公司固定资产管理规范化执行指南

公司固定资产管理规范化执行指南一、适用场景与业务环节本指南适用于公司各部门固定资产全生命周期管理，涵盖资产从采购入库、领用分配、日常保管、内部调拨、定期盘点到报废处置的完整流程。涉及部门包括行政部（负责采购与台账维护）、使用部门（负责日常保管与申请）、财务部（负责价值核算与折旧管理），保证资产从“入口”到“出口”各环节规范有序，避免资产流失、信息错漏或管理责任不清。二、标准化操作流程详解（一）固定资产新增入库流程目的：规范新购资产验收、信息登记与入库管理，保证资产信息准确、账实一致。责任部门：行政部（主导）、采购部（配合）、财务部（监督）。操作步骤：步骤1：采购验收资产到货后，由行政部组织采购部、使用部门共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、采购金额、供应商信息等是否与采购订单一致，检查资产外观、功能是否完好。验收合格后，三方在《固定资产验收单》（表单1）上签字确认；若不合格，由采购部联系供应商退换货。步骤2：信息登记行政部根据验收合格的《固定资产验收单》，在“固定资产管理系统”中录入资产信息，包括：资产编号（系统自动唯一编码）、资产名称、类别（如办公设备、电子设备、家具用具等）、规格型号、品牌、采购日期、启用日期、原值、供应商、使用部门、保管人（初始为行政部）、存放地点等。系统自动资产标签（含编号、名称、启用日期），由行政部粘贴于资产显眼位置。步骤3：财务对接行政部将《固定资产验收单》、采购合同、发票复印件（或合规采购凭证）提交财务部，财务部核对无误后，在财务系统中建立资产卡片，开始计提折旧（按公司会计政策执行，如平均年限法）。（二）资产领用与调拨流程目的：规范资产领用、部门间调拨的申请与审批，明确资产使用责任。责任部门：使用部门（申请）、行政部（审批与执行）、财务部（信息更新）。操作步骤：步骤1：领用申请新增部门需领用资产时，由申请人填写《固定资产领用申请表》（表单2），注明资产名称、规格型号、需求数量、用途、使用人、预计使用期限，部门负责人签字确认后提交行政部。步骤2：审批与领用行政部根据库存情况审批：若库存充足，直接发放资产，领用人*在《领用申请表》签字确认，行政部更新系统信息（将“存放地点”改为领用部门，“保管人”改为领用人）；若库存不足，需启动采购流程（参照“新增入库”）。步骤3：内部调拨因部门调整或工作需要，资产需跨部门调拨时，由调入部门负责人填写《固定资产内部调拨单》（表单3），注明调拨资产信息、调入/调出部门、调拨原因，调出部门负责人签字确认后，报行政部审批。审批通过后，行政部组织调拨双方核对资产实物，确认无误后在《调拨单》签字，同步更新系统中的“使用部门”“保管人”“存放地点”，并通知财务部调整资产卡片归属。（三）资产日常维护与盘点流程目的：保证资产正常使用，定期核对账实，及时发觉并处理问题。责任部门：使用部门（日常维护）、行政部（组织盘点）、财务部（参与监督）。操作步骤：步骤1：日常维护使用部门负责所使用资产的日常清洁、简单维护，发觉故障或损坏时，应及时填写《固定资产维修申请表》（表单4），注明故障情况、维修需求，提交行政部。行政部评估后，联系维修方进行维修（维修费用根据资产归属承担），维修完成后由使用部门验收签字。步骤2：定期盘点行政部每季度组织一次全面盘点，每年12月底组织年度大盘点。盘点前，行政部下发盘点通知，明确时间、范围、要求；使用部门提前核对本部门资产台账与实物，保证信息一致。盘点时，由行政部、财务部、使用部门共同组成盘点小组，逐一核对资产编号、名称、数量、使用状况，填写《固定资产盘点表》（表单5），注明账实相符、盘盈、盘亏情况，并由三方签字确认。步骤3：差异处理对盘点中发觉的盘盈（账外资产）、盘亏（账有实无）情况，行政部牵头查明原因：盘盈需核实来源（如未及时入库、捐赠等），补充登记入库；盘亏需明确责任（如人为损坏、丢失等），填写《资产盘亏/毁损报告表》，报管理层审批后，财务部进行账务处理（如计提减值、核销资产）。（四）固定资产报废处置流程目的：规范报废资产的技术鉴定、审批与处置流程，保证资产残值合理回收。