采购管理规范化手册模板

采购管理规范化手册模板一、手册适用范围与应用目标本手册适用于企业内部各类采购活动，涵盖生产物料、办公用品、服务外包、固定资产等不同类型采购场景，旨在规范采购全流程操作，明确各部门职责分工，保证采购活动的合规性、经济性与时效性。通过标准化管理，降低采购成本，防范廉政风险，保障物资供应及时性，支撑企业战略目标实现。二、采购全流程操作指引（一）需求申请与审批需求发起各部门根据业务需求（如生产计划、办公需求、项目需求等），由申请人填写《采购申请单》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付日期及预算编码，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。紧急采购（如生产突发停机、安全应急处理等）需在申请单上标注“紧急”字样，同步电话通知采购部负责人*，事后补签审批流程。需求审核采购部收到申请单后，1个工作日内完成审核：核对需求合理性（如数量是否符合标准、预算是否充足）、规格描述是否清晰，必要时与申请人沟通确认。审核通过后，按采购金额分级审批：金额≤5000元：采购部经理*审批；5000元＜金额≤5万元：采购部经理审核后，分管副总审批；金额＞5万元：分管副总审核后，总经理审批。审批驳回需注明原因，反馈至需求部门修改后重新提交。（二）供应商寻源与评估寻源渠道公开采购：通过企业官网、第三方采购平台（如采购网、行业招标平台）发布采购公告，邀请符合资质的供应商参与。邀请采购：对于金额较大或技术复杂的采购，由采购部筛选3家及以上合格供应商发出邀请函。单一来源采购：仅能从唯一供应商处采购的（如专利产品、定制化服务），需经采购部、财务部、法务部联合审核，总经理*审批后方可执行。供应商资质审核供应商需提供以下材料（复印件加盖公章）：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证）、法定代表人证件号码明、授权委托书（非法定代表人报名时）。采购部对供应商资质进行真实性核查，建立《合格供应商名录》，动态更新（每季度复核一次，每年全面评估一次）。供应商评估与选定成立评估小组（由采购部、需求部门、技术部、财务部人员组成），采用综合评分法（价格权重40%、质量权重30%、服务权重20%、资质权重10%）对供应商进行打分。评估结果按得分从高到低排序，确定候选供应商。金额≥5万元的采购需进行实地考察，核实生产能力、质量管控水平等。选定供应商后，由采购部发出《中标通知书》，双方确认合作意向。（三）采购执行与合同签订询价与定价对于标准化物料（如办公用品、标准件），采购部需向至少3家合格供应商询价，比价后选择性价比最优的供应商。对于非标物料或服务，采用竞争性谈判或招标方式确定价格，谈判过程需形成书面记录，参与谈判人员签字确认。合同拟定与审批采购部根据双方确认的条款，拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间与地点、验收方式、付款条件、违约责任等核心内容。合同审批流程：采购部经理审核→法务部审核（合同条款合规性）→财务部审核（付款方式合理性）→分管副总审批→总经理*审批（金额≥10万元时）。合同修改需重新履行审批流程，严禁未经审批签订合同或变更合同条款。合同签订与存档审批通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章，合同一式三份（采购部、财务部、供应商各执一份），原件交行政部统一存档，电子版同步录入采购管理系统。（四）订单下达与交付跟踪订单创建采购部根据签订的《采购合同》，在采购管理系统中创建《采购订单》，注明订单号、供应商信息、物料/服务明细、交付时间、收货地址等，发送至供应商确认。交付跟踪供应商按订单约定发货后，需将发货单、物流单号等信息反馈至采购部。采购部实时跟踪物流状态，保证物资按时交付。如遇延迟，需及时与供应商沟通，协调催交并向需求部门反馈预计到达时间。需求部门需提前做好收货准备（如仓储空间、验收人员安排）。