企业管理-年终厂商赞助物品管理办法SOP

会计实操文库11/11企业管理-年终厂商赞助物品管理办法SOP1.目的为规范年终厂商赞助物品（以下简称“赞助物品”）的接收、登记、存储、分配、使用及核销全流程管理，确保资产安全、账目清晰、使用高效，维护公司与厂商的良好合作关系，保障年终相关活动（如员工福利发放、客户答谢会、年终抽奖等）顺利开展，特制定本办法。2.适用范围本SOP适用于公司年终期间（每年11月1日至次年1月31日）所有厂商以合作支持、品牌联动等名义赞助的各类物品，包括但不限于实物礼品（家电、日用品、食品等）、礼券/储值卡、服务类权益（体检卡、旅游券等）等。3.职责分工责任部门/岗位核心职责对接部门（采购部/市场部）1.负责与厂商前期沟通，确认赞助物品的品类、数量、规格、价值、交付时间、交付地点及赞助用途；2.签订赞助协议（如需），明确双方权利义务；3.牵头组织赞助物品的接收与验收；4.及时将赞助物品相关信息同步至仓储部、财务部及使用部门。仓储部1.负责赞助物品的入库登记、分类存储、日常保管及定期盘点；2.建立赞助物品专项台账，实时更新物品收发状态；3.配合使用部门办理物品领用手续；4.及时向对接部门及财务部反馈物品存储异常情况（如损坏、短缺、过期等）。财务部1.负责赞助物品的价值核算、账务处理（按会计准则计入相应科目）；2.监督赞助物品的入库、领用及核销流程，核对台账与实际物品一致性；3.参与年终赞助物品盘点工作，出具盘点报告；4.负责赞助物品相关票据的审核与归档。使用部门（行政部/人力资源部/销售部等）1.根据活动需求提出赞助物品使用申请；2.按规定办理物品领用手续，负责领后物品的妥善保管与合理使用；3.活动结束后及时反馈物品使用情况，剩余物品按要求退回仓储部；4.配合财务部完成赞助物品核销工作。审计部（如需）负责对赞助物品管理全流程进行监督审计，核查流程合规性、账目准确性及资产安全性，发现问题及时提出整改意见。4.管理流程及操作规范4.1前期对接与确认（对接部门主导）对接部门与厂商沟通时，需明确以下核心信息，并形成书面记录（如《厂商赞助意向确认单》）：赞助物品基础信息：品类、名称、规格型号、数量、单价、总价值、保质期/有效期（如需）；交付信息：交付时间、交付地点（公司指定仓库/办公区）、运输方式（厂商送货/公司自提）、运输责任划分；使用要求：厂商是否对物品使用有特殊限制（如仅限员工福利、禁止转售等）、是否需要在活动中体现品牌标识；其他：是否需要公司出具赞助致谢函、是否涉及后续宣传合作等。若赞助物品价值较高（如单批总价值≥5000元）或涉及长期合作，需签订正式《赞助协议》，明确双方权利义务，协议经法务部审核、公司管理层审批后生效。对接部门需在厂商交付前3个工作日，将《厂商赞助意向确认单》或《赞助协议》复印件同步至仓储部、财务部，告知预计交付时间，以便做好接收准备。4.2接收与验收（对接部门+仓储部+财务部联合执行）物品交付时，对接部门、仓储部、财务部各派至少1名代表到场，共同核对物品信息：数量核对：对照《厂商赞助意向确认单》或送货单，逐一对物品数量进行清点，确保实际数量与约定一致；质量验收：检查物品外观是否完好、有无破损、变质、过期等情况，核对规格型号是否符合约定，贵重物品（如家电、高端礼品）需通电/开箱测试，确认功能正常；资料核对：检查厂商是否随货提供产品合格证、说明书、保修卡等相关资料，礼券/权益类物品需核对有效期、使用规则是否清晰。验收合格后，三方共同填写《年终厂商赞助物品验收单》（一式三份，对接部门、仓储部、财务部各执一份），详细记录物品名称、规格、数量、价值、验收日期、验收人员签字等信息。若验收发现物品数量短缺、质量不合格或规格不符，对接部门需立即与厂商沟通，明确解决方案（如补发、退换货），并形成书面沟通记录；仓储部暂不办理入库，待问题解决后重新组织验收。4.3入库登记（仓储部主导）验收合格后，仓储部需在2个工作日内完成赞助物品入库，按物品特性分类存储：实物类物品：按品类（家电、日用品、食品等）分区存放，贵重物品单独存入保险柜或专用库房，做好防潮、防火、防盗、防过期措施；礼券/权益类物品：存入专用文件柜，按有效期排序存放，明确标注到期时间，避免过期失效。建立《年终厂商赞助物品专项台账》，详细记录以下信息：物品ID、名称、规格、数量、单价、总价值、厂商名称、交付日期、验收日期、存储位置、领用记录（领用部门、领用人、领用日期、领用数量、用途）、剩余数量、核销状态等。