企业文件存档及保管管理制度

企业文件存档及保管管理制度一、适用范围与核心目标本制度适用于企业各部门、子公司及全体员工在业务开展、管理活动中形成的具有保存价值的各类文件（包括纸质文件、电子文件、声像资料等），旨在规范文件从形成到归档、保管、利用及销毁的全流程管理，保证文件的真实性、完整性、安全性，提高文件利用效率，防范信息泄露风险，满足企业运营、合规审计及历史追溯需求。二、文件分类与归档范围（一）文件分类标准按业务领域：管理类（如制度、会议纪要、请示报告）、业务类（如合同、项目方案、客户资料）、人事类（如劳动合同、入职档案、考核记录）、财务类（如凭证、报表、税务资料）、技术类（如研发图纸、专利文件、工艺标准）等。按文件类型：纸质文件、电子文件（含文档、表格、图片、视频等）、声像文件（如录音、录像）、实物档案（如奖杯、样品）等。按保密级别：公开文件（内部可自由传阅）、内部文件（限相关部门查阅）、秘密文件（需经审批查阅）、机密文件（严格管控，仅限指定人员查阅）。（二）归档范围凡反映企业主要职能活动、具有查考利用价值的文件材料，均需归档，包括但不限于：企业章程、组织架构、管理制度等基础管理文件；年度工作计划、总结、财务决算、审计报告；合同协议、招投标文件、项目立项及验收材料；员工招聘、培训、考核、离职等人事材料；研发项目的技术文档、专利证书、成果鉴定材料；重要会议纪要、领导讲话、活动影像资料等。三、文件全生命周期管理流程（一）文件形成与整理责任主体：文件形成部门或经办人（如业务员负责合同文件，行政专员负责会议纪要）为文件整理第一责任人。整理要求：纸质文件：使用统一规格的A4纸，字迹清晰、无涂改（如有修改需加盖修改人章），按“件”或“卷”装订，每份文件标注页码，附《文件整理目录》（含文件名称、文号、形成日期、页数等）。电子文件：命名规范为“部门-文件类型-名称-日期-版本号”（如“销售部-合同-项目采购合同-20240501-V1.0”），存储于企业指定服务器或云盘，定期备份（每月至少1次），重要电子文件需打印纸质版同步归档。声像文件：标注拍摄时间、地点、内容、拍摄人，刻录成光盘或存储于专用设备，附文字说明材料。（二）归档移交归档时限：纸质文件：在文件办理完毕后10个工作日内完成整理，每月最后一个工作日集中向档案室移交。电子文件：实时至企业档案管理系统，每月5日前完成上月电子文件的归档审核。移交流程：整理人填写《文件归档清单》（见附件1），经部门负责人审核签字后，与档案员办理交接。档案员核对文件数量、质量，核对无误后在《归档清单》上签字确认，双方各执一份留存。移交过程中如发觉文件缺失或损坏，需在3个工作日内补充完善，否则不予接收。（三）保管与维护存放要求：纸质档案：档案室配备防潮、防火、防虫、防盗、防光设施，档案柜分类编号（如“A-01-01”表示A类01柜01层），每柜张贴《档案存放索引》。电子档案：服务器或云盘设置访问权限，定期进行病毒查杀（每季度1次），重要数据采用“本地+异地”双备份（异地备份存放在保密场所）。秘密及以上文件：存放于带密码锁的专用档案柜，钥匙由档案员和部门负责人分别保管。维护措施：每季度检查档案存放环境（温度14-24℃，湿度45-60%），发觉问题及时整改。纸质档案每两年进行一次除尘、除霉处理，破损文件及时修复或复印替换。电子档案每半年检查一次备份文件的完整性，保证可正常读取。（四）借阅与利用借阅权限：公开文件：员工可自行在档案管理系统查阅，无需审批。内部文件：经本部门负责人*审批后借阅。秘密文件：经分管领导*审批后借阅，借阅期限不超过3个工作日。机密文件：需经总经理*审批，仅限在档案室查阅，不得带出。借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》（见附件2），注明借阅用途、期限，经审批后提交档案员。档案员核对审批权限，办理借阅登记（纸质文件需签字登记，电子文件需在系统中记录借阅日志）。借阅人需妥善保管文件，不得涂改、抽取、勾画、拆散，归还时档案员需检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录。（五）鉴定与销毁鉴定周期：档案室每年12月组织对到期档案进行鉴定，由档案员、法务专员、部门负责人*组成鉴定小组。鉴定流程：鉴定小组对照《档案保管期限表》（见附件3），逐一审核档案价值，确定“继续保管”“销毁”或“降密”处理。对拟销毁档案，填写《档案销毁审批表》（见附件4），经分管领导、总经理审批后，由鉴定小组2人以上共同监销。销毁要求：纸质档案：采用碎纸机销毁，保证无法辨认；销毁过程需拍照记录，照片与《销毁审批表》一并存档。电子档案：彻底删除存储介质数据，并进行格式化或物理销毁，严禁简单删除。四、标准化表格工具附件1：文件归档清单序号文件名称文号形成日期页数归档部门保管期限密级备注移交人接收人日期12024年度工作计划*办〔2024〕1号2024-01-0515总经办10年内部张*李*2024-01-102项目合同*合〔2024〕25号2024-03-158市场部长期秘密王*李*2024-03-20附件2：档案借阅申请表借阅部门借阅人联系方式借阅文件名称及文号借阅用途借阅期限审批人借阅日期归还日期档案员签字研发部赵*技术研发方案V2.0（*技〔2024〕8号）项目评审参考2024-05-10至2024-05-15刘*2024-05-082024-05-15陈*附件3：档案保管期限表（部分示例）档案类别文件名称示例保管期限备注管理类企业规章制度长期含修订版业务类重大合同协议长期金额100万元以上人事类劳动合同员工离职后10年财务类会计凭证、账簿10年其中永久保存的除外技术类专利证书、研发项目验收报告长期附件4：档案销毁审批表文件名称及文号形成日期保管期限销毁理由鉴定小组意见部门负责人意见分管领导意见总经理意见监销人销毁日期销毁人2023年度季度总结（*办〔2023〕5-8号）2023-12-2010年保管期限已到，无继续利用价值同意销毁同意同意同意张、王2024-12-15刘*五、关键执行要点与风险防控责任到人：各部门负责人需定期检查本部门文件管理情况，档案员负责对归档文件进行日常监督，保证制度落地。保密管理：涉密文件需在形成时标注密级，借阅时严格执行审批流程，严禁通过QQ等非加密渠道传输秘密及以上文件。电子文件安全：电子档案管理系统需设置操作日志，记录文件访问、修改、删除等行为，定期核查日志，保证数据安全。定期培训：档案室每半年组织一次文件管理培训，内容包括制度解读、