（五）验收与入库现场验收物资到达后，由需求部门、采购部、仓储部共同验收：数量核对：清点实物数量是否与订单、发货单一致；质量检验：根据合同约定的质量标准（如国家标准、行业标准、技术协议）进行检验，需出具《检验报告》（如需第三方检测，由检测机构出具）；规格型号核对：检查实物是否与订单要求一致，包装是否完好。验收合格，三方在《采购验收单》上签字确认；验收不合格，由采购部联系供应商处理（如退换货、折扣赔偿），并记录不合格原因，同步更新供应商评估记录。入库管理验收合格后，仓储部及时办理入库手续，填写《入库单》，注明物料名称、规格、数量、入库日期、批次号等信息，录入库存管理系统。《采购验收单》《入库单》等单据原件交财务部作为入账依据。（六）付款结算发票核对供应商开具合规发票（发票内容需与合同、订单、验收单一致），采购部在收到发票后3个工作日内完成核对，确认无误后提交财务部。付款申请与审批财务部核对发票、合同、验收单、入库单等单据无误后，按合同约定的付款条件（如预付款、到付款、分期付款）编制《付款申请单》，附相关单据提交审批。付款审批权限与合同审批权限一致，审批通过后由财务部安排付款。对账与档案归档财务部每月与供应商对账，保证往来账务清晰。采购部将采购全流程单据（申请单、审批表、合同、订单、验收单、发票等）整理成册，按“一单一档”原则归档，保存期限不少于5年。三、核心流程配套表单模板（一）采购申请单申请单号：申请部门：申请人：联系方式：申请日期：期望交付日期：预算编码：预算金额：序号物料/服务名称规格型号单位———————-———-——12审批意见：部门负责人*：采购部*：财务部*：日期：日期：日期：（二）供应商评估表供应商名称：联系人：联系方式：评估日期：资质审核（10分）□营业执照齐全（2分）□行业资质证书齐全（3分）□资质在有效期内（3分）□无不良记录（2分）得分：价格报价（40分）□低于市场均价（15分）□与市场均价持平（10分）□高于市场均价但≤5%（5分）□高于市场均价＞5%（0分）得分：质量保障（30分）□ISO9001认证（10分）□有完善质检流程（10分）□历史合格率≥95%（10分）得分：服务能力（20分）□交付及时率≥98%（10分）□售后响应时间≤24小时（5分）□提供技术支持（5分）得分：总分：评估结论：□推荐合作□备选□淘汰评估小组签字：采购部：需求部门：技术部：财务部：（三）采购验收单验收单号：采购订单号：供应商名称：交付日期：序号物料名称规格型号单位—————-———-——12验收结论：□合格□不合格（不合格原因说明：）需求部门签字*：采购部签字*：仓储部签字*：日期：（四）付款申请单申请单号：供应商名称：合同号：申请日期：付款金额（大写）：付款金额（小写）：付款方式：□银行转账□承兑汇票付款事由：□预付款□到付款□尾款□质保金附单据：□发票□合同□验收单□入库单□对账单审批意见：采购部*：财务部*：分管副总*：日期：日期：日期：四、执行过程中的关键要点（一）合规性要求严禁未经审批擅自采购，严禁化整为零规避审批流程。供应商选择必须坚持“公开、公平、公正”原则，优先从《合格供应商名录》中选择，名录外供应商需额外履行资质审核评估流程。合同条款需符合《_________民法典》《_________招标投标法》等法律法规，严禁签订“阴阳合同”。（二）流程衔接与时效各环节需在规定时限内完成：需求部门提交申请不超过1个工作日，采购部审核不超过1个工作日，供应商寻源一般不超过3个工作日（紧急采购除外），合同审批不超过2个工作日。如遇流程延误，责任部门需及时向上一级负责人反馈说明，并协调解决。（三）风险控制供应商风险：定期对供应商进行绩效评估（每年至少一次），对评估不合格的供应商暂停合作或清退出名录。质量风险：关键物料需签订质量保证协议，明确质量异议处理流程（如发觉质量问题，供应商需在48小时内响应）。廉政风险：采购人员严禁收受供应商回扣、礼品等不正当利益，违反者按企业规章制度处理，情节严重者移交司法机关。（四）特殊情况处理紧急采购：需经需求部门负责人和采购部负责人双签确认，事后3个工作日内补办审批手续，采购部需在月度报告中专项说明紧急采