机关事业单位档案管理制度汇编

机关事业单位档案管理制度汇编第一章总则为规范机关事业单位档案管理工作，有效保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于本单位各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定及销毁等管理活动。本制度所指档案，是单位在各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。第二章管理体制与职责档案管理部门单位设立档案管理部门（或指定专人），统筹档案管理工作，配备符合要求的档案管理人员，保障档案管理所需的场地、设施及经费。部门职责档案管理部门：制定档案管理细则，指导各部门归档工作；负责档案集中保管、整理编目、鉴定销毁及利用服务；组织档案业务培训与考核；建立管理台账，定期汇报工作。各业务部门：指定兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、初步整理及移交；配合档案管理部门开展利用与鉴定工作；确保归档材料完整、准确。人员要求档案管理人员应具备档案专业知识或相关经验，熟悉保密规定，定期参加业务培训，保持队伍相对稳定。第三章档案归档范围与要求文书档案涵盖单位公文（请示、报告、批复、通知等）、会议材料（纪要、议程、讲话稿）、工作计划与总结、规章制度、对外交往文件、荣誉表彰材料等。凡反映单位主要职能活动、具有查考价值的文件材料，均应归档。人事档案包含职工履历、入职离职材料、考核鉴定、职称评聘、工资调整、奖惩记录、教育培训档案等。人事档案由专人管理，严格执行保密与借阅规定。会计档案包括会计凭证、账簿、报表、财务分析报告、银行对账单、工资发放表等。会计档案按《会计档案管理办法》整理，保管期限分永久、定期（如3年、10年、30年）。科技档案涉及基建项目（立项文件、设计图纸、施工记录、竣工验收材料）、设备档案（购置合同、使用说明书、维修记录、报废申请）等。科技档案应与项目同步形成、同步归档。声像与电子档案照片、录音、录像等声像档案需标注时间、地点、人物、事件；电子档案应保证载体清洁、格式规范，定期备份，与纸质档案同步归档并建立关联。归档要求归档材料需完整、准确、系统，纸质材料用蓝黑或碳素墨水书写，字迹清晰；电子文件确保可读取、无病毒。各部门应在工作完成后及时整理材料，每年年底前向档案管理部门移交，移交时填写《档案移交清单》，双方签字确认。第四章档案整理与编目收集与分类档案管理部门对移交材料进行核查，按档案类型（文书、人事、会计、科技等）及年度、保管期限分类。跨年度文件以办结年度为准，成套材料按项目或主题集中。整理与编号文书档案：采用“年度—机构（问题）—保管期限”或“年度—保管期限—机构（问题）”分类法，按件装订，每件编档号，填写《文件归档目录》。科技档案：按项目或设备型号分类，图纸折叠为A4规格，编制图号；文字材料按问题或阶段排序。电子档案：按内容、格式分类，建立元数据信息（如创建时间、责任人、版本号），确保与纸质档案对应。编目与装盒编制《档案总目录》《分类目录》，档案装盒时填写盒脊标签（年度、类别、起止件号、保管期限）；电子档案刻录光盘或存储至专用服务器，标注档案信息。第五章档案保管与利用保管条件档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘功能，配备温湿度调控设备、消防器材、监控系统。档案柜架排列有序，预留通风空间，定期检查档案状况，发现霉变、破损及时处理。借阅利用单位内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准；借阅期限一般不超过一周，逾期需续借。外单位借阅档案，需持单位介绍信，经分管领导批准，原则上在档案阅览室查阅；确需借出的，需签订借阅协议并限期归还。档案利用可提供复制件（注明“复制件与原件一致”），重要档案利用需登记利用效果。档案统计档案管理部门定期统计档案数量、利用次数、完好率等，填写《档案管理统计表》，为管理决策提供依据。第六章档案鉴定与销毁鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门及相关专家组成，定期对档案进行鉴定。鉴定程序鉴定小组对照《档案保管期限表》，审核档案价值，提出保留或销毁意见，形成《档案鉴定意见书》。对拟销毁的档案，编制《档案销毁清册》，列明档案名称、编号、数量、形成时间等，经单位领导批准后执行。销毁要求销毁档案需两人以上监销，监销人核对档案与清册无误后签字，销毁过程全程记录（如拍照、录像），销毁清册永久保存。第七章档案安全与保密安全管理档案库房钥匙专人保管，非工作时间锁闭；档案管理人员离开时关闭设备电源，检查门窗。定期开展安全检查，排查火灾、漏电、虫害等隐患；电子档案定期备份，存储载体异地存放。保密规定档案管理人员需遵守保密制度，不得泄露档案内容；借阅涉密档案需严格审批，限定知悉范围。销毁涉密档案需按保密规定处理，严禁将涉密档案作为废品出售或随意丢弃。第八章责任追究对违反本制度的行为，视情节轻重给予批