行政人员费用申请审核操作手册

行政人员费用申请审核操作手册一、适用工作场景本操作手册适用于公司行政人员日常工作中需发起的各类行政支出费用申请审核流程，具体包括但不限于以下情况：日常行政物资采购：如办公用品、清洁用品、固定资产（非生产类）等采购费用；临时性公务支持：如部门会议布置、活动物料准备、客户接待（非福利性质）等产生的必要支出；行政服务外包费用：如保洁、绿植养护、维修服务等外包服务费用结算；跨部门协作行政支出：需由行政部门统一垫付或分摊的跨部门协作费用；其他行政类零星支出：如快递费、通讯费（行政公话）、小额运输费等符合公司规定的行政相关费用。二、费用申请审核全流程操作指引（一）申请前准备明确费用类型与依据确认费用所属类别（参考“适用工作场景”），核对是否符合公司《行政费用管理办法》中规定的支出范围；如涉及采购，需提前确认是否有库存或可复用物资，避免重复申领；如涉及服务外包，需核对服务合同约定的费用标准与结算周期。准备必要附件材料根据费用类型准备以下材料（原件扫描或拍照，保证清晰可辨）：采购类：询价对比表（至少3家供应商报价，注明选择依据）、采购申请单（如涉及固定资产需填写资产登记表）；服务类：服务合同/协议（明确服务内容、费用标准）、验收单（由服务使用部门签字确认）；零星支出类：消费明细清单（如快递单号、话费账单截图）、费用事由说明（简要说明支出用途与必要性）。确认预算额度登录公司预算管理系统，查询该费用对应的部门预算剩余额度，保证申请金额在预算范围内；如需超预算，需提前填写《超预算申请说明》，经部门负责人签字确认后一并提交。（二）提交费用申请填写《行政费用申请表》登录公司OA系统或行政管理系统，进入“费用申请”模块，逐项填写以下信息（带*为必填项）：申请基本信息：申请日期、申请人姓名、所属部门、联系方式；费用明细：费用项目（如“A4纸采购”“会议室布置物料”）、费用类型（下拉选择：物资采购/服务外包/零星支出等）、预算科目（如“行政办公费/会议费/业务招待费”）、申请金额（大小写一致）、*费用用途（详细说明，如“为市场部新产品发布会采购背景板、易拉宝等物料，共5项”）；附件清单：申请前准备的附件材料，填写附件名称及份数，保证与实际提交材料一致。提交申请并选择审批人填写完成后，“提交”按钮，根据审批流程选择对应审批人：行政专员/主管：负责审核材料完整性、费用合规性；部门负责人：负责审核费用必要性、预算匹配度；分管行政领导：负责最终审批（单笔金额≥5000元需终审）。（三）初审环节（行政专员/主管）材料完整性检查核对《行政费用申请表》必填项是否完整（申请人、部门、金额、用途等）；检查附件材料是否齐全（如采购类需询价表、服务类需验收单），缺失材料需在1个工作日内退回申请人补充，并注明补充要求。合规性审核核对费用类型是否符合公司《行政费用管理办法》规定，如“业务招待费”需注明接待对象与事由（非福利性质）；检查采购类费用是否执行了比价流程，供应商选择是否符合“质优价廉”原则；确认超预算申请是否已附《超预算申请说明》及部门负责人签字。初审结果反馈审核通过：在OA系统中“通过”，流转至下一审批人（部门负责人）；审核不通过：在系统中填写不通过原因（如“附件缺失：未询价对比表”“费用不符合规定：XX费用类型不纳入行政支出”），退回申请人修改，修改后需重新提交。（四）复审环节（部门负责人）必要性审核核对费用用途是否与部门工作计划相关，如“会议布置物料”需确认是否有对应会议安排；判断费用支出是否必要，是否存在替代方案（如可复用旧物资、可降低费用标准）。预算匹配度审核登录预算管理系统，核对申请金额是否在部门预算剩余额度内，超预算部分是否已获批；对大额支出（≥3000元）需确认费用分摊方式（如涉及跨部门，需附分摊比例说明）。复审结果反馈审核通过：在系统中“通过”，流转至终审人（分管行政领导）；审核不通过：填写不通过原因（如“费用必要性不足：可使用现有物资”“超预算未获批”），退回申请人调整申请金额或补充说明。（五）终审环节（分管行政领导）综合审批从公司整体成本控制角度，审核费用的合理性与效益性；对大额支出（≥5000元）或特殊费用（如跨部门协作支出），需与财务部门沟通确认是否符合财务制度。终审结果反馈审核通过：在系统中“批准”，《费用审批通过通知》，同步至申请人及财务部门；审核不通过：填写不通过原因（如“费用超出年度预算范围”“不符合成本控制要求”），退回申请人并抄送部门负责人。（六）结果反馈与后续处理结果通知申请人登录OA系统查看审批结果，通过后可联系行政专员获取《费用拨付通知单》；不通过需根据审批意见修改后重新提交。费用报销与支付审批通过后，申请人需在5个工作日内提交费用报销（需附审批通过的《行政费用申请表》、原始发票、附件材料），至财务部门审核；财务部门审核无误后，按公司支付流程安排付款（如对公转账、备用金报销等）。资料归档行政专员每月收集已完成的《行政费用申请表》、附件材料、报销凭证，整理归档，保存期限不少于3年。三、行政费用申请表模板（参考）行政费用申请表申请日期：______年______月______日申请人信息申请人姓名*所属部门联系方式费用基本信息*费用项目名称*费用类型（单选）□物资采购□服务外包□零星支出□其他______*预算科目*申请金额（大写）*申请金额（小写）¥______*费用用途说明（详细描述支出原因、用途、受益对象等，不少于50字）预算信息预算科目编码本年度预算总额¥______本年度已使用预算¥______本次申请后剩余预算¥______是否超预算□是□否（如“是”，需另附《超预算申请说明》）附件清单（请列出附件名称及份数，如“询价对比表1份、验收单1份”）1.2.审批意见初审人（行政专员/主管）□通过□不通过意见：__________________________签字：______日期：______复审人（部门负责人）□通过□不通过意见：__________________________签字：______日期：______终审人（分管行政领导）□批准□不通过意见：__________________________签字：______日期：______四、操作要点提示（一）对申请人的提示材料真实完整：保证《行政费用申请表》填写信息真实，附件材料与申请事项一致，不得虚构事由或伪造凭证；预算提前确认：大额支出（≥3000元）需提前3个工作日提交申请，预留充足的审批时间；及时跟进反馈：提交申请后，需每日登录系统查看审批进度，如被退回需在2个工作日内完成修改并重新提交；报销时限要求：审批通过后，费用需在5个工作日内完成报销，逾期未报销需向行政部说明原因。（二）对审核人的提示审核标准统一：严格按照《行政费用管理办法》及公司制度审核，不得因人情或个人偏好放宽标准；时效把控：初审/复审需在1个工作日内完成，终审需在2个工作日内完成（特殊情况需在系统中标注原因）；沟通反馈：对不通过的申请，需明确说明原因，避免模糊表述（如“费用不合理”应改为“采购单价高于市场均价20%，需重新比价”）；保密要求：不得泄露申请人的费用明细及审批信息，保证流程严肃性。（三）通用注意事项费用分类清晰：申请时需准确选择费用类型，避免跨类别混淆（如“固定资产采购”不得归入“零星支出”）；附件规范命名：附件时需按“费用类型