工艺美术协会印章使用管理实施办法

工艺美术协会印章使用管理实施办法第一章总则第一条为规范XX市工艺美术协会（以下简称“协会”）印章管理，明确印章使用权限与流程，防范法律风险，保障协会及会员合法权益，根据《社会团体登记管理条例》《民办非企业单位印章管理规定》等相关法规，结合协会实际工作需求，制定本办法。第二条本办法适用于协会所有正式印章的刻制、保管、使用、废止及监督管理，包括但不限于协会公章、法定代表人（负责人）印章、财务专用章、合同专用章、分支机构（专业委员会）印章及其他专项工作印章（以下简称“各类印章”）。第三条印章管理遵循“分级负责、授权使用、全程留痕、严格监督”原则，确保印章使用合法、规范、高效，服务于协会职能履行及工艺美术行业发展。第二章印章种类与规格第四条协会印章按功能与用途分为以下六类：（一）协会公章：代表协会法人主体资格，用于对外签署文件、证明、协议等具有法律效力的文书；（二）法定代表人（负责人）印章：用于需法定代表人签署的文件、银行事务等，与法定代表人签字具有同等效力；（三）财务专用章：用于协会银行账户开立、资金收付、税务申报、财务票据开具等财务活动；（四）合同专用章：用于协会对外签订经济合同、合作协议等经营性文件；（五）分支机构（专业委员会）印章：由各分支机构申请刻制，仅限本分支机构职责范围内使用；（六）专项工作印章：因临时性、专项性工作（如展览、评审、培训）需要刻制的印章，标注“XX专项”字样，仅限该专项工作使用。第五条各类印章规格需符合国家及地方相关规定：（一）协会公章为圆形，直径4.2厘米，中央刊五角星，五角星外刊“XX市工艺美术协会”全称；（二）法定代表人印章为方形，边长2厘米，刊“XXX印”（法定代表人姓名）；（三）财务专用章、合同专用章为圆形，直径3.8厘米，刊“XX市工艺美术协会财务专用章”“XX市工艺美术协会合同专用章”；（四）分支机构印章为圆形，直径4.0厘米，刊“XX市工艺美术协会XX专业委员会”；（五）专项工作印章为圆形，直径3.5厘米，刊“XX市工艺美术协会XX专项工作章”。第三章印章刻制与启用第六条印章刻制实行“申请-审批-备案-刻制”流程：（一）申请：新刻印章由使用部门（或分支机构）填写《印章刻制申请表》，注明刻制原因、印章类型、用途范围，附相关文件依据（如分支机构成立批复、专项工作方案），提交协会办公室初审；（二）审批：办公室初审通过后，提交分管副会长审核，最终由会长审批；（三）备案：经审批同意刻制的印章，由办公室持《社会团体法人登记证书》《刻制印章申请表》等材料，到公安机关备案的印章刻制单位刻制；（四）刻制：刻制完成后，办公室需核验印章规格、字样是否符合要求，留存印模并登记《印章管理台账》（含印章名称、刻制时间、保管人、使用范围等信息）。第七条新印章启用前，办公室需发布《关于启用XX印章的通知》，明确启用时间、使用范围及责任主体，同步在协会官网、会员群等渠道公示。第四章印章保管与交接第八条印章保管实行“专人负责、专柜存放”制度：（一）协会公章、法定代表人印章由办公室主任保管；（二）财务专用章由财务部负责人保管；（三）合同专用章由业务部门负责人保管；（四）分支机构印章由分支机构负责人指定专人保管；（五）专项工作印章由专项工作组负责人保管。第九条保管人职责：（一）确保印章存放于带锁档案柜或保险柜中，严禁随意放置；（二）不得擅自委托他人代管印章，因出差、请假等原因需临时交接的，需填写《印章临时交接单》，经分管领导批准后，由指定人员代管并记录交接时间；（三）定期检查印章保管状态，发现丢失、被盗等异常情况，立即向办公室报告并启动应急预案（如登报声明作废、重新刻制）。第十条印章交接需履行书面手续：（一）因岗位调整、离职等原因变更保管人时，原保管人需与新保管人共同填写《印章交接登记表》，注明交接时间、印章名称、印模、保管状态，由办公室负责人监交；（二）交接完成后，办公室更新《印章管理台账》，确保责任清晰可追溯。第五章印章使用审批与登记第十一条印章使用实行“分级审批、登记留痕”制度，所有用印需填写《印章使用审批单》（含用印事由、文件名称、份数、申请人、审批人等信息），经审批通过后方可用印。第十二条审批权限划分：（一）协会公章：1.一般性文件（如会员通知、活动方案）：经部门负责人初审，办公室主任复审后用印；2.重要文件（如合作协议、对外声明、上报政府部门材料）：经部门负责人初审、分管副会长复审、会长终审后用印；3.涉及经济责任或法律风险的文件（如担保函、承诺书）：需经法律顾问审核，报会长终审后用印。（二）法定代表人印章：1.日常银行事务（如支票、汇款单）：由财务部负责人初审，分管财务副会长复审后用印；2.其他重要事项（如授权委托书）：需经会长审批后用印。（三）财务专用章：仅限财务部用于财务票据、银行凭证等，由财务负责人审批，大额资金支付（单笔5万元以上）需分管财务副会长复审。（四）合同专用章：用于5万元以下合同，由业务部门负责人审批；5万元（含）以上合同需经分管副会长复审、会长终审。（五）分支机构印章：仅限本分支机构职责范围内使用，由分支机构负责人审批，涉及跨机构合作或重大事项需报协会办公室备案。（六）专项工作印章：由专项工作组负责人审批，专项工作结束后需及时交回办公室作废。第十三条用印登记与归档：（一）用印时，保管人需核对《印章使用审批单》与待用印文件内容是否一致，确认无误后在《印章使用登记本》中记录用印时间、文件名称、份数、审批人、用印人等信息；（二）用印文件需留存复印件（或扫描件），与《印章使用审批单》《印章使用登记本》一并归档，保存期不少于5年；（三）电子用印（如PDF文件电子签章）需通过协会指定的电子签章系统操作，同步生成用印日志，确保可追溯。第六章禁止性规定与责任追究第十四条严禁以下行为：（一）在空白纸张、空白合同、空白证明等无具体内容的文件上用印；（二）超出审批范围或伪造审批手续用印；（三）将印章外借（含带离协会办公场所），因特殊情况需携带外出用印的，需填写《印章外借申请表》，经会长审批，由2名以上工作人员共同携带并全程监督；（四）利用印章谋取私利或损害协会及会员利益；（五）其他违反本办法的用印行为。第十五条违规用印责任追究：（一）因保管不当导致印章丢失、被盗的，保管人需承担补办费用及相关损失，情节严重的给予纪律处分；（二）未经审批擅自用印或超范围用印的，对责任人视情节轻重给予警告、停职检查；造成经济损失或法律纠纷的，由责任人承担赔偿责任；（三）利用印章进行违法活动的，依法移送司法机关处理。第七章监督检查第十六条协会监事会负责对印章管理工作进行监督，每季度开展一次专项检查，重点核查：（一）印章保管是否符合“专人专柜”要求；（二）用印审批流程是否规范，登记记录是否完整；（三）是否存在违规