公文写作格式与规范

公文写作格式与规范公文作为党政机关、企事业单位传递决策、部署工作、沟通信息的法定载体，其格式规范是公文严肃性、权威性与执行效力的核心保障。掌握公文写作的格式与规范，既是职业素养的体现，更是确保政令畅通、工作落地的基础。本文从文种选用、格式要素、正文表达、排版印制四个维度，结合实务场景解析规范要点，为公文写作提供系统性指引。一、公文文种的选用规范公文文种的选择需严格匹配行文目的与隶属关系，混淆文种会直接削弱公文的法定效力。（一）法定文种的适用边界根据《党政机关公文处理工作条例》，法定公文共15种，核心文种的适用场景需精准把握：请示：向上级机关请求指示、批准，必须一文一事，主送机关仅限一个（如“主送：XX市人民政府”），不得抄送下级机关。报告：向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问，不得夹带请示事项。例：《关于XX项目进展情况的报告》（错误用法：《关于XX项目经费的请示报告》，因“报告”中夹带“请示”意图）。通知：发布规章、部署工作、传达要求，适用范围最广，可下行、平行（如“抄送：XX协会”）。函：平行机关或不相隶属机关间商洽工作、询问答复，结尾常用“盼复”“为荷”（如“以上事项，盼贵单位函复为荷”）。二、公文格式的核心要素解析公文格式分为版头、主体、版记三部分，各要素的编排需严格遵循《党政机关公文格式》（GB/T____）。（一）版头：公文的“身份标识”份号：涉密公文标注，6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行（如“____”）。密级与保密期限：涉密公文标注，顶格编排在版心左上角第二行（如“秘密★1年”，“★”为全角符号）。紧急程度：“特急”“加急”顶格编排在版心左上角（平件不标注）。发文字号：机关代字+年份+发文顺序号（如“XX政发〔2024〕5号”），年份用六角括号，发文顺序号不编虚位（如“5号”而非“05号”）。签发人：上行文（请示、报告）必须标注，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字（如“签发人：XXX”）。（二）主体：公文的“内容核心”标题：由“发文机关+事由+文种”组成，准确简洁（如《XX县教育局关于调整2024年秋季开学时间的通知》）。避免“关于……的有关通知”等冗余表述。主送机关：公文的主要受理机关，顶格标注，多个机关按“先上级、后同级，先系统内、后系统外”排序，同系统用顿号（如“XX局、XX办”），不同系统用逗号（如“XX局，XX协会”）。正文：逻辑清晰，层次分明。结构层次序数为：第一层“一、”（黑体），第二层“（一）”（楷体），第三层“1.”（仿宋），第四层“（1）”（仿宋）。附件说明：正文下空一行左空二字标注“附件：”，后接附件名称（如“附件：1.XX办法2.XX清单”），附件名称后不加标点。发文机关署名：全称或规范化简称，居右（如“XX市人民政府”）。联合行文时，主办机关在前，各机关名称间空一字。成文日期：会议通过或负责人签发的日期，用阿拉伯数字标全年、月、日（如“2024年10月1日”），不得用“04月”“十月”等不规范表述。印章：成文日期上居中，下压发文机关署名和日期（“骑年盖月”），联合行文时所有机关印章需完整覆盖发文机关署名。附注：对公文的说明或补充，居左空二字加圆括号（如“（此件公开发布）”“（联系人：XXX联系电话：XXX）”）。（三）版记：公文的“收尾说明”抄送机关：除主送机关外需执行或知晓的机关，居左空一字标注“抄送：”，后接机关名称（如“抄送：XX省委，XX部”）。印发机关和印发日期：印发机关为发文机关办公厅（室），印发日期用阿拉伯数字，与印发机关平行排列（如“印发机关：XX市人民政府办公厅印发日期：2024年10月2日”）。三、公文正文的表达规范公文语言需体现准确、简洁、庄重的风格，避免歧义与冗余。（一）逻辑结构：“目的-措施-要求”闭环开头：简明说明背景、依据或目的（如“为贯彻落实《XX意见》要求，结合我市实际，现就……通知如下：”）。主体：分条列项阐述任务、措施、标准，避免大段文字堆砌。例：“一、工作目标（一）完成XX任务……1.强化XX措施……”。结尾：根据文种选择规范用语，请示用“妥否，请批示”，通知用“特此通知”，函用“盼复”“专此函达”等。（二）语言要求：规范与精准并重准确：慎用模糊词，如“大概”“可能”改为“原则上”“拟”；数字表述规范，成文日期用阿拉伯数字，概数用汉字（如“三五天”“十余人”）。简洁：删除冗余表述，如“现予告知如下”简化为“现告知如下”；专业术语统一（如“牵头部门”而非“负责部门”）。庄重：使用公文专用语，如“悉”（知晓）、“为荷”（感谢）、“拟”（计划），避免口语化（如“商量”改为“商洽”）。四、公文排版与印制规范公文排版需兼顾美观性与严肃性，确保阅读体验与法定效力。（一）页面设置用纸：A4（210mm×297mm），纵向排版。页边距：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。（二）字体字号标题：二号小标宋体（加粗）。正文：三号仿宋_GB2312（一级标题三号黑体，二级标题三号楷体）。页码：4号半角宋体，居中标注（版记页不标页码，附件另起页标注）。（三）行距与版式行距：固定值28磅，每页22行，每行28字（确保公文“疏密得当”）。特殊版式：附件另面编排，版记前与正文一起装订，附件标题居中，序号与附件说明一致。结语公文格式与规范是公文“法定效力”的具象化体现，从业者需将规范内化为职业