人员绩效分值。第十八条责任追究：（一）员工首次轻微违规（如未按规范存储普通客户信息），给予批评教育并要求限期整改；（二）违规泄露普通客户信息的，扣减当月绩效奖金，取消年度评优资格；（三）泄露核心客户信息、造成公司经济损失或客户投诉的，解除劳动合同，要求赔偿经济损失；（四）员工离职后泄露客户信息的，公司依法追究其法律责任；（五）第三方合作机构泄露客户信息的，终止合作并要求赔偿损失，情节严重的提起诉讼；（六）部门负责人未履行监督职责，导致本部门多次出现保密违规的，给予降职或通报批评处理。第六章附则第十九条本制度所涉及的《客户信息保密承诺书》《第三方保密协议》等文件，由信息安全部门统一制定，报公司管理层备