2026年橡胶制品公司采购合同履约跟踪管理制度

2026年橡胶制品公司采购合同履约跟踪管理制度第一章总则第一条为规范公司采购合同履约跟踪工作，保障采购物资按时、按质、按量交付，防范供应商违约风险，降低采购成本损失，确保橡胶制品生产经营活动有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规要求，结合橡胶制品行业采购物资种类多（生胶、助剂、骨架材料等）、质量标准严、交付时效要求高的特点，制定本制度。第二条本制度所称采购合同履约跟踪，是指对公司与供应商签订的采购合同从生效到履行完毕全流程的监控管理，包括订单进度跟踪、物流运输跟踪、到货验收跟踪、价款支付跟踪、质保期履约跟踪等环节；采购合同涵盖橡胶原材料、生产辅料、设备配件、包装材料等各类物资采购协议。第三条采购合同履约跟踪遵循“全程监控、及时预警、快速处置、权责明确、风险可控”的核心原则，跟踪过程需兼顾合同约定与橡胶制品生产实际需求，确保供应商履约行为符合合同条款，保障公司生产用料稳定供应。第四条本制度适用于公司所有采购合同的履约跟踪管理，涉及采购部门、仓储部门、质检部门、生产部门、财务部门等所有参与采购履约环节的部门及员工。第五条公司采购部门是采购合同履约跟踪的责任主体，统筹跟踪计划制定、供应商对接、履约异常预警、处置方案协调等工作；仓储部门负责到货接收及数量核对，质检部门负责物资质量验收，生产部门反馈物资使用情况，财务部门配合价款支付审核，形成全流程履约跟踪管控机制。第二章职责分工第六条采购部门职责：制定并修订采购合同履约跟踪标准，明确不同类型采购合同的跟踪节点及要求；建立合同履约跟踪台账，记录合同编号、供应商信息、物资规格、交付期限、履约进度、异常情况等内容；负责与供应商日常对接，跟踪订单生产进度、物流发货状态；及时发现履约异常并发出预警，协调供应商制定整改措施；整理履约跟踪记录，每月分析供应商履约率，评估供应商信用等级；负责质保期内履约问题的对接处理，如退换货、质量索赔等；开展履约跟踪培训，提升员工跟踪能力及风险识别意识。第七条仓储部门职责：按合同约定核对到货物资的数量、包装、规格等信息，做好到货记录；发现物资数量短缺、包装破损等问题时，第一时间反馈采购部门；配合质检部门开展到货验收工作，妥善保管待检及合格物资；按规定办理不合格物资的暂存、退回手续，记录物资出入库信息，为履约跟踪提供数据支撑。第八条质检部门职责：依据合同约定的质量标准及橡胶制品行业规范，对到货物资进行质量检测；出具质量检测报告，明确物资是否符合验收标准；发现物资质量不合格时，及时反馈采购部门并留存检测证据；参与履约异常处置，协助判定质量违约责任，提出整改或索赔建议。第九条生产部门职责：反馈采购物资在生产使用过程中的质量问题，如原材料性能不达标、配件适配性差等；配合采购部门核实因物资质量问题导致的生产损失；提出物资交付时效的需求建议，确保采购物资供应匹配生产计划。第十条财务部门职责：审核采购合同价款支付条款，按履约进度办理付款手续；核实供应商发票开具是否符合合同约定及税务规定；配合采购部门处理履约异常涉及的价款调整、索赔扣款等事宜；记录价款支付信息，为履约跟踪提供财务数据支持。第十一条公司管理层职责：审批采购合同履约跟踪制度及重大修订方案；审批大额采购合同履约异常处置方案；保障履约跟踪所需的人员、经费等资源；监督制度执行情况，协调跨部门履约跟踪中的重大问题；审批供应商履约评价结果及奖惩方案。第三章跟踪范围与基本要求第十二条履约跟踪范围：（一）原材料采购合同：包括天然橡胶、合成橡胶、硫化剂、促进剂、骨架材料等橡胶制品生产核心原材料的采购合同；（二）辅助物资采购合同：包括生产用模具、包装材料、劳保用品、检测试剂等辅助物资的采购合同；（三）设备配件采购合同：包括生产设备、检测设备的配件、易损件采购合同；（四）外协加工合同：涉及橡胶制品外协加工、定制件生产的相关合同。