合同审批与执行标准化流程

合同审批与执行标准化流程工具指南一、适用范围与业务场景本流程适用于企业各类对外合同的审批、签订、执行及归档管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁合同等类型。适用于业务部门发起合同需求、法务部门审核合规性、财务部门审核财务条款、管理层审批决策及合同执行全过程跟踪，旨在规范合同管理、防范法律风险、保障企业权益。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与准备需求提出业务部门根据业务需求（如采购物资、提供服务、合作项目等），明确合同对方主体、合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式等核心要素。责任主体：业务部门负责人/合同发起人。输出物：《合同审批单》（见模板1）、合同草案（需包含双方基本信息、权利义务、违约责任、争议解决等核心条款）。对方主体资格审查业务部门需核实合同对方单位的营业执照、资质证书（如行业许可证、认证证书等）、法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约非法定代表人），保证对方具备履约能力。责任主体：业务部门经办人。要求：留存对方资质文件复印件（加盖公章）作为合同附件。（二）合同审核业务部门初审业务部门负责人审核合同内容的真实性、完整性及业务可行性，重点核对合同条款是否与业务需求一致，是否存在履约风险。责任主体：业务部门负责人。输出物：在《合同审批单》“业务部门审核意见”栏签署意见并签字。法务部门合规审核法务部门审核合同条款的合法性、合规性，重点检查：合同主体是否适格；权利义务是否明确，是否存在显失公平条款；违约责任是否清晰、合理；争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖约定是否有效；是否存在违反法律法规或企业内部制度的条款。责任主体：法务部门专员/法务负责人。输出物：在《合同审批单》“法务审核意见”栏签署意见，必要时对合同草案提出修改建议并反馈至业务部门。财务部门财务条款审核财务部门审核合同中的财务条款，重点检查：合同金额、定价标准是否合理；付款方式、进度、节点是否符合企业财务制度；发票类型、税率、开具及传递要求是否明确；是否存在潜在财务风险（如预付款比例过高、质保金约定缺失等）。责任主体：财务部门专员/财务负责人。输出物：在《合同审批单》“财务审核意见”栏签署意见，必要时与业务部门沟通调整财务条款。（三）合同审批分级审批权限根据合同金额及类型，明确审批权限（示例）：金额≤10万元：业务部门负责人→法务专员→财务专员→分管副总；10万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务负责人→财务负责人→分管副总→总经理；金额＞50万元或重大合同（如战略合作、资产转让等）：业务部门负责人→法务负责人→财务负责人→分管副总→总经理→董事会（如需）。审批流程执行各审批人需在《合同审批单》签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由），不得逾期未批或口头审批。若审批过程中需修改合同，由业务部门根据意见调整后重新发起审核流程。（四）合同签订与分发文本最终确认审批通过后，业务部门与对方单位就最终合同文本达成一致，保证双方版本一致（如有修订需签署《合同变更补充协议》）。盖章与签署合同文本由法定代表人或授权代理人签字，并加盖企业公章或合同专用章（严禁以部门章或其他印章代替）；涉及多页合同的，需加盖骑缝章；合同签订完成后，业务部门留存原件至少2份（1份归档，1份执行部门使用），复印件分发至法务、财务等相关部门。签订登记业务部门在《合同台账》（见模板2）中登记合同编号、名称、对方单位、签订日期、金额、履行期限、负责人等信息，保证合同可追溯。（五）合同执行与监控执行启动业务部门根据合同约定履行义务（如交付货物、提供服务、支付预付款等），同步向对方单位发送《合同履行通知函》（如需），明确履约节点。进度跟踪业务部门负责人每周/每月跟踪合同执行进度，填写《合同执行跟踪表》（见模板3），记录履约情况（如已完成工作量、剩余节点、是否存在延迟等）；若遇可能无法按时履约或对方违约情况，需立即上报分管副总及法务部门，启动风险应对机制（如协商变更、发送催告函、追究违约责任等）。付款管理财务部门根据合同约定的付款节点，审核业务部门提交的《合同付款申请单》（需附履约证明材料，如验收单、发票等），按流程办理付款手续；严禁超合同约定或提前付款，特殊情况需经总经理审批。（六）合同变更、解除与终止变更流程因业务需要变更合同内容（如金额、履行期限、标的物等），由业务部门发起《合同变更申请表》（见模板4），附双方协商一致的变更协议，重新履行审核审批流程；变更协议签订后，更新《合同台账》及《合同执行跟踪表》。解除与终止合同到期或双方协商一致解除/终止合同的，业务部门需书面通知对方单位，明确解除/终止日期及后续处理事项（如款项结算、资料返还等）；因一方违约导致合同解除的，法务部门牵头收集违约证据，依法/依约追究对方责任，并同步更新《合同台账》。（七）合同归档归档范围合同全周期资料，包括：合同审批单、合同文本及附件、对方资质文件、签订过程中的往来函件、变更/解除协议、付款凭证、履约证明材料（验收单、发票等）、纠纷处理文件等。归档要求合同履行完毕或终止后10个工作日内，由业务部门将上述资料整理成册，移交至档案管理部门；档案管理部门对合同资料进行编号、登记、入库保管，电子版同步存入企业合同管理系统；合同档案保存期限：一般合同不少于10年，重大合同不少于20年（法律法规另有规定的从其规定）。三、配套工具模板模板1：合同审批单合同名称合同编号对方单位合同金额（大写）￥（小写）合同类型□采购□销售□服务□其他合同履行期限自_年_月_日至_年__月__日发起部门发起人联系方式（*号代替）审核环节审核意见审核人签字日期业务部门审核法务审核财务审核分管副总审批总经理审批董事会审批（如需）备注：合同草案及附件请附后模板2：合同台账合同编号合同名称对方单位签订日期合同金额履行期限负责人履行状态归档日期□进行中□已完成□终止模板3：合同执行跟踪表合同编号合同名称跟踪节点计划完成日期实际完成日期履约情况说明（附证明材料）责任人风险提示模板4：合同变更申请表原合同编号原合同名称变更事项原内容变更后内容变更原因审批意见：同《合同审批单》流程四、关键风险与操作提示主体资格风险签订前务必核实对方营业执照、资质证书及授权委托书，避免与无民事行为能力或超越权限的单位签约；对方为自然人的，需核验证件号码原件及联系方式，避免身份信息造假。条款完整性风险合同必须包含核心条款：双方主体信息、标的、数量/质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件；避免使用“按惯例”“另行协商”等模糊表述，需明确具体标准或流程。审批流程合规风险严禁越级审批或简化审批流程，重大合同需经集体决策（如总经理办公会、董事会）；审批过程中如需补充材料，业务部门需在2个工作日内提供，避免审批延误。执行监控风险业务部门需指定专人负责合同执行跟踪，定期向部门负责人及分管领导汇报进度；发觉对方违约迹象（如延迟交付、质量不达标）时，需在24小时内上报法务部门，固定证据并启动应对程序。档案管理风险合同原件及附件