销售合同管理工具及交易风险评估表

销售合同管理工具及交易风险评估表一、适用业务场景本工具及模板适用于企业销售部门、法务部门、财务部门协同开展销售合同全生命周期管理，具体场景包括：新客户合作前：需通过风险评估确认交易安全性，避免与信用不良客户合作；合同拟定与审核：标准化合同条款，减少法律漏洞，明确双方权责；履约过程监控：跟踪合同执行进度，及时发觉回款延迟、交付异常等问题；历史合同归档：系统化管理合同文件，便于后续查阅、审计或纠纷处理；多部门协同：打破销售、法务、财务之间的信息壁垒，保证合同条款符合业务、法律、财务三方要求。二、标准化操作流程步骤1：合同起草前准备目标：明确交易需求，保证基础信息完整，为后续合同拟定与风险评估奠定基础。操作要点：收集客户信息：通过客户资质调查表，获取客户营业执照、法定代表人证件号码明、过往合作记录（如有）、行业口碑等基础资料，由销售专员*负责整理并提交至法务部门审核。明确交易核心要素：销售部门需与客户初步沟通，确定标的物名称/规格、数量、单价、总金额、交付时间、付款方式（如预付款比例、账期）、质量标准、违约责任等关键条款，形成《交易需求确认单》（见附件1）。准备基础资料：根据标的物特性，准备技术参数表、质量检测标准、交付验收流程等附件，保证合同内容与实际业务一致。步骤2：合同文本拟定与条款审核目标：依据企业标准合同模板及交易需求，拟定合法合规、权责清晰的合同文本。操作要点：选用标准模板：优先使用企业法务部门制定的《销售合同标准模板》（见附件2），根据交易类型（如普通销售、定制化销售、长期合作）调整模板条款，避免遗漏关键内容。填充核心条款：主体信息：填写签约双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人、联系方式等，保证与营业执照信息一致；标的与数量：明确产品名称、型号规格、单位、数量，避免使用“一批”“约”等模糊表述；价格与支付：列明单价、总价（含税/不含税）、币种，支付方式需注明账户信息、支付时限（如“合同签订后5个工作日内支付30%预付款”）；交付与验收：约定交付地点、时间、运输方式，验收标准需引用国标/行标或双方确认的技术文件；违约责任：明确逾期付款、交付延迟、质量不达标等情形的违约金计算方式（如“按逾期金额日万分之五支付违约金”）及争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）。多部门审核：销售部门初审：由销售经理*审核条款是否与客户沟通结果一致，交易目标是否可实现；法务部门复审：由法务专员*审核法律条款合规性（如格式条款是否无效、违约责任是否显失公平）、知识产权归属、保密义务等；财务部门终审：由财务主管*审核收款方式是否符合财务制度、税务处理是否正确、客户信用额度是否超限。审核通过后，形成《合同审核意见表》（见附件3），由三方签字确认。步骤3：交易风险评估目标：通过量化评估，识别交易潜在风险，制定应对措施，降低违约或损失概率。操作要点：填写《交易风险评估表》（见附件4），评估维度包括：客户信用风险：查询客户征信报告（如通过第三方信用平台）、过往付款记录、涉诉信息，评估其履约意愿；财务状况风险：要求客户提供近3年财务报表（资产负债表、利润表），分析偿债能力（资产负债率<70%为佳）、盈利能力（净利润率>行业平均水平）；履约能力风险：核实客户生产能力（如定制化产品需考察其生产线）、物流配送能力、质量管控体系；法律合规风险：检查客户经营资质是否齐全（如食品行业需《食品生产许可证》）、合同标的物是否涉及专利/侵权、交易是否符合行业监管要求；市场风险：评估产品市场价格波动风险、替代品竞争风险、政策变化风险（如环保政策对行业的影响）。确定风险等级：根据评分结果（总分100分），将风险划分为三级：低风险（≥80分）：可正常推进交易；中风险（60-79分）：需增加风险控制措施（如提高预付款比例、要求提供担保）；高风险（<60分）：建议暂停交易或终止合作。制定应对方案：针对中高风险项，由销售部门联合法务、财务制定《风险应对措施表》（见附件5），明确责任人和完成时限（如“客户资产负债率偏高，需于3日内追加抵押担保”）。步骤4：合同签订与归档目标：完成合同签署，保证法律效力，实现合同文件规范化管理。操作要点：双方签字盖章：审核通过且风险评估达标后，由法定代表人或授权代表签字，并加盖企业合同专用章及客户公章（如为个人客户，需签字按手印）；合同一式多份（至少双方各执一份，企业留存原件+复印件归档）。扫描与登记：将签订完成的合同扫描成PDF（清晰度需保证文字可辨认），在《合同管理台账》（见附件6）中登记合同编号、签订日期、客户名称、金额、责任人、归档路径等信息，由档案管理员*统一录入合同管理系统。同步关键部门：将合同文本及附件同步至销售、法务、财务部门，保证各部门按条款履行职责（如销售部门跟踪交付，财务部门监控收款）。步骤5：履约监控与复盘目标：实时跟踪合同执行进度，及时处理异常情况，总结经验优化流程。操作要点：履约跟踪：销售专员每月更新《履约跟踪表》（见附件7），记录交付进度、回款状态、客户反馈（如质量投诉、变更需求），对逾期事项（如未按时付款、未按期交付）及时预警并上报销售经理。