2026年橡胶制品公司公章证照分级审批管理制度

2026年橡胶制品公司公章证照分级审批管理制度第一章总则第一条为规范公司公章、证照的使用、审批、保管流程，防范印章证照使用风险，保障公司合法权益，结合本公司橡胶制品生产、销售、运营等业务特点（涵盖橡胶制品加工、成品销售、供应链合作、项目招投标等环节），特制定本制度。第二条本制度适用于公司本部及所属各业务单元所有公章、证照的分级审批、使用、保管、交接、备案等全流程管理，包括各类印章、营业执照、生产许可证、资质证书、检测报告等核心证照。第三条公章证照管理遵循“分级审批、权责明确、全程留痕、安全可控”的原则，严格按照审批权限使用，杜绝无授权使用、违规使用等行为，符合《印章治安管理办法》《中华人民共和国公司法》等国家法律法规要求。第四条公司行政部门是公章证照管理的归口部门，负责公章证照的统一保管、审批登记、使用监督；各部门按职责分工提出使用申请，管理层按权限完成审批，形成“统一保管、分级审批、规范使用、闭环监督”的管理体系。第二章公章证照分类及管理责任第五条公章分级标准：（一）一级公章：公司公章、法定代表人印章、财务专用章（含银行预留印鉴），为公司核心印章，涉及公司重大权益事项使用；（二）二级公章：合同专用章、发票专用章、项目专用章，用于合同签订、发票开具、项目执行等专项业务；（三）三级公章：各部门专用章（如生产部、销售部、采购部章），仅用于部门内部沟通、非对外效力的业务往来。第六条证照分级标准：（一）一级证照：营业执照（正副本）、生产许可证、安全生产许可证、核心资质认证证书，为公司经营必备核心证照；（二）二级证照：税务登记证、银行开户许可证、产品检测报告、行业协会备案证书，用于日常经营及专项业务办理；（三）三级证照：部门内部管理类备案文件、非核心业务资质证明，仅用于特定场景的业务辅助。第七条保管责任划分：（一）一级公章、一级证照由行政部门指定专人（印章管理员）保管，存放于加密保险柜，钥匙与密码分开保管；（二）二级公章、二级证照由行政部门按业务类别指定专人保管，存放于带锁文件柜，使用后及时归位；（三）三级公章由对应部门指定专人保管，三级证照由使用部门自行保管，行政部门备案留存复印件。第八条印章管理员、证照管理员职责：（一）建立公章证照使用台账，如实记录使用时间、事由、审批人、使用人、归还时间等信息；（二）严格按审批意见办理使用手续，无完整审批手续的，一律不得出借、使用公章证照；（三）定期检查公章证照完好性，发现遗失、损毁、过期等情况，立即上报行政部门负责人及公司管理层；（四）离职或调岗时，完成公章证照及台账的交接工作，经核对无误后方可办理离岗手续。第三章分级审批权限第九条一级公章使用审批权限：（一）用于对外签订重大合同（单笔金额超一定标准）、投融资、担保、诉讼等重大事项的，需经公司总经理审批，必要时提交股东会/董事会审议；（二）用于工商变更、资质年审、税务申报等重要经营事项的，需经公司分管副总审批；（三）任何情况下，一级公章不得用于空白纸张、空白合同的盖章，严禁外带使用，确需外带的，需总经理审批并由2名以上人员全程陪同。第十条二级公章使用审批权限：（一）合同专用章用于签订日常经营合同（单笔金额在标准范围内）的，需经对应业务部门负责人审核、行政部门负责人复核；（二）发票专用章由财务部门负责人审批，仅用于发票开具、税务相关业务办理；（三）项目专用章用于项目执行相关文件的，需经项目负责人审核、分管项目副总审批。第十一条三级公章使用审批权限：（一）部门专用章仅用于内部文件流转、非对外承诺类业务沟通，由部门负责人审批；（二）三级公章不得用于对外签订合同、出具承诺函、申报资质等具有法律效力的事项。第十二条证照使用审批权限：（一）一级证照原件出借、复印使用的，需经行政部门负责人审核、分管副总审批；（二）二级证照原件使用的，由业务部门负责人审核、行政部门负责人审批；复印件使用的，由业务部门负责人审批；（三）三级证照使用由对应部门负责人审批，行政部门备案即可。第四章使用审批流程第十三条公章使用流程：（一）使用人填写《公章使用申请单》，注明使用事由、盖章文件名称及份数、预计使用时间，附上需盖章的文件初稿；（二）按审批权限提交对应负责人审批，审批完成后，将《申请单》及盖章文件提交印章管理员；（三）印章管理员核对审批手续、文件内容，确认无误后盖章，同时在台账记录相关信息，使用人签字确认；（四）盖章完成后，印章管理员留存《申请单》及文件复印件归档，使用人取回盖章文件。第十四条证照使用流程：（一）使用人填写《证照使用申请单》，注明使用事由、证照名称、使用形式（原件/复印件）、使用期限；（二）按审批权限完成审批后，提交证照管理员；（三）使用原件的，证照管理员登记借出时间，使用人签字确认，使用完毕后需在规定期限内归还，管理员核对完好性后登记归还时间；（四）使用复印件的，证照管理员核对原件后复印，在复印件上注明“仅用于XX事项，有效期至XX日期”，加盖公章（如需）后交付使用人，留存复印件及《申请单》归档。第十五条紧急情况审批：因紧急业务需使用公章证照且相关审批人无法及时审批的，可先通过书面授权（微信、邮件等可追溯方式）完成临时审批，事后1个工作日内补齐纸质审批手续。第五章保管与交接第十六条公章证照保管要求：（一）一级公章、一级证照存放于独立加密保险柜，每日下班前检查保险柜锁闭情况；（二）二级公章、二级证照存放于带锁文件柜，非工作时间锁闭，严禁随意摆放；（三）所有公章证照不得转借他人，保管人不得擅自使用，严禁在空白文件上盖章。第十七条交接管理：（一）保管人离职、调岗、休假超过7天的，需办理公章证照交接手续，填写《公章证照交接清单》，列明物品名称、数量、状态；（二）交接时需有行政部门负责人监交，交接双方核对清单与实物无误后签字确认，监交人签字见证，清单一式三份，交接双方、行政部门各留存一份；（三）临时交接（如休假）的，需明确交接期限及责任，假期结束后及时收回保管权并核对物品。第十八条遗失与补办：公章证照遗失的，保管人需立即上报，行政部门按规定登报挂失，同时向相关主管部门申请补办，追究相关责任人责任。第六章监督考核与责任追究第十九条行政部门每月对公章证照使用、保管情况进行核查，重点检查审批手续是否完整、台账记录是否规范、物品是否完好，核查结果纳入部门绩效考核。第二十条奖励情形：（一）严格执行本制度，年度内无公章证照使用违规、遗失等情况的保管人，给予500-1000元奖励；（二）及时发现公章证照使用风险、避免公司损失的，给予专项奖励，优先推荐评优评先。第二十一条责任追究情形：（一）无审批手续擅自使用公章证照的，给予责任人警告处分，扣减当月绩效10%-30%，造成损失的，承担相应赔偿责任；（二）保管不善导致公章证照遗失、损毁的，扣减责任人当月绩效20%-50%，情节严重的调整岗位；（三）违规外带公章、在空白文件盖章，或擅自出借公章证照的，给予记过处分，扣减当月全部绩效，造成重大损失的，解除劳动合同并追究法律责任；（四）审批人未按权限审批、违规审批的，