采购管理标准化流程模板供应商选择与合同管理版

采购管理标准化流程模板：供应商选择与合同管理版一、适用范围与场景二、标准化操作流程（一）供应商选择阶段步骤1：采购需求确认操作内容：需求部门提交《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、技术参数及服务要求等关键信息。采购部对接需求部门，对需求的合理性、完整性进行审核，避免需求模糊或标准不明确导致后续供应商筛选偏差。责任部门：需求部门（发起）、采购部（审核）输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人及采购部负责人签字确认）步骤2：供应商寻源操作内容：采购部根据采购标的类型，通过公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购（适用法定情形）等方式寻源。公开招标：通过企业采购平台、行业媒体发布招标公告，邀请潜在供应商参与；邀请招标：从合格供应商库中选取3家及以上供应商发出投标邀请；询比价：对金额较小或技术简单的采购，向不少于3家合格供应商发出询价单，要求在规定时间内报价；单一来源：因专利、专有技术等原因只能从唯一供应商采购的，需提供详细说明及审批文件。责任部门：采购部输出成果》供应商投标文件/报价单、供应商报名记录步骤3：供应商资格预审操作内容：采购部对报名或受邀供应商进行资格预审，重点审核以下内容：营业执照及相关行业资质（如ISO9001质量体系认证、行业特许经营许可证等）；财务状况（近3年财务报表、银行资信证明，无重大债务纠纷）；生产/服务能力（设备清单、技术团队配置、产能证明）；商业信誉（近3年无重大违法记录、无重大诉讼仲裁，可通过“信用中国”等官方渠道核查）。资格预审不合格的供应商不得进入后续环节，采购部需向不合格供应商反馈简要理由。责任部门：采购部（主导）、法务部（协助核查资质合规性）输出成果》供应商资格预审表（附资质证明文件复印件）步骤4：供应商综合评估操作内容：采购部组织成立评估小组（成员包括采购部、需求部、技术部、质量部、财务部等），根据采购标的特性制定《供应商评估打分表》，从以下维度对通过资格预审的供应商进行量化评分（总分100分）：价格（30-40分）：报价合理性、成本控制能力；质量保障（25-35分）：质量体系认证、不良品率控制、售后响应速度；履约能力（20-30分）：交付周期、产能匹配度、过往合作业绩（需提供合同复印件及用户评价）；服务水平（10-15分）：技术支持、培训服务、问题解决效率；信誉与合规（5-10分）：商业信用、社会责任（如环保认证、劳动合规等）。评估小组独立打分，取平均分作为最终得分，按得分高低排序推荐候选供应商（推荐数量不少于2家，若得分差距低于5分需补充说明理由）。责任部门：评估小组（各成员部门协同）输出成果》供应商评估报告（含打分明细、评估小组签字）、候选供应商推荐名单步骤5：商务谈判与确定供应商操作内容：采购部与候选供应商进行商务谈判，重点沟通价格、付款方式、交付条款、违约责任、质量验收标准等合同核心条款。谈判需形成《谈判纪要》，记录双方主要共识及分歧。根据谈判结果及综合评估得分，采购部提出拟选定供应商建议，报采购负责人及分管领导审批。责任部门：采购部（主导）、需求部、法务部（参与合同条款谈判）输出成果》谈判纪要、供应商选定审批表（经相关负责人签字）（二）合同管理阶段步骤1：合同起草操作内容：采购部根据选定供应商信息及谈判结果，参照企业《合同管理规范》及国家相关法律法规，起草采购合同。合同内容需包含以下核心条款：双方基本信息（供应商名称、地址、统一社会信用代码，采购方企业全称及法定代表人）；采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价，需与采购需求一致）；质量标准（明确执行的国家/行业标准、验收方法及检验报告要求）；交付条款（交付时间、地点、运输方式、风险转移节点）；付款方式（预付款比例、到货付款节点、质保金比例及返还条件）；双方权利义务（供应商的供货义务、采购方的验收义务及保密义务等）；违约责任（逾期交货、质量不达标、售后服务不到位的违约金计算方式及赔偿范围）；争议解决方式（约定诉讼管辖地或仲裁机构）；合同生效条件（双方签字盖章后生效，约定生效时间）。