企业内审自查与改进操作手册

企业内审自查与改进操作手册前言本手册旨在为企业各部门提供规范化的内部审计自查与改进操作指引，通过系统化的流程设计、标准化的工具模板及明确的责任要求，帮助企业及时发觉管理漏洞、降低运营风险、提升合规水平，保证各项工作符合企业内部制度及外部监管要求。手册内容兼顾通用性与实操性，各部门可结合自身业务特点灵活调整应用。一、适用范围与典型应用场景（一）适用范围本手册适用于企业各职能部门、分支机构及子公司（以下统称“各单位”）的内部审计自查工作，涵盖财务收支、业务流程、资产管理、合同管理、人力资源、信息系统等关键领域。（二）典型应用场景常规年度自查：每年末或次年初，各单位围绕年度经营目标及内审重点领域，全面开展系统性自查，评估内控有效性。专项问题自查：针对特定风险事件（如流程异常、投诉举报、监管提示等），开展定向自查，聚焦问题根源并制定整改措施。新制度/新业务自查：企业新管理制度出台或新业务开展前，相关单位需对现有流程与新要求的匹配度进行自查，保证合规落地。管理层临时要求自查：根据企业战略调整、风险偏好变化或管理层专项指示，开展针对性自查，支撑决策优化。二、内审自查与改进核心操作流程内审自查与改进工作遵循“计划-实施-整改-总结”的闭环管理逻辑，共分为四个阶段，各阶段关键步骤及操作要点（一）自查准备阶段：明确目标，夯实基础目标：保证自查工作方向清晰、责任到人、资源到位，为后续实施奠定基础。步骤1：成立自查工作小组操作说明：各单位负责人为自查工作第一责任人，需指定1名业务骨干担任自查小组组长（如*经理/主管），牵头组织自查工作。小组成员应涵盖业务、财务、合规等关键岗位人员（如专员、专员），保证具备相关领域专业知识。明确小组成员职责：组长负责统筹协调、进度跟踪；组员负责资料收集、现场检查、问题记录等。输出成果：《内审自查工作小组及职责分工表》（见模板1）。步骤2：制定自查工作计划操作说明：小组结合企业年度内审重点、单位业务特点及风险点，明确自查范围（如“2024年第三季度费用报销流程”）、自查目标（如“检查费用报销是否符合‘三单匹配’原则”）。确定自查时间节点：明确资料提交截止日期、现场检查时间段、问题汇总完成时限等，避免工作延误。分配自查资源：包括人员分工、查阅资料清单（如合同、凭证、审批记录等）、检查工具（如检查表、访谈提纲等）。输出成果：《内审自查工作计划表》（见模板2）。步骤3：收集与学习自查依据操作说明：收集与自查范围相关的制度文件，包括企业内部《财务管理制度》《业务流程规范》《合同管理办法》等，以及外部法律法规（如《会计法》《企业内部控制基本规范》）。组织小组成员学习自查依据，统一检查标准，避免理解偏差。对制度存在模糊或冲突的条款，及时与企业内审部门或法务部门沟通确认。（二）自查实施阶段：全面排查，记录问题目标：通过现场检查、资料审阅、人员访谈等方式，全面识别自查范围内的风险点与问题，保证问题记录客观、准确。步骤1：开展自查实施操作说明：资料审阅：按照《内审自查工作计划表》中的资料清单，查阅相关文件、凭证、记录等，重点关注完整性、真实性、合规性。例如：检查费用报销时，需核对发票、审批单、银行回单是否一致，报销标准是否符合制度规定。现场检查：对业务流程执行情况进行现场观察，如仓库物资管理流程需检查出入库记录与实物是否相符，盘点流程是否规范。人员访谈：与关键岗位人员（如经办人、审批人）进行访谈，知晓流程实际执行情况及存在的问题，访谈需提前准备提纲，做好记录（访谈记录需经被访谈人签字确认）。注意事项：检查过程中需保持客观中立，避免主观臆断；对发觉的问题需即时标记，避免遗漏。步骤2：汇总与初步分析自查问题操作说明：小组汇总自查过程中发觉的所有问题，填写《内审自查问题记录表》（见模板3），详细记录问题描述、涉及资料/流程、风险等级（高/中/低）等信息。