责任部门：使用部门（申请）、行政部（技术鉴定与处置）、财务部（价值核算）。操作步骤：步骤1：报废申请资产达到使用年限、严重损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门填写《固定资产报废申请表》（表单6），注明资产信息、报废原因、使用年限、现状（如损坏程度、是否可修复），部门负责人*签字后提交行政部。步骤2：技术鉴定行政部组织技术专业人员（或第三方机构）对报废资产进行技术鉴定，确认是否满足报废条件（如维修成本超过净值、无维修价值等），出具《固定资产技术鉴定报告》，与《报废申请表》一并报管理层审批（金额较大的资产需总经理*审批）。步骤3：处置与销账审批通过后，行政部选择处置方式：如残值变卖（需公开询价、签订合同）、捐赠（需符合公司规定）或回收处理。处置完成后，行政部取得处置证明（如变卖收据、捐赠协议），更新系统状态为“报废”，财务部根据处置证明与审批单进行账务处理（核销资产原值、累计折旧，确认残值收入或损失）。三、常用表单模板表单1：固定资产验收单序号资产编号资产名称规格型号品牌数量采购日期供应商原值（元）验收情况验收人日期1ZC-2024-001笔记本电脑ThinkPadT14联想12024-03-15科技公司6,000外观完好，运行正常张、李、王*2024-03-162ZC-2024-002办公桌1.5m钢木结构A品牌22024-03-15B家具厂1,800无划痕，结构稳固张、李、王*2024-03-16表单2：固定资产领用申请表申请人*部门申请日期资产编号资产名称规格型号需求数量用途使用人*预计使用期限部门负责人*签字赵*市场部2024-03-20ZC-2024-001笔记本电脑ThinkPadT141新员工办公孙*3年钱*表单3：固定资产内部调拨单调拨日期资产编号资产名称规格型号调出部门调入部门调拨原因保管人（原）保管人（现）存放地点（原）存放地点（现）调出部门负责人*签字调入部门负责人*签字行政部审核人2024-04-10ZC-2023-005打印机HPLaserJetPro销售部市场部部门人员调整周*吴*销售部办公室市场部办公室郑*钱*陈*表单4：固定资产维修申请表申请人*部门申请日期资产编号资产名称故障描述维修需求预计维修费用（元）维修后验收人维修完成日期孙*市场部2024-05-08ZC-2024-001笔记本电脑无法开机，屏幕不亮检修主板/屏幕800孙*2024-05-12表单5：固定资产盘点表（部门：市场部，盘点日期：2024-06-30）资产编号资产名称账面数量实盘数量差异数量差异原因资产状态（完好/损坏/闲置）盘点人财务人员签字部门负责人签字ZC-2024-001笔记本电脑110-完好孙*刘*钱*ZC-2023-010投影仪10-1丢失（待查）-孙*刘*钱*表单6：固定资产报废申请表申请人*部门申请日期资产编号资产名称规格型号使用年限报废原因技术鉴定意见残值预估（元）审批意见（部门/行政部/总经理）周*行政部2024-07-15ZC-2020-005办公桌1.5m钢木结构4年桌面严重破损，无法修复结构老化，维修成本超净值300元200同意报废（钱/陈/总经理*）四、关键风险控制点（一）资产信息准确性控制资产新增、调拨、报废时，必须在“固定资产管理系统”与纸质台账同步更新信息，保证系统数据与实物一致，严禁“账外资产”或“有账无物”情况。资产编号唯一，严禁重复或漏编，标签脱落需及时补贴。（二）责任到人控制每项资产明确“保管人”（使用部门个人或部门负责人），保管人离职或调岗时，需办理资产交接手续，填写《固定资产交接清单》（表单7），由交接双方、监交人（部门负责人或行政部）签字确认，避免责任断层。（三）流程合规控制严格执行审批权限：如资产报废需经部门负责人、行政部、管理层三级审批；大额资产采购（如单件超5000元）需总经理*审批。禁越权操作或简化流程，所有环节需留存书面记录（申请单、审批单、验收单等），档案保存期限不少于5年。（四）定期维护与盘点控制使用部门每月对资产进行自查，行政部每季度抽查，保证资产状态可控；年度盘点需覆盖全部资产，对盘盈盘亏必须查明原因并严肃处理，杜绝“重购置、轻管理”。（五）报