企业行政文档归档管理制度文档

企业行政文档归档管理制度第一章总则1.1制度目的为规范企业行政文档的归档管理，保证文件资料的完整性、系统性、安全性及可追溯性，提高行政工作效率，防范因文档丢失或管理混乱导致的风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于企业总部及各分支机构的行政类文档管理，包括但不限于日常行政管理、人力资源管理、财务管理、后勤保障、对外合作等过程中形成的具有保存价值的纸质及电子文档。1.3基本原则统一领导、分级负责：由行政部统筹管理，各部门指定专人负责本部门文档的初步整理与移交。规范分类、便于检索：按文档类型、形成部门、时间顺序等标准分类，保证归档后快速定位。安全保密、权限管控：涉及企业机密、商业秘密的文档需严格限定查阅权限，防止信息泄露。纸质与电子同步归档：重要文档需同时保存纸质版与电子版，保证双备份与一致性。第二章行政文档归档范围2.1日常行政管理类企业章程、股东会决议、董事会纪要等基础治理文件；年度工作计划、总结、工作报告及会议纪要；内部管理制度、流程文件、通知公告、红头文件；办公用品采购合同、供应商资质文件、采购审批单；固定资产台账、盘点报告、维修记录。2.2人力资源管理类员工花名册、劳动合同、入职离职手续、保密协议；薪酬福利方案、绩效考核记录、奖惩文件；培训计划、培训课件、员工职业发展档案；社保公积金缴纳凭证、个税申报记录。2.3财务管理类年度/季度财务预算、财务分析报告；会计凭证、会计账簿、财务报表（含审计报告）；税务申报表、完税凭证、发票存根联；成本核算资料、费用报销单据及审批记录。2.4对外合作与法律事务类对外合作合同、协议（含补充协议）、意向书；诉讼/仲裁案件材料、律师函、法律意见书；批文、许可证、资质证书（含年检记录）；客户/供应商资料、合作项目验收报告。2.5其他具有保存价值的文档企业文化建设活动方案、照片、视频资料；外部调研报告、行业分析数据；领导重要指示、讲话稿（需标注密级）。第三章行政文档分类与编号规则3.1分类标准采用“年度-部门-文档类型-流水号”四级分类法，具体年度：文件形成的自然年度，如“2024”；部门：用部门名称首字母缩写表示（如行政部“XZ”、人力资源部“RLY”），全称对照表见附件一；文档类型：用两位数字表示（如01制度类、02合同类、03会议纪要），类型编码表见附件二；流水号：同一年度、部门、类型下的文件顺序编号，从001起编。示例：2024年度行政部制度类第5份文件，编号为“2024-XZ-01-005”。3.2电子文档分类电子文档需在服务器“行政文档管理系统”中建立对应分类文件夹，结构与纸质分类一致，文件名需包含编号及核心名称（如“2024-XZ-01-005_办公用品管理制度”）。第四章行政文档归档管理全流程操作指南4.1文件形成与收集（阶段：文件产生后3个工作日内）责任主体：文件经办人、部门负责人；操作步骤：经办人在文件定稿后，检查内容完整性（如签字、盖章、日期是否齐全）；将纸质文件打印1-2份（根据重要性确定），电子文件同步保存至指定临时文件夹；部门负责人审核文件内容，确认无误后签字标注“已归档”。4.2文件整理与组卷（阶段：每月最后一个工作周）责任主体：各部门文档专员、行政部档案管理员*；操作步骤：排序：按文件形成时间顺序排列，同一文件的不同版本（如初稿、修订稿、终稿）需合并为一组，标注版本号；去除金属物：纸质文件去除夹子、回形针等，避免氧化锈蚀；编页号：每份文件右上角用铅笔编写页号（单页文件不编号）；填写卷内目录：按附件三《卷内文件目录》格式填写文件名称、形成日期、页数、备注等信息；装订：左侧装订，厚度不超过2cm，过厚需分卷；使用无酸纸档案盒封装，盒面标注“年度-部门-文档类型-起止流水号”（如“2024-XZ-01-001-010”）。4.3文件移交与归档（阶段：次月5日前）责任主体：各部门文档专员、行政部档案管理员*；操作步骤：填写移交清单：按附件四《行政文档移交清单》填写部门、移交日期、文件编号、名称、数量、保管期限等信息，双方签字确认；实物移交：将整理好的纸质档案盒送至行政部档案室，双方当面清点数量，检查档案盒标签是否清晰；电子归档：由行政部档案管理员*将电子文件至“行政文档管理系统”，设置查阅权限（如“仅部门负责人可查阅”“全员可查阅”），并同步移交清单电子版。4.4档案保管与维护（长期执行）责任主体：行政部档案管理员*、IT部；操作步骤：纸质档案保管：档案室配备防潮、防火、防虫、防盗设备，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；每季度检查一次档案状况，发觉破损、霉变及时修复或复制；档案柜排列整齐，标注“年度-部门”分类标签，便于查找。