异常处理：出现履约异常时，由销售部门牵头，联合法务、财务制定解决方案（如协商延期付款、更换不合格产品），必要时启动违约责任条款。合同复盘：合同履行完毕（或终止）后，由销售部门组织复盘会议，分析履约中的风险点及应对效果，更新《标准合同模板》及《风险评估指标库》，持续优化管理流程。三、核心工具模板清单附件1：交易需求确认单项目内容负责人确认日期客户名称销售*标的物名称销售*规格型号/技术参数销售*数量销售*单价（含税）销售*总金额销售*交付时间销售*付款方式销售*特殊要求（如定制化开发、保密条款等）销售*销售部门初审□通过□不通过（原因：_________________________）销售经理*法务部门审核□通过□不通过（原因：_________________________）法务专员*财务部门审核□通过□不通过（原因：_________________________）财务主管*附件2：销售合同标准模板合同编号：_________甲方（销售方）：_________________________统一社会信用代码：_________________________法定代表人：_________________地址：_________联系方式：_________乙方（采购方）：_________________________统一社会信用代码：_________________________法定代表人：_________________地址：_________联系方式：_________第一条标的物名称、规格、数量及价格序号产品名称规格型号单位数量单价（元）总价（元）1合计第二条质量标准：产品质量符合____________________（国家标准/行业标准/双方确认的技术文件），质保期______个月。第三条交付：交付时间______年______月______日，交付地点_________，运输方式及费用承担_________。第四条付款方式：乙方于合同签订后______个工作日内支付预付款______%；标的物交付并验收合格后______个工作日内支付______%；质保期满无质量问题后______个工作日内支付剩余______%。第五条违约责任：甲方逾期交付的，每逾期1日按逾期部分总金额的______%支付违约金；乙方逾期付款的，每逾期1日按逾期金额的______%支付违约金；产品质量不合格的，甲方应在乙方提出异议后______日内负责更换或退货，并承担由此产生的费用。附件3：合同审核意见表审核环节审核人审核意见签字日期销售初审销售经理*□通过□需修改（修改内容：_________________________）法务复审法务专员*□通过□需修改（修改内容：_________________________）财务终审财务主管*□通过□需修改（修改内容：_________________________）最终结论□审核通过，可签订□需补充材料后再次审核□审核不通过，终止流程附件4：交易风险评估表评估维度评估指标分值（0-10分）评分标准得分客户信用风险征信报告10无不良记录10分，有一般逾期5分，严重逾期0分过往付款记录10均按时付款10分，偶尔逾期5分，多次逾期0分财务状况风险资产负债率10<50%10分，50%-70%6分，>70%0分净利润率10>行业均值5分，行业均值±2%3分，<行业均值-2%0分履约能力风险生产/交付能力10完全满足需求10分，基本满足7分，存在不足3分质量管控体系10有ISO认证等完整体系10分，有基础管控7分，无体系3分法律合规风险经营资质完整性10齐全10分，缺失1-2项5分，缺失3项及以上0分合同标的物合规性10无法律风险10分，存在潜在风险5分，明确违规0分市场风险价格波动幅度（近6个月）10波动<5%10分，5%-10%6分，>10%3分政策影响10无不利影响10分，轻微影响6分，严重影响3分总分100风险等级□低风险（≥80分）□中风险（60-79分）□高风险（<60分）风险描述应对建议附件5：风险应对措施表风险维度风险点描述应对措施责任人完成时限客户信用风险客户过往有2次逾期付款记录1.将预付款比例从30%提高至50%；2.要求客户提供第三方担保销售*签约前财务状况风险客户资产负债率75%（略超警戒线）1.缩短账期至30天；2.每月提交财务报表监控偿债能力财务*履约期内履约能力风险定制化产品客户无同类生产经验1.派技术人员驻场指导生产；2.分阶段交付，每阶段验收合格后支付下一笔款项生产*交付前附件6：合同管理台账合同编号客户名称合同金额（元）签订日期履约期限责任人当前状态（待签订/履行中/已完成/终止）归档路径（系统/纸质）备注销售*附件7：履约跟踪表合同编号标的物名称交付计划日期实际交付日期验收状态回款计划日期实际回款日期金额（元）异常情况及处理责任人销售*四、使用关键要点提示信息真实性核查：客户信息、资质文件需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核实，避免虚假材料导致风险；风险评估动态更新：若客户经营状况发生重大变化（如涉诉、破产），需重