合同初稿需附《采购合同评审表》，发起跨部门评审。责任部门：采购部（起草）、法务部（审核合规性）、财务部（审核付款条款）、需求部（审核技术参数）输出成果》采购合同（初稿）、合同评审表步骤2：合同评审与修订操作内容：法务部审核合同条款的合法性、完整性，重点排查歧义条款、法律风险点（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）；财务部审核付款方式、发票类型（如增值税专用发票）、税务处理等财务相关条款，保证符合企业财务制度及税法要求；需求部审核技术参数、质量标准、交付要求等是否与采购需求一致，保证满足项目使用需求；采购部汇总各部门评审意见，与供应商沟通修订合同，直至所有评审部门无异议。修订后的合同需重新提交法务部复核，保证重大修改无法律风险。责任部门：法务部、财务部、需求部、采购部输出成果》采购合同（修订版）、合同评审表（各部门评审意见及签字确认）步骤3：合同签订与分发操作内容：合同经最终评审通过后，由采购部负责人及法定代表人（或授权代表）签字，并加盖企业合同专用章及供应商公章（合同章需与签约主体一致）。签订完成的合同，采购部负责编制《合同登记台账》，记录合同编号、签订日期、供应商名称、合同金额、履行期限等信息，并将合同正本分发至采购部（存档）、财务部（付款依据）、需求部（履约跟踪）、法务部（法律备案）各部门，复印件由供应商留存。责任部门：采购部（主导）、行政部（印章管理）输出成果》签订完成的采购合同、合同登记台账步骤4：合同履行跟踪操作内容：采购部作为合同履行主责部门，需建立《合同履行跟踪表》，实时监控供应商交付进度、质量情况及售后服务响应。交付跟踪：供应商按约定时间交付后，需求部需在3个工作日内完成数量清点及外观检验，填写《到货验收单》；质量检验：质量部对到货物料进行抽样检验，出具《质量检验报告》，合格物料办理入库手续，不合格物料按合同约定要求供应商退换货或索赔；付款管理：财务部根据《到货验收单》《质量检验报告》及合同约定的付款节点，办理付款手续，预付款、到货款、质保金需分别对应审批流程；售后服务：质保期内，供应商需按约定提供技术支持，需求部对服务质量进行记录，若供应商未履行售后义务，采购部需按合同约定追究责任。责任部门：采购部（统筹）、需求部（到货验收）、质量部（质量检验）、财务部（付款）输出成果》合同履行跟踪表、到货验收单、质量检验报告、付款凭证步骤5：合同变更与解除操作内容：合同变更：因需求变更、市场环境变化等原因需修改合同条款时，由需求部提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响，采购部与供应商协商一致后签订《合同补充协议》，补充协议需经原评审流程审批，并作为合同附件存档；合同解除：若供应商严重违约（如逾期交货超过30天、质量不达标且拒不整改）或因不可抗力导致合同无法履行，采购部需书面通知供应商，依据合同约定及《民法典》相关规定办理合同解除手续，明确已交付物料的处理方式、违约赔偿及款项结算事宜，解除协议需经法务部审核。责任部门：采购部（主导）、需求部（发起变更申请）、法务部（审核解除协议）输出成果》合同变更申请表、合同补充协议、合同解除协议步骤6：合同归档与复盘操作内容：合同履行完毕（含终止、解除）后，采购部将合同正本、评审表、履行记录（验收单、检验报告、付款凭证等）、变更/解除协议等资料整理成册，按企业档案管理规定编号归档，保存期限不少于10年。同时采购部组织需求部、质量部等部门对本次供应商选择及合同管理过程进行复盘，总结经验教训（如供应商评估指标的合理性、合同条款的完备性等），更新《合格供应商名录》及《合同管理模板》，持续优化流程。