合同管理办法

合同管理办法第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理流程，防范合同风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合公司实际经营情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及下属各部门、分公司、子公司在经营活动中与自然人、法人或其他组织签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、借款合同、劳动合同等。第三条基本原则合法性原则：合同内容及签订流程必须符合国家法律法规及政策要求，严禁签订违法违规合同。审慎性原则：合同签订前需对合作方资质、信用状况进行全面审查，对合同条款进行严谨审核。效益性原则：合同条款应明确双方权利义务，保障公司经济效益，避免因条款疏漏导致损失。保密原则：合同涉及的商业秘密、技术信息等需严格保密，未经授权不得泄露。第二章合同管理机构与职责第四条合同管理机构设置公司设立合同管理委员会作为合同管理的决策机构，下设法务部为合同管理的执行部门，各业务部门为合同的发起和履行部门。第五条各部门职责合同管理委员会：负责审批重大合同（如金额超过100万元、涉及重大资产处置等），协调解决合同管理中的重大问题。法务部：制定和修订合同管理办法及标准合同文本；审核合同的合法性、完整性和风险点；参与重大合同的谈判和起草；处理合同纠纷，代表公司进行诉讼或仲裁；建立合同档案，定期对合同管理情况进行检查和评估。业务部门：发起合同签订申请，提供合同相关的业务背景资料；与合作方进行初步谈判，起草合同初稿；负责合同的履行、跟踪和验收；及时向法务部反馈合同履行中出现的问题。财务部：审核合同中的付款条款、发票要求等财务相关内容；依据合同约定办理款项支付、结算等事宜；监督合同履行中的财务风险，如应收账款回收情况等。第三章合同的订立第六条合同签订前的准备合作方资格审查：业务部门应对合作方的主体资格（如营业执照、资质证书等）、信用状况（如征信报告、过往合作记录等）、履约能力（如财务报表、生产能力等）进行全面审查，并将审查资料提交法务部备案。合同可行性分析：业务部门应结合公司战略目标、市场情况等，对合同项目的可行性进行分析，评估项目的收益和风险。标准合同文本的使用：对于常用类型的合同（如采购合同、销售合同等），应优先使用法务部制定的标准合同文本。如因特殊情况需对标准文本进行修改，需经法务部审核同意。第七条合同的起草与审核合同起草：业务部门根据业务需求和合作方谈判情况起草合同初稿，内容应包括合同主体、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等基本条款。内部审核流程：业务部门负责人审核：对合同的业务内容、可行性等进行审核；财务部审核：对合同的财务条款进行审核；法务部审核：对合同的合法性、风险点等进行审核，提出修改意见；分管领导审核：对合同的整体情况进行审核；合同管理委员会审批（如为重大合同）。审核意见的处理：业务部门应根据各部门的审核意见对合同进行修改，修改后的合同需再次提交审核，直至所有审核意见得到落实。第八条合同的签订签字与盖章：合同经内部审核通过后，由法定代表人或其授权代理人签字，并加盖公司公章或合同专用章。授权代理人需持有法定代表人出具的授权委托书，授权范围应明确具体。合同份数：合同一式至少两份，公司和合作方各执一份。涉及多个部门的，可根据需要增加份数，由相关部门留存。合同生效：合同自双方签字盖章之日起生效，如合同约定了生效条件（如须经审批、公证等），则自条件成就之日起生效。第四章合同的履行第九条合同履行的跟踪与监控履行计划的制定：业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务和责任人。履行情况的记录：业务部门应建立合同履行台账，记录合同履行的进度、款项支付情况、货物交付情况等信息，并定期向法务部和财务部报送。履行异常的处理：如发现合作方存在违约迹象（如逾期付款、交付的货物不符合质量要求等），业务部门应及时向法务部报告，法务部应根据情况采取相应的措施，如发送催告函、协商解决、提起诉讼等。第十条合同的变更与解除合同变更：如因客观情况发生变化需变更合同内容，业务部门应与合作方协商一致，签订书面的变更协议，并按照原合同的审核流程进行审核。合同解除：如出现合同约定的解除条件或法定解除事由，业务部门应及时向法务部报告，法务部应协助业务部门与合作方协商解除合同，或通过法律途径解除合同。合同解除后，业务部门应及时清理合同相关的资产、款项等，并向法务部提交解除报告。第五章合同的档案管理第十一条合同档案的内容合同档案应包括合同正本、附件、审批文件、履行记录、变更协议、解除协议、纠纷处理材料等与合同相关的所有文件资料。第十二条合同档案的保管归档时间：合同签订后，业务部门应在5个工作日内将合同及相关资料移交法务部归档。保管期限：一般合同的保管期限为合同履行完毕后10年；重大合同、涉及知识产权的合同等保管期限为永久；劳动合同的保管期限为员工离职后2年。档案查阅：公司内部员工因工作需要查阅合同档案的，需填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人和法务部负责人批准后，方可查阅。查阅时不得涂改、损毁档案资料。第十三条合同档案的销毁合同档案保管期限届满后，法务部应会同档案管理部门对档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，经公司领导批准后，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。第六章合同的监督与检查第十四条监督检查的内容合同管理制度的执行情况：检查各部门是否严格按照本办法的规定进行合同管理，如合同签订前的资格审查、内部审核流程等。合同履行情况：检查合同是否按照约定履行，是否存在违约行为，履约进度是否符合要求等。合同档案管理情况：检查合同档案是否完整、规范，保管是否安全等。第十五条监督检查的方式定期检查：法务部每半年对公司合同管理情况进行一次全面检查，并向合同管理委员会提交检查报告。不定期抽查：法务部可根据工作需要，对各部门的合同管理情况进行不定期抽查。专项检查：针对特定类型的合同或合同管理中的突出问题，开展专项检查。第十六条监督检查结果的处理对监督检查中发现的问题，法务部应向相关部门发出整改通知书，要求其限期整改。对整改不力或拒不整改的部门和个人，公司将按照相关规定进行处罚。对合同管理工作表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。第七章合同纠纷的处理第十七条纠纷的预警与报告业务部门在合同履行过程中如发现可能引发纠纷的情况，应及时向法务部报告，并提供相关证据材料。法务部应及时介入，分析纠纷原因，评估风险，并制定应对方案。第十八条纠纷的处理方式协商解决：优先通过与合作方协商的方式解决纠纷，争取达成和解协议。协商过程中，应注意保存相关证据，如协商记录、往来函件等。调解：如协商不成，可申请第三方调解机构进行调解。仲裁或诉讼：如调解不成，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。法务部应负责准备诉讼或仲裁材料，代表公司参与庭审等活动。第十九条纠纷处理的责任追究对因故意或重大过失导致合同纠纷发生，给公司造成损失的部门和个人，公司将按照相关规定追究其责任。第八章附则第二十条解释权本办法由公司法务部负责解释。第二十一条生效日期本办法自发布之日起生效，原《合同管理办法》同时废止。第二十二条附件本办法