对问题进行初步分类，如“流程设计缺陷”“执行不到位”“制度缺失”等，分析问题产生的直接原因（如审批流程未设置复核环节）和间接原因（如员工培训不足）。对高风险问题（如资金挪用风险、重大数据泄露风险）需优先标注，并立即上报单位负责人。输出成果：《内审自查问题记录表》（含问题分类及原因分析）。（三）整改落实阶段：制定措施，跟踪验证目标：针对自查发觉的问题，制定切实可行的整改措施，明确责任人与完成时限，保证问题整改到位，形成管理闭环。步骤1：制定整改计划操作说明：针对每项问题，由责任部门（问题发生部门或流程牵头部门）牵头制定整改措施，保证措施具体、可操作。例如：针对“费用报销缺少审批人签字”的问题，整改措施可为“组织审批人签字规范培训，并在报销系统中增加‘审批人签字’必填项”。明确整改责任部门、责任人（如*主管）、完成时限（需区分立即整改、限期整改、长期整改），并评估整改措施的预期效果。整改计划需经自查小组审核，保证措施与问题匹配、资源可及。输出成果：《内审整改跟踪表》（见模板4）。步骤2：落实整改措施操作说明：责任部门按照整改计划推进落实，整改过程中需做好过程记录（如培训记录、系统修改截图、流程优化文件等）。自查小组对整改进度进行跟踪，对未按计划推进的部门及时提醒，必要时上报单位负责人协调资源。对于需跨部门协作的整改事项，由牵头部门组织召开协调会，明确各方职责。步骤3：验证整改效果操作说明：整改完成后，责任部门提交整改完成证明材料（如整改后的流程文件、检查记录、员工反馈等）。自查小组通过资料复查、现场检查、人员访谈等方式，验证整改措施是否有效解决问题，是否产生新的风险。验收合格后，在《内审整改跟踪表》中标注“整改完成”；若验收不合格，需重新制定整改计划并再次验证。（四）总结归档阶段：提炼经验，持续改进目标：总结自查与整改工作经验，分析共性问题，形成管理建议，实现内控水平的持续提升。步骤1：编制自查总结报告操作说明：自查小组结合自查实施情况、问题整改结果，编制《内审自查总结报告》（见模板5），内容包括：自查工作开展概况、发觉问题及原因分析、整改措施及落实情况、经验教训、管理建议等。报告需数据准确、逻辑清晰，重点突出高风险问题的整改效果及长效机制建设情况。报告经单位负责人审核后，报送企业内审部门备案。步骤2：资料归档操作说明：将自查全过程资料整理归档，包括：《内审自查工作计划表》《内审自查问题记录表》《内审整改跟踪表》《内审自查总结报告》及相关支撑材料（如检查记录、访谈记录、整改证明材料等）。归档资料需分类清晰、编号规范，保存期限不少于3年，以备后续查阅或审计。步骤3：推动长效改进操作说明：内审部门定期汇总各单位自查总结报告，分析企业层面存在的共性问题（如“跨部门流程审批效率低”），提出制度优化建议，推动企业层面流程改进或制度修订。各单位将自查与整改经验纳入内部培训案例，提升员工风险意识与合规能力。建立自查结果与绩效考核挂钩机制，对自查工作认真、整改到位的单位或个人予以表扬，对敷衍了事、问题频发的单位予以问责。三、配套工具模板模板1：内审自查工作小组及职责分工表序号小组成员职务职责描述联系方式（内部）1*部门经理1.统筹自查工作，审批自查计划与整改方案；2.协调解决自查过程中的资源问题；3.审核自查总结报告。分机号*2*业务主管1.牵头制定自查计划，明确检查范围与标准；2.组织现场检查与资料审阅；3.汇总问题并组织原因分析。分机号*3*财务专员1.负责财务相关资料（凭证、报表等）的检查；2.核对财务数据的真实性与合规性；3.参与整改措施的财务可行性评估。分机号*4*合规专员1.提供合规性检查依据（制度、法律法规等）；2.评估问题的风险等级；3.监督整改措施是否符合合规要求。分机号*模板2：内审自查工作计划表自查单位自查周期自查范围自查目标检查方式责任人时间节点（计划完成日期）销售部2024-09-01至2024-09-152024年上半年销售合同管理1.