采购需求与供应商信息管理模板供应商筛选标准版

适用场景与核心价值标准化操作流程一、采购需求明确与前置准备需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目组等）填写《采购需求明细表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、预算金额、交付时间、技术要求等核心要素，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。需求评审：采购部组织需求部门、技术部门、财务部门对需求进行联合评审，重点核实需求的合理性、预算的合规性及标准的明确性，形成《需求评审纪要》，明确最终采购需求。二、供应商筛选标准制定标准维度设计：根据采购需求特性，从“企业资质、产品/服务质量、价格水平、履约能力、合作信誉”五大维度制定筛选标准，保证标准与需求强相关。企业资质：营业执照、行业生产/经营许可证、相关体系认证（如ISO9001、ISO14001等）、特定行业资质（如医疗器械经营许可证等）；产品/服务质量：质量检测报告、样品合格率、行业认证标识、不良品处理机制；价格水平：报价合理性（对比市场均价或历史采购价）、成本控制能力、付款条件灵活性；履约能力：生产/服务产能、交付及时率（要求不低于98%）、售后服务响应时间（如24小时内响应）、应急处理方案；合作信誉：近三年内无重大商业纠纷、无行政处罚记录、银行信用等级（如AA及以上）、客户评价（至少3家合作案例*）。量化指标设定：对每个维度设定量化评分细则（如“企业资质”中“必备资质每缺1项扣10分，最高扣20分”），形成《供应商筛选评分标准表》，经采购部负责人、法务部审核后执行。三、供应商信息收集与初步筛选信息收集渠道：通过公开招标平台（如采购网、企业采购平台）、行业展会、行业协会推荐、主动寻源（针对优质潜在供应商）等渠道收集供应商信息，要求供应商提交《供应商信息登记表》及相关证明材料（复印件加盖公章）。初步资格审查：采购部对收集到的供应商信息进行形式审查，重点核对：营业执照等资质文件是否在有效期内；是否具备本次采购的核心资质（如特定行业许可）；是否存在法律法规禁止合作的情况（如被列入经营异常名录、严重违法失信企业名单）。审查合格的供应商进入“候选供应商库”，不合格的供应商书面反馈原因（如“未提供XX资质证明”）。四、供应商实地考察与深度评估考察对象确定：从候选供应商库中选取排名前50%的供应商（或根据采购金额设定，如50万元以上项目需考察全部候选供应商）进行实地考察。考察内容：由采购部牵头，联合需求部门、技术部门*组成考察小组，重点核查：生产/经营场所的真实性与稳定性（如厂房面积、设备状况）；质量控制体系（如质检流程、检测设备）；交付能力（如库存管理、物流合作方）；企业管理水平（如团队规模、组织架构、管理制度）。考察记录：填写《供应商实地考察记录表》，记录考察发觉的优势与不足，由考察小组成员共同签字确认。五、综合评分与结果确认评分打分：考察小组根据《供应商筛选评分标准表》，对通过实地考察的供应商进行独立打分（去掉最高分和最低分后取平均分），形成《供应商筛选评分表》。候选名单确定：按得分从高到低排序，得分≥80分且排名第一的供应商为“推荐供应商”，得分70-79分的为“备选供应商”，得分＜70分的直接淘汰。结果评审：采购部将《供应商筛选评分表》《供应商实地考察记录表》等材料提交至采购决策委员会（或由采购部负责人、需求部门负责人、财务负责人*组成评审小组）进行最终审议，确定最终中选供应商，形成《供应商筛选结果汇总表》。六、供应商信息归档与动态更新信息归档：对中选供应商及未通过筛选的供应商，将《供应商信息登记表》《资质证明材料》《筛选评分表》《考察记录表》《结果汇总表》等资料整理归档，建立“供应商档案库”。动态更新：每半年对供应商档案进行复核，更新供应商资质状态、合作业绩、履约评价等信息，对出现资质失效、履约不力等情况的供应商，启动“退出机制”并记录归档。核心模板表格设计表1：采购需求明细表需求编号需求部门需求名称规格型号单位数量预算金额（元）交付时间技术要求（可附页）需求部门负责人*提交日期XZ-2024-001生产部原材料AAA-001吨100500,0002024-06-30符合GB/T19001-2016标准张三2024-05-10表2：供应商信息登记表供应商编号供应商名称统一社会信用代码注册地址联系人联系方式（虚拟）主营业务资质文件清单（可附页）主要业绩案例（近三年）报价明细（可附页）供应商负责人*提交日期GYS-2024-001XX科技有限公司91110108XXXXXXXXXX北京市XX区李四5678原材料生产营业执照、ISO9001认证、环境管理体系认证1.与XX集团合作2023年原材料采购（金额80万元）；2.为XX公司提供2022年年度供应商服务（金额50万元）详见附件《报价单》王五2024-05-15表3：供应商筛选评分表供应商名称评分维度权重评分标准得分评分人*日期XX科技企业资质20%必备资质每缺1项扣10分，最高扣20分18赵六2024-05-20XX科技产品/服务质量30%质检报告齐全得15分，样品测试合格率100%得15分28钱七2024-05-20XX科技价格水平25%报价不高于市场均价5%得25分，每高1%扣2分23孙八2024-05-20XX科技履约能力15%交付及时率≥98%得10分，售后响应≤24小时得5分15周九2024-05-20XX科技合作信誉10%无不良记录得10分，每1项不良记录扣5分10吴十2024-05-20合计—100%—94——表4：供应商筛选结果汇总表筛选编号采购需求编号候选供应商名称总分排名筛选结论推荐理由需求部门意见*采购部意见*法务部审核意见*最终确认日期SX-2024-001XZ-2024-001XX科技941推荐综合评分第一，资质齐全，价格合理同意推荐同意无法律风险2024-05-25SX-2024-001XZ-2024-001YY贸易822备选价格较低，但交付能力待验证备选备选备选2024-05-25使用关键提示与风险规避需求明确性优先：采购需求描述需具体、量化，避免使用“优质”“高效”等模糊词汇，防止供应商理解偏差或后期履约争议。标准量化与透明化：筛选标准需提前向所有候选供应商公开，评分过程需留存打分依据（如“价格水平”需附市场均价对比表），避免主观随意性。信息真实性核验：对供应商提交的资质文件、业绩案例需通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核验，必要时要求公证处出具《真实性公证书》。动态管理机制：建立供应商“红黑名单”制度，对履约优秀的供应商优先推荐，对存在欺诈、违约行为的供应商永久禁入，并定期更新供应商库（建议每季度复核一次）。合规性保障：筛选过程需遵守