电子档案保管：每周对服务器电子档案进行增量备份，每月进行全量备份，备份数据存储于异地服务器；定期（每半年）检查电子文件可读性，格式过旧的文件需转换为通用格式（如PDF、DOCX）。4.5档案查阅与利用（即时响应）责任主体：申请人、档案管理员*、部门负责人；操作步骤：提交申请：内部员工查阅档案需填写附件五《行政档案查阅申请表》，注明查阅人、部门、用途、文件编号、查阅方式（查阅/复印）；权限审批：一般档案由部门负责人审批，涉密档案（如合同、财务数据）需报分管副总*审批；查阅登记：档案管理员*核对审批通过后，安排查阅，并填写《档案查阅登记表》（记录查阅时间、内容、归还情况）；复印件管理：需复印档案的，由档案管理员*加盖“档案专用章”，复印件注明“与原件一致”及复印日期。4.6档案鉴定与销毁（每年12月）责任主体：档案鉴定小组（由行政部、法务部、财务部负责人组成）、档案管理员*；操作步骤：鉴定标准：依据《档案保管期限表》（附件六），对到期档案进行鉴定，区分“继续保存”“销毁”两类；编制销毁清册：对拟销毁档案，填写《档案销毁审批表》及《档案销毁清册》，注明文件编号、名称、数量、销毁原因，报总经理*审批；监销销毁：由档案鉴定小组2人以上共同监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案进行彻底删除（不可恢复）；记录存档：销毁后，监销人签字确认，《档案销毁审批表》《档案销毁清册》永久保存。第五章责任分工5.1行政部统筹行政文档归档管理制度制定、修订与监督执行；负责档案室管理、档案保管、维护及提供查阅服务；组织各部门文档专员培训，指导文档整理与归档工作。5.2各业务部门指定1名文档专员（可兼职），负责本部门文件收集、整理、初步组卷及移交；保证文件形成及时、内容完整，符合归档要求；配合档案鉴定与销毁工作，提出本部门档案保管期限建议。5.3法务部/财务部参与涉密档案（合同、财务数据）的密级划定与查阅审批；对到期档案的合法性、合规性进行鉴定，提出销毁意见。5.4IT部负责电子文档管理系统的维护与安全保障，保证数据备份及时；协助解决电子档案技术问题（格式转换、权限设置等）。第六章行政文档归档管理常用表单模板附件一：部门名称首字母缩写对照表部门全称首字母缩写部门全称首字母缩写行政部XZ人力资源部RLY财务部CW市场营销部SCYX技术研发部KYF采购部CG法务部FW客户服务部KHFW附件二：文档类型编码表文档类型编码文档类型编码制度类01会议纪要类05合同协议类02人事管理类06财务报表类03资产管理类07批文类04其他重要文件类09附件三：卷内文件目录序号文件名称形成日期页数保管期限备注12024年度行政工作计划2024-01-05810年终稿2办公用品管理制度修订版2024-03-1512长期版本V2.0………………附件四：行政文档移交清单移交部门移交日期移交人接收人行政部2024-05-30张*李*文件编号文件名称数量（份）保管期限2024-XZ-01-001年度工作计划110年2024-CW-03-005一季度财务报表330年…………移交部门负责人签字：_______行政部负责人签字：_______附件五：行政档案查阅申请表申请人部门查阅日期申请用途（如：报销审计、合同履行核查）查阅文件信息编号文件名称2024-CG-02-003采购合同-供应商……部门负责人审批：_______档案管理员意见：_______分管副总审批（涉密）：_______附件六：档案保管期限表文档类型保管期限备注企业章程永久企业注销后继续保存10年年度工作计划/总结10年劳动合同员工离职后5年财务报表30年含年度审计报告采购合同合同终止后10年会议纪要5年涉密会议延长至10年日常通知3年第七章执行过程中的关键要点与风险规避7.1文档形成环节风险点：文件内容不完整（如缺少签字、盖章）、电子文件版本混乱；规避措施：推行标准化文件模板（如合同模板、会议纪要模板），明确文件审批流程，电子文件通过“版本控制”功能强制标注修订号。7.2归档时效性风险点：跨部门文件归档责任不清，导致延迟归档；规避措施：明确“谁经办、谁收集，谁主管、谁监督”原则，每月固定1天为“部门文档整理日”，行政部按月核查各部门归档完成率。7.3档案安全与保密风险点：涉密档案外泄、电子档案被非法篡改；规避措施：涉密档案单独存放，查阅需双人在场；电子档案采用“权限分级+操作日志”管理，记录查阅、修改、删除行为，IT部定期审计操作日志。7.4电子档案备份风险点：服务器故障、病毒攻击导致电子档案丢失；规避措施：实施“本地+异地+云端”三重备份，每日增量备份，每月全量备份，备份数据加密存储，每半年进行一次恢复演练。7.5档销毁合规性风险点：到期档案随意销毁，可能引发法律风险；规避措施：档案销毁必须经“部门申请-档案鉴定小组审核-总经理审批-监销执行”四步流程，《档案销