自动化工作流任务管理系统

自动化工作流任务管理系统工具模板一、适用业务场景本系统适用于需要标准化流程、跨部门协作及任务高效跟踪的企业或团队场景，具体包括：项目全生命周期管理：从项目立项、需求评审、开发执行到验收交付，各环节任务自动流转，责任到人。审批流程自动化：如采购申请、费用报销、合同审批等，减少人工传递成本，缩短审批周期。客户服务跟进：客户需求提交、工单分配、问题处理、满意度回访等流程自动化，提升响应效率。内部运营协同：员工入职离职、设备申领、资料归档等跨部门事务，保证流程节点清晰、执行可追溯。二、系统操作流程详解系统登录与权限配置登录系统：通过企业统一身份认证账号（如OA账号）登录自动化工作流管理平台，选择对应角色（管理员/审批人/执行人）。权限配置（仅管理员可见）：在“角色管理”模块中创建角色（如“项目经理”“采购专员”），分配对应操作权限（如任务创建、审批、查看报表等）；在“人员管理”模块中关联员工与角色，保证权限与职责匹配。任务模板创建进入“流程模板”页面，“新建模板”，填写基础信息：模板名称（如“项目立项审批模板”）；适用范围（如“研发部门”“全公司”）；流程描述（如“用于新项目启动前的多级审批流程”）。绘制流程节点：通过拖拽方式添加节点（如“提交申请”“部门初审”“财务复审”“最终审批”“结果通知”），配置节点属性：节点类型（审批/自动执行/人工输入）；处理人（指定具体人员或角色，如“部门经理”“财务”）；审批规则（如“会签”（需所有审批人通过）或“或签”（任一审批人通过即可））；自动执行条件（如“审批通过后自动发送邮件通知项目组”）。保存模板并启用，支持版本管理，便于后续流程优化。任务发起与流转执行人登录系统，在“任务中心”“新建任务”，选择对应流程模板（如“项目立项审批模板”）；填写任务表单：根据模板要求录入信息（如项目名称、预算金额、负责人*、项目周期等），附件（如项目建议书、可行性报告）；提交任务：系统自动根据模板配置流转至第一处理节点（如“部门初审”），处理人收到待办提醒（系统消息/邮件/短信）。任务审批与执行处理人登录系统，在“待办任务”中查看当前任务，“处理”：审批操作：选择“通过”“驳回”或“转交”（转交需明确接手人），填写审批意见（如“预算需补充明细”）；自动执行节点：系统根据预设条件自动操作（如“审批通过后，自动在项目管理模块创建项目编号，并分配任务给开发*”）。若任务被驳回，系统自动将任务退回至上一节点，发起人根据意见修改后重新提交。进度跟踪与闭环管理任务发起人可在“我的任务”中实时查看进度（如“待财务复审”“已通过”），系统支持流程图可视化展示当前节点；任务完成后，系统自动归档任务数据，执行报告（如各环节耗时、处理人、审批意见等），支持导出为Excel或PDF；相关人员可通过“历史查询”检索已完成任务，用于复盘分析。流程优化与监控管理员进入“流程监控”模块，查看各流程节点的平均处理时长、驳回率、拥堵节点等数据；针对异常节点（如某审批环节频繁驳回），可分析原因并调整模板（如优化表单字段、增加审批指引）；定期收集用户反馈，通过“模板版本迭代”更新流程，保证系统适配业务变化。三、核心模板清单任务基本信息表字段名称字段说明示例值填写要求任务ID系统自动的唯一标识TK202405200001自动，不可修改任务名称任务的核心主题“产品V2.0版本立项”必填，简洁明了流程模板关联的流程模板名称“项目立项审批模板”下拉选择，必填发起人任务创建人张*（研发部）自动关联发起人账号当前处理人当前任务节点的处理人李*（财务部）系统根据流程自动分配截止时间任务要求完成的最后时间2024-05-2518:00必填，需合理设置任务状态任务当前所处阶段“审批中”自动更新（待处理/处理中/已完成/已驳回）优先级任务重要程度“高”/“中”/“低”默认“中”，发起人可调整附件任务相关支撑文件项目建议书.docx可选，支持多文件流程节点配置表节点名称节点类型处理角色/人员审批规则自动执行动作异常处理提交申请人工输入发起人---部门初审审批部门经理*或签驳回时通知发起人超时2小时自动升级至总监*财务复审审批财务主管*会签通过后自动项目编号超时1天自动提醒最终审批审批分管副总*或签通过后通知项目组启动任务驳回时终止流程并归档结果通知自动执行项目组全员-邮件发送审批结果及项目编号-执行进度跟踪表任务ID任务名称当前节点已处理环节耗时（小时）预计剩余时间负责人更新时间TK202405200001产品V2.0立项财务复审提交申请、部门初审1224李*2024-05-2014:00TK202405190002办公设备采购申请已完成提交申请、部门初审、财务审批36-王*2024-05-1917:30四、使用关键提醒权限最小化原则：仅分配用户完成工作所需的最低权限，避免越权操作；敏感节点（如财务审批）需指定专人负责，定期核查权限配置。模板标准化：流程模板需与现有业务规则对齐，避免流程冗余；表单字段应简洁必要，减少重复填报，关键信息（如金额、日期）需设置校验规则（如金额需为数字）。异常处理机制：明确超时节点（如审批超过24小时未处理）的升级流程（自动提醒上一级领导或系统管理员），避免任务卡滞；驳回时需注明具体原因，便于发起人快速整改。数据安全与备份：定期导出任务数据并异地备份