会议纪要格式规范及撰写模板

会议纪要格式规范及撰写模板一、适用场景说明会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类需明确责任、跟踪进度、存档备查的正式会议场景，包括但不限于：常规工作会议：如部门周会、月度总结会，用于同步工作进展、部署下一阶段任务；项目专题会：如项目启动会、需求评审会、风险研判会，用于明确项目目标、关键节点及风险应对措施；跨部门协调会：如资源对接会、流程优化会，用于解决跨部门协作中的职责划分、资源调配问题；决策评审会：如方案评审会、预算审批会，用于记录最终决策结果及决策依据；对外沟通会：如客户需求沟通会、合作伙伴对接会，用于确认双方共识及后续合作事项。二、撰写步骤详解会议纪要需遵循“会前准备—会中记录—会后整理—审核定稿”的规范流程，保证内容完整、逻辑清晰、责任明确。（一）会前准备：夯实记录基础明确会议核心目标提前与会议主持人沟通，确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果，避免记录偏离方向。例如：“本次会议旨在明确Q3产品迭代需求优先级，确定开发资源分配方案”。收集会议背景资料整理会议议程、相关材料（如项目方案、数据报表、待讨论议题清单），熟悉参会人员职责（如总监负责资源审批、主管负责需求细节说明），便于快速理解发言内容。准备记录工具根据会议规模选择记录方式：小型会议可使用笔记本电脑实时整理文字；大型会议建议采用“录音+笔记”结合（需提前征得主持人同意），关键数据（如时间、金额、节点）需手动标注，避免遗漏。（二）会中记录：精准捕捉关键信息记录基础要素准确填写会议基本信息，包括：会议名称（需体现主题，如“XX项目Q3需求优先级评审会”）；时间（精确到分钟，如“2023年8月15日14:00-16:30”）；地点（线上会议需注明平台及会议号，如“腾讯会议，会议号XXX-XXXX-XXXX”）；主持人（经理）、记录人（助理）；参会人员（分“出席”“列席”，如出席：总监、主管、专员；列席：技术代表）；缺席人员（需注明原因，如“*主管因出差缺席，已提前提交书面意见”）。聚焦议题与发言要点按议程顺序记录，突出“讨论焦点、不同观点、结论性意见”，避免逐字记录冗余内容。例如：议题1：“Q3需求优先级排序”*主管提出：“用户反馈的‘功能A优化’需优先处理，因当前用户投诉率达30%”；*技术代表反馈：“功能A开发周期约2周，若优先处理，可能导致‘功能B’上线延期3天”；*总监结论：“功能A优先级第一，功能B延期至9月10日，需同步向客户说明”。明确决议与待办事项对会议形成的决议及后续任务需单独记录，包含“具体内容、责任主体、完成时限”，避免模糊表述。例如：决议：“同意‘功能A优化方案’，预算控制在5万元内”；待办1：专员负责8月20日前提交需求详细文档，抄送主管；待办2：*技术代表负责8月25日前完成开发排期，反馈至项目组。（三）会后整理：完善内容逻辑核对与补充信息会后2小时内整理初稿，对照会议录音或笔记补充遗漏信息（如未记录的发言人观点、关键数据），保证内容与会议实际一致。若存在争议点，及时与主持人或相关参会人确认，避免主观臆断。梳理结构与提炼重点按逻辑顺序调整内容：先会议基本信息，再按议题分“讨论过程—结论—决议/待办”，最后补充“其他说明”（如下次会议安排）。对重复内容合并，口语化表述转为书面语（如“这个事儿得抓紧”改为“需尽快推进”）。格式规范排版统一字体（标题用黑体三号，用宋体小四）、行间距（1.5倍），关键信息（如决议、待办）加粗或用编号标注，保证层次分明。（四）审核与定稿：保证准确性提交审核初稿完成后，首先提交会议主持人审核，确认核心内容（如决议、责任分工）无遗漏或偏差；涉及跨部门任务的，需同步发送相关负责人确认可执行性。修改完善根据审核意见调整内容，例如：将“负责人尽快完成”修改为“负责人于8月25日前完成”，明确时限；补充缺失的参会人员签字栏。分发与存档定稿后24小时内分发至所有参会人员及相关部门（分发清单可备注“抄送：总经办、人力资源部”），并按公司规定存档（电子档存共享服务器，纸质档由行政部归档），保存期限不少于3年。三、标准模板结构以下为会议纪要的标准模板，可根据实际会议类型调整模块内容：会议基本信息会议名称XX项目Q3需求优先级评审会会议时间2023年8月15日14:00-16:30会议地点公司3楼会议室（线上：腾讯会议XXX-XXXX-XXXX）主持人*总监记录人*助理出席人员总监、主管（产品部）、专员（运营部）、技术代表（技术部）列席人员*财务专员缺席人员*主管（市场部），因出差，已提交书面意见会议主题确定Q3产品迭代需求优先级及开发资源分配方案会议议程与内容记录议程1：Q3需求清单回顾-专员展示Q3需求清单（共12项），说明需求来源（用户反馈8项、战略规划4项）。-主管补充：“功能A优化”为用户反馈高频需求，当前版本存在功能瓶颈。议程2：优先级排序讨论-技术代表：“功能A开发周期14天，功能B（战略规划项）开发周期10天，若优先处理功能A，功能B延期3天。”-总监：“功能A优先级第一（用户需求导向），功能B延期至9月10日，需提前向客户沟通。”议程3：资源分配确认-决议：开发团队（5人）优先投入功能A开发，预算5万元；功能B开发团队（3人）8月25日启动。会议决议事项序号决议内容1确认“功能A优化”为Q3第一优先级需求，8月20日前启动开发2功能B开发延期至9月10日，由*专员负责8月25日前向客户发送延期通知3Q3需求总预算控制在15万元内，由*财务专员8月18日前完成预算审核后续待办任务序号任务描述1提交“功能A优化”需求详细文档（含用户反馈数据、技术方案）2完成“功能A”开发排期，明确每日交付节点3向客户发送“功能B”延期通知，说明原因及新上线时间其他说明附件清单1.Q3需求清单.xlsx；2.功能A优化方案初稿.docx下次会议安排9月5日14:00，3楼会议室，Q3开发进度复盘会（主持人：*总监）分送范围总经办、产品部、技术部、运营部、*财务部四、撰写注意事项内容客观准确禁止添加个人观点或情绪化表述，如“主管的方案不切实际”应改为“主管提出方案需补充可行性分析”。数据、时间、责任主体等信息需与会议记录一致，模糊表述（如“尽快”“大约”）需替换为具体时限或量化标准。重点突出，避免冗余聚焦“决策、待办、争议点”等核心信息，对讨论过程中的细节描述（如“*总监举了XX案例”）可简化，若需保留可作为附件说明。及时性与时效性会后24小时内完成初稿审核，保证参会人员对内容记忆清晰，避免因时间过长导致信息偏差。紧急会议（如问题响应会）需在会后