第十三条履约跟踪基本要求：（一）全程可追溯：所有履约跟踪环节需做好书面或电子记录，确保从订单下达至质保期满的全流程信息可查；（二）节点全覆盖：跟踪节点需覆盖合同生效、订单排产、发货通知、物流运输、到货验收、价款支付、质保期履约等关键环节；（三）预警及时：发现供应商履约进度滞后、质量异常等问题时，需在24小时内发出预警并对接供应商；（四）处置高效：针对履约异常问题，需在3个工作日内制定初步处置方案，避免损失扩大；（五）数据准确：履约跟踪台账信息需与合同约定、实际履约情况一致，不得篡改、遗漏关键信息。第四章全流程履约跟踪规范第十四条合同生效后跟踪：采购部门在合同生效当日录入履约跟踪台账，明确各跟踪节点的时间要求；1个工作日内与供应商确认订单排产计划，明确生产周期及预计发货时间；每周至少1次对接供应商，核实排产进度，确保符合交付期限要求。第十五条发货与物流跟踪：供应商确认发货后，采购部门及时获取物流单号、发货数量、运输方式等信息，每日跟踪物流轨迹；对于长途运输或特殊物资（如易受潮橡胶原材料），重点跟踪运输环境、预计到货时间，遇物流延误及时协调承运方及供应商。第十六条到货验收跟踪：物资到货后，采购部门督促仓储部门24小时内完成数量核对，质检部门48小时内完成质量检测；验收合格的，及时更新履约台账为“验收完成”；验收不合格的，立即标注异常类型（数量短缺、质量不达标、包装破损等），并向供应商发出整改通知。第十七条价款支付跟踪：财务部门按合同约定的付款条件，核对履约进度（如到货验收合格、质保期满等），确认符合付款条件后5个工作日内完成付款；采购部门跟踪付款进度，向供应商反馈付款情况，避免因付款争议影响后续履约。第十八条质保期履约跟踪：质保期内，采购部门每半个月收集生产部门、质检部门的物资使用反馈；发现质量问题的，及时对接供应商，要求其按合同约定履行退换货、维修、赔偿等义务；质保期满后，确认无履约问题的，完成履约台账闭环。第五章异常处置规范第十九条履约异常类型：（一）交付异常：供应商未按合同约定时间发货、到货，或分批交付的物资进度滞后；（二）数量异常：到货物资数量与合同约定不符，存在短缺、溢货等情况；（三）质量异常：物资质量检测不符合合同约定标准，或使用过程中出现性能不达标等问题；（四）配合异常：供应商未按要求提供检测报告、合格证等资料，或拒不配合履约问题整改。第二十条异常处置流程：采购部门发现履约异常后，立即向供应商发出书面《履约异常整改通知》，明确异常问题、整改要求及期限；供应商逾期未整改的，视情况采取暂停后续订单、扣减质保金、索赔损失等措施；涉及大额损失或重大质量问题的，上报管理层审批后，可按合同约定解除合同并追究违约责任；所有异常处置过程需做好记录，留存沟通记录、检测报告、整改通知等证据。第六章监督与违规处理第二十一条日常监督：采购部门每月抽查履约跟踪台账，核查跟踪记录的完整性、准确性；每季度开展供应商履约率统计，评估跟踪工作成效；管理层每半年开展制度执行情况检查，纠正跟踪不及时、处置不到位等问题。第二十二条违规情形认定：（一）未按本制度开展履约跟踪，导致供应商违约未及时发现，造成公司损失的；（二）故意隐瞒履约异常情况，拖延处置导致损失扩大的；（三）篡改履约跟踪台账信息，或未按要求留存履约证据的；（四）与供应商串通，纵容违约行为，损害公司利益的；（五）未按规定办理不合格物资处置，导致公司重复损失的。第二十三条违规处理：对违规部门或个人，视情节轻重采取相应处理措施；情节较轻的，给予口头警告、限期整改、履约跟踪再培训；情节较重的，给予通报批评、扣减绩效奖金；情节严重的（如因违规导致大额经济损失、生产中断），给予调岗、降职、解除劳动合同等处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理；因违规造成公司损失的，依法追究赔