2026年橡胶制品公司采购退货理赔管理制度

2026年橡胶制品公司采购退货理赔管理制度第一章总则第一条制度目的为规范公司橡胶原料采购退货及理赔管理工作，明确退货理赔的条件、流程及责任划分，有效处理原料品质不达标、交付异常等采购问题，降低采购损失，保障公司合法权益，同时维护与供应商的合规合作关系，结合《中华人民共和国民法典》《产品质量法》及公司原料采购实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有橡胶原料采购环节的退货理赔管理，涵盖天然橡胶、合成橡胶、硫化剂、促进剂、补强剂等各类生产用橡胶原料；公司采购部、品控部、仓储部、财务部及参与退货理赔工作的相关人员均需遵守本制度。第三条基本原则公司采购退货理赔遵循以下原则：合法合规原则：退货理赔全程遵守法律法规及采购合同约定，理赔诉求、退货流程均符合合同条款及法律规定，不滥用权利或逃避责任；及时高效原则：发现原料问题后立即启动检测、核实流程，避免原料入库使用后扩大损失，理赔协商及退货执行限时完成；证据充分原则：退货理赔前全面收集检测报告、交付凭证等证据，确保退货理由、理赔金额有明确事实依据；权责对等原则：区分原料问题责任主体，因供应商原因导致的退货理赔由供应商承担全部责任，因公司验收失误导致的损失由相关责任人承担；协商优先原则：优先与供应商友好协商退货理赔方案，协商不成的再按合同约定采取仲裁、诉讼等法律手段。第四条管理职责分工采购部是退货理赔工作的归口管理部门，负责发起退货理赔申请，与供应商沟通协商退货理赔方案，跟踪退货执行及理赔款项到账进度，整理退货理赔相关资料；采购专员负责收集原料问题证据，填写退货理赔单据，对接供应商处理具体事宜。品控部负责对存在问题的原料进行品质检测，出具正式检测报告，明确原料问题类型（如纯度不达标、性能参数不符、外观破损等）及责任判定依据，作为退货理赔的核心证据；仓储部负责清点退货原料数量，配合完成原料出库、运输等退货操作，记录原料入库及退货过程中的数量、状态信息。财务部负责核算退货理赔涉及的损失金额（包括采购成本、运输费用、仓储费用等），审核理赔款项结算流程，跟踪理赔款到账情况；公司法务部门（无专职法务的由行政部归口）负责处理退货理赔争议，起草相关法律文书，必要时协助启动仲裁或诉讼程序。第二章退货理赔范围与识别第五条退货适用范围采购的橡胶原料出现以下情况的，可发起退货申请：（一）品质类问题：原料性能参数、纯度、硬度等核心指标不符合采购合同约定或公司生产标准，品控部检测确认无法满足生产使用要求；（二）数量类问题：原料实际交付数量与采购合同约定数量偏差超出允许范围，且供应商无法在规定时限内补足短缺数量；（三）交付类问题：原料交付时间超出合同约定时限，导致公司生产计划延误，且该批次原料已无使用必要；（四）包装类问题：原料运输或包装过程中出现破损、渗漏，导致原料品质受损，无法正常使用；（五）其他类问题：原料型号、规格与采购订单不符，或供应商提供虚假品质证明文件，经核实确认的。第六条理赔适用范围因供应商原因导致原料退货，或原料未退货但造成公司经济损失的，可发起理赔申请：（一）直接损失：原料采购成本、运输费用、检测费用等直接支出的费用；（二）间接损失：因原料问题导致生产线停工、订单延误等造成的合理经济损失（需提供明确核算依据）；（三）违约金：采购合同约定的供应商违约赔偿金额，如交付逾期违约金、品质不达标违约金等。第七条问题识别与上报仓储部在原料入库验收时发现数量、包装等直观问题的，需当场记录并在24小时内上报采购部；品控部在原料检测过程中发现品质问题的，出具检测报告后立即反馈至采购部；生产部门在使用原料过程中发现品质问题的，暂停使用并在12小时内上报采购部及品控部。采购部收到问题上报后，1个工作日内核实问题情况，确认符合退货理赔条件的，启动退货理赔流程；不符合条件的，向相关部门说明原因并留存核实记录。第三章退货理赔流程第八条退货申请与协商采购部根据品控部检测报告、仓储部数量记录等证据，填写退货申请单，明确退货原料信息、问题类型、退货理由，经部门负责人审核、管理层审批后，向供应商正式提出退货要求，并同步沟通理赔事宜。采购部与供应商协商退货方式（如供应商自提、公司代运）、退货时限及理赔金额，协商过程中做好沟通记录（包括电话录音、邮件、微信等），达成一致的，签订退货理赔协议，明确双方权利义务及履行时限。第九条退货执行退货协议签订后，仓储部按协议要求清点退货原料，做好标识并单独存放，避免与合格原料混淆；供应商自提的，仓储部配合完成原料交接并要求对方签字确认；公司代运的，采购部联系合规物流机构，确保原料安全运输至供应商指定地点，留存物流凭证。退货完成后，仓储部及时更新库存台账，采购部确认退货完成状态，作为后续理赔结算的依据。第十条理赔核算与支付财务部根据退货理赔协议及相关凭证，核算应理赔金额，包括原料采购款、已产生的运输费、检测费及合同约定的违约金等；采购部将核算结果与供应商确认，无异议的，提交财务部办理理赔款结算流程。供应商需返还采购款的，财务部在确认退货完成后，按协议时限督促供应商回款；供应商需支付违约金或赔偿损失的，财务部跟踪款项到账情况，到账后及时入账并记录。第十一条争议处理与供应商就退货理赔事宜无法协商一致的，采购部整理全部证据（包括采购合同、检测报告、沟通记录等），提交法务部门（行政部）；法务部门核实证据后，向供应商发送律师函或催告函，要求限期解决争议。催告后仍无法解决的，按采购合同约定的争议解决方式，启动仲裁或诉讼程序，采购部、财务部等部门配合提供相关证据，确保公司合法权益得到保障。第四章档案管理与监督追责第十二条档案管理退货理赔工作完成后，采购部在5个工作日内整理相关档案，包括退货申请单、检测报告、沟通记录、退货理赔协议、物流凭证、财务结算凭证等，纸质档案存入专用档案柜，电子档案备份至指定服务器。退货理赔档案保存期限不少于5年，涉及仲裁、诉讼的档案保存至案件执行完毕后3年，便于后续追溯核查。第十三条监督机制采购部每季度复盘退货理赔工作，分析退货理赔原因（如供应商资质审核不严、验收流程疏漏等），提出整改措施；公司管理层每半年抽查退货理赔档案，核查流程合规性及损失挽回情况。建立退货理赔投诉举报渠道，员工发现退货理赔过程中存在隐瞒问题、串通供应商、虚报损失等违规行为的，可向纪检部门举报，纪检部门及时核查并反馈结果。第十四条违规责任采购人员未及时上报原料问题、隐瞒退货理赔线索，导致公司损失扩大的，给予通报批评，扣减月度绩效，情节严重的调离岗位；品控人员出具虚假检测报告、错误判定责任主体，影响退货理赔结果的，取消检测资格，给予通报批评，造成经济损失的追究赔偿责任；供应商拒不配合退货理赔、拖延支付赔偿款的，列入公司供应商黑名单，终止合作关系，必要时通过法律途径追责；相关人员在退货理赔过程中收受供应商财物、泄露公司信息的，按公司廉政制度严肃处理，情节严重的移交司法机关。第五章附则第十五条制度解释权本制度由公司采购部会同品控部、财务