责任部门：采购部（主导）、档案管理部门（协助归档）输出成果》合同档案（含全套履约资料）、供应商选择及合同管理复盘报告三、配套工具模板（一）供应商资格预审表预审项目审核内容审核结果（合格/不合格）备注（附资质证明文件）营业资质营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购标的行业专项资质如ISO9001认证、特种设备生产许可证、建筑资质等（根据采购标的要求）财务状况近3年无亏损，银行资信良好，无重大债务纠纷（附财务报表及资信证明）生产/服务能力设备配置是否满足需求，产能是否达标，技术团队是否具备相应专业资质商业信誉近3年无重大违法记录、无重大诉讼仲裁（附信用中国截图及供应商声明）综合意见□合格□不合格（不合格需说明理由）审核人*（采购专员）日期审核部门负责人*（采购部经理）日期（二）供应商评估打分表（示例：物料采购）评估维度评分标准得分（0-100分）权重加权得分价格（30分）报价为最低价得30分，每高于最低价1%扣1分，最低得0分30%质量保障（35分）ISO9001认证得5分，近3年不良率≤1%得10分，提供免费售后培训得5分，质保期≥2年得15分35%履约能力（25分）交付周期≤合同约定时间得10分，过往合作项目≥5个得8分，产能匹配度评估≥80分得7分25%服务水平（10分）24小时内响应问题得5分，提供现场技术支持得3分，客户满意度≥90分得2分10%总分100%评估小组签字（采购经理）、（技术主管）、（质量工程师）、（财务专员）日期（三）采购合同评审表评审部门评审要点评审意见（通过/不通过/修改后通过）修改建议（若需修改）评审人日期法务部合同条款合法性、完整性，违约责任、争议解决方式是否明确*财务部付款方式、发票类型、税务处理是否符合财务制度，质保金比例是否合理*需求部技术参数、质量标准、交付要求是否与采购需求一致*采购部合同内容是否与谈判结果一致，供应商信息是否准确*综合意见□通过□修改后通过□不通过（不通过需说明具体原因）审批人*（分管采购副总）日期（四）合同履行跟踪表合同编号*（CG-2024-XXX）供应商名称*（XX科技有限公司）合同金额50万元履行期限2024年3月-2024年12月履行节点计划时间实际时间完成情况（是/否/异常）预付款支付2024-03-15首批货物交付2024-04-01首批货款支付2024-04-10质量检验2024-04-05售后服务响应2024-05-20（故障报修）备注无异常四、关键风险提示（一）供应商选择环节风险需求不明确导致选错供应商：若采购需求中技术参数、质量标准模糊，供应商可能为降低成本牺牲质量，需在需求确认阶段组织需求部、技术部联合评审，保证需求具体、可量化。资格预审流于形式：仅审核营业执照而忽略行业资质或财务状况，可能引入不合格供应商，需建立《供应商准入负面清单》，对存在失信记录、资质造假的企业“一票否决”。评估过程不客观：若评估小组成员受主观因素影响或评分标准不统一，可能导致结果偏差，需提前制定量化的《供应商评估指标体系》，实行匿名打分，取平均分减少人为干扰。（二）合同签订环节风险合同条款存在法律漏洞：如违约责任约定不明确、争议解决方式无效，可能导致纠纷时无法维权，需法务部对合同条款进行严格审核，重点检查“不可抗力”“知识产权”“保密条款”等易争议内容。印章管理不规范：若合同未加盖企业合同专用章或供应商公章与签约主体不一致，可能影响合同效力，需严格执行印章使用审批流程，保证“合同专用章”仅用于签订正式合同。（三）合同履行环节风险交付验收不严格：需求部仅核对数量未检验质量，可能导致不合格物料入库，需明确“三方验收”机制（需求部、质量部、采购部共同参与），留存验收记录及影像资料。付款节点失控：未按合同约定节点付款或超付预付款，可能造成资金损失，财务部需以《到货验收单》《质量检验