检查合同审批流程是否规范；2.核对合同执行与回款情况是否一致；3.识别合同管理中的法律风险。资料审阅（合同台账、回款记录）、现场检查（合同归档情况）*主管2024-09-20采购部2024-09-10至2024-09-252024年第三季度采购流程1.检查采购申请、审批、执行是否分离；2.核对供应商资质与采购价格的合理性；3.检查验收流程是否规范。资料审阅（采购申请单、合同、验收单）、人员访谈（采购员、仓管员）*经理2024-09-30模板3：内审自查问题记录表序号问题所属领域问题描述（具体、可量化）涉及资料/流程风险等级（高/中/低）直接原因间接原因责任部门发觉日期1合同管理2024年5月签订的A供应商销售合同，缺少法务部门签字审批，合同编号为HT-2024-005。HT-2024-005合同文本中审批流程未严格执行业务部门对审批流程不熟悉销售部2024-09-052费用报销2024年6月员工*的差旅费报销单中，住宿费发票日期早于出差申请日期，金额1200元。差旅费报销单（单号：BT-2024-068）、住宿费发票高员工虚报费用报销审核未核对出差申请与发票日期财务部2024-09-08模板4：内审整改跟踪表序号问题描述（关联模板3）整改措施责任部门责任人整改时限整改状态（进行中/已完成/延期）验收结果（合格/不合格）验收人验收日期整改证明材料（附件）1HT-2024-005合同缺少法务签字1.立即补签法务审批意见；2.组织销售部全员学习《合同审批管理办法》，重点强调法务审批环节。销售部*主管2024-09-25已完成合格*专员2024-09-26补签合同复印件、培训签到表2BT-2024-068报销单发票日期异常1.追回违规报销款项1200元；2.对财务部报销审核员开展专项培训，明确“发票日期需与出差申请日期匹配”的审核要求；3.在报销系统中增加“出差申请日期”与“发票日期”校验功能。财务部*经理2024-10-15进行中---培训计划、系统需求说明模板5：内审自查总结报告报告名称销售部2024年上半年合同管理自查总结报告自查单位销售部自查周期2024-09-01至2024-09-15编制人*（业务主管）审核人*（部门经理）报告日期2024-09-20一、自查概况本次自查覆盖销售部2024年1-6月签订的50份销售合同，通过资料审阅、流程检查及人员访谈，重点检查合同审批、归档、执行等环节，共发觉问题2项，其中中风险问题1项，低风险问题1项。二、问题及整改情况中风险问题：HT-2024-005合同缺少法务签字审批，已完成整改（补签审批+全员培训），验收合格。低风险问题：3份合同归档不及时（超过规定归档期限5个工作日），已完成整改（已按要求归档），并优化合同归档流程（明确“合同签订后3个工作日内归档”）。三、经验与建议经验：通过本次自查，销售部强化了合同审批流程的规范性，员工合规意识有所提升。建议：企业层面优化合同管理系统，实现审批流程线上化、留痕化，减少人为操作风险。四、后续计划销售部将持续加强合同管理，每季度开展一次合同管理自查，保证流程执行到位；同时将合同管理纳入员工绩效考核，提升责任意识。四、关键注意事项（一）自查阶段注意事项客观公正原则：自查需以事实为依据，以制度为准绳，避免主观臆断或避重就轻，保证问题识别全面、准确。保密要求：自查过程中接触的企业敏感信息（如财务数据、商业合同等）需严格保密，不得泄露或用于非工作用途。团队协作：小组成员需加强沟通，密切配合，对复杂问题可邀请内审部门或专业技术人员参与支持。（二）整改阶段注意事项整改优先级：高风险问题需立即整改，中低风险问题需明确时限，保证“问题不拖延、整改不遗漏”。措施有效性：整改措施需针对问题根源制定，避免“表面整改”“形式整改”，例如针对“流程执行不到位”的问题，需同时加