仓储部将《年终厂商赞助物品验收单》复印件与台账同步至财务部，财务部据此进行账务处理，计入“营业外收入”或“其他应付款”等相应科目。4.4领用与分配（使用部门+仓储部执行）使用部门需根据活动需求，提前3个工作日填写《年终厂商赞助物品领用申请单》，注明领用物品名称、规格、数量、用途（如“员工年终福利”“客户答谢会礼品”“年终抽奖奖品”）、活动时间、领用人及部门负责人签字，提交至对接部门及财务部审核。审核通过后，使用部门凭《领用申请单》到仓储部办理领用手续，仓储部核对申请信息与台账一致后，办理物品出库，更新专项台账，领用人与仓储管理员共同签字确认。若领用物品为贵重物品或大批量物品，仓储部需安排专人陪同出库，确保物品安全交接；礼券/权益类物品领用需额外登记编号，明确责任。领用后，使用部门需指定专人负责物品保管，按申请用途合理使用，严禁擅自改变用途、挪用或私分赞助物品；活动现场发放物品需做好发放登记，由领取人签字确认（如《员工福利发放登记表》《抽奖奖品领取登记表》）。4.5使用跟踪与剩余物品退回（使用部门+仓储部）活动结束后3个工作日内，使用部门需向对接部门及财务部提交《年终厂商赞助物品使用情况报告》，详细说明领用物品的实际使用数量、剩余数量、发放/使用明细（附发放登记记录）、未使用原因等。剩余物品需在活动结束后5个工作日内退回仓储部，仓储部核对物品信息（数量、质量）后，办理重新入库手续，更新专项台账；若剩余物品存在损坏、过期等情况，需在报告中注明，由对接部门与厂商沟通处理（如需），或按公司资产报废流程处理。若赞助物品需对外赠送（如客户礼品），使用部门需留存受赠人信息（公司名称/个人姓名、联系方式），作为后续核销依据，确保赠送行为合规。4.6核销与归档（财务部+仓储部+对接部门联合执行）年终活动全部结束后（次年1月31日前），财务部牵头组织赞助物品核销工作，核对以下信息：仓储部专项台账与实际物品数量一致性；使用部门《领用申请单》《使用情况报告》与发放登记记录一致性；赞助物品总价值、使用价值、剩余价值核算准确性。核销完成后，财务部出具《年终厂商赞助物品核销报告》，明确已使用、剩余、报废物品情况，经部门负责人签字后，同步至对接部门、仓储部及管理层备案。剩余物品处理：可留存物品（如未过期的日用品、可重复使用的礼品）：由仓储部继续保管，纳入下一年度资产台账，优先用于后续活动；不可留存物品（如过期食品、失效礼券）：按公司资产报废流程处理，由仓储部、财务部、对接部门共同清点确认，填写《资产报废单》，经审批后妥善处置（如销毁、捐赠），并留存处置记录。归档管理：各部门将相关资料整理归档，包括《厂商赞助意向确认单》《赞助协议》《验收单》《领用申请单》《使用情况报告》《核销报告》《发放登记记录》《报废单》等，归档期限不少于3年，以备后续核查。4.7定期盘点（仓储部+财务部）仓储部需每月对赞助物品进行一次盘点，核对台账与实际物品数量、状态一致性，填写《年终厂商赞助物品盘点表》，发现短缺、损坏等异常情况，立即上报对接部门及财务部。年终（12月31日前）进行一次全面盘点，由财务部牵头，仓储部、对接部门参与，形成《年终赞助物品全面盘点报告》，确保账实相符；若存在差异，需查明原因，明确责任，按规定处理。5.注意事项所有赞助物品相关沟通、审批、交接均需形成书面记录，确保流程可追溯，严禁口头约定或无记录操作。对接部门需严格核实厂商资质及赞助物品合法性，避免接收假冒伪劣、侵权或不符合国家规定的物品，若因此产生法律风险，由对接部门承担相应责任。仓储部需加强物品日常保管，定期检查存储环境，贵重物品、易碎物品、易腐物品需重点管控，防止资产损失。使用部门需严格按申请用途使用赞助物品，严禁擅自转售、挪用、私分，一经发现，将追究相关人员责任；情节严重的，按公司规章制度处理。财务部需及时完成账务处理与核销工作，确保财务数据准确，若发现账实不符、流程违规等情况，需立即提出整改意见，督促相关部门落实。活动结束后，对接部门需及时向厂商反馈赞助物品使用情况，出具致谢函（如需），维护良好的合作关系；涉及后续宣传合作的，按赞助协议要求执行。6.附则本SOP由采购部（或市场部，根据公司实际对接部门确定）牵头制定，财务部、仓储部配合修订，最终解释权归公司行政部所有。本SOP未尽事宜，按公司《资产管理办法》《财务管理制度》等相关规定执行；若与国家法律法规冲突，以国家法律法规为准。本SOP自发布之日起生效，原有相关管理规定与本SOP不一致的，以本SOP为准。附件：