供应商管理审核与选择操作指南

供应商管理审核与选择操作指南一、适用情境说明本指南适用于企业新增供应商引入、现有供应商年度审核、战略供应商合作评估等场景，旨在规范供应商全生命周期管理流程，保证合作供应商具备稳定的质量保障能力、合规的经营资质及良好的履约记录，从而降低采购风险、提升供应链效率。具体包括但不限于：首次合作供应商的准入评估；长期合作供应商的年度绩效复评；涉及关键物料/核心服务的供应商深化审核；因业务调整需新增品类供应商的筛选。二、操作流程详解（一）需求明确与标准制定内部需求梳理：由采购部门牵头，联合使用部门（如生产部、研发部、行政部等）明确采购需求，包括：物资/服务具体品类（如电子元器件、物流运输、IT运维等）；技术参数、质量标准（如国标行标、企业内部规范、特定认证要求等）；数量、交付周期（如月均采购量、紧急订单响应时间等）；预算范围及付款条件（如单价上限、账期、预付款比例等）。制定评估标准：根据需求制定量化评估指标，涵盖资质、能力、价格、服务等维度，形成《供应商准入评估标准表》（见配套工具模板），保证评估过程客观公正。（二）供应商寻源与信息收集寻源渠道：通过多渠道收集潜在供应商信息，包括：公开平台（如招标网、行业招投标平台）；行业协会、展会推荐；现有供应商转介绍（需核实合规性）；自主开发（主动联系行业内有潜力的企业）。信息登记：要求潜在供应商填写《供应商基本信息表》（见配套工具模板），提供基础资料，如公司名称、统一社会信用代码、注册地址、成立时间、主营业务、联系人及方式等。（三）资质初审与背景调查资质文件审核：重点核查供应商提供的以下材料原件（留存复印件加盖公章）：营业执照（经营范围需覆盖采购品类）；行业特定资质（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证、ISO9001质量管理体系认证等）；生产/经营许可（如涉及特种设备、危险化学品等）；近三年无重大违法记录声明（可通过“信用中国”等官方渠道辅助核查）。背景调查：通过公开信息、行业口碑、过往合作案例（如有）等，评估供应商的：经营稳定性（如成立年限、注册资本、资产负债率）；商业信誉（如涉诉情况、行政处罚记录）；供应能力（如产能规模、主要客户群体、同类项目经验）。资质初审或背景调查不通过的供应商，终止流程并告知结果（无需说明具体细节）。（四）现场考察与能力验证考察准备：成立考察小组（至少3人，含采购专员、质量工程师、使用部门代表），提前3个工作日向供应商发出考察通知，明确考察时间、行程及需配合提供的资料（如生产计划、检验记录、设备清单、员工培训档案等）。现场实施：围绕“人、机、料、法、环”五大要素进行实地核查：人员：关键岗位人员资质（如质检员、特种设备操作员）、团队稳定性；设备：生产/检测设备先进性、维护保养记录；物料：原材料来源质量控制、成品存储条件；方法：生产工艺流程、质量检验标准、异常处理机制；环境：工作场所安全性、环保合规性（如涉及环保行业）。验证测试：对涉及特殊质量要求的物资/服务，可要求供应商提供样品送检（或安排第三方检测），验证其是否符合技术标准。记录与评分：考察小组现场填写《供应商现场考察评估表》（见配套工具模板），根据评估标准逐项打分并记录关键事实（如“设备完好率95%”“质检记录完整”）。（五）综合评估与分级数据汇总：采购部门汇总资质初审（权重20%）、现场考察（权重50%）、样品测试（如有，权重20%）、价格竞争力（权重10%）等环节得分，计算综合得分。分级判定：根据综合得分将供应商分为四级：A级（≥90分）：优秀供应商，优先合作；B级（80-89分）：合格供应商，可正常合作；C级（70-79分）：待改进供应商，需制定整改计划并跟踪验证；D级（<70分）：不合格供应商，终止合作。评审决议：组织供应商评审会议（由采购负责人、质量负责人、使用部门负责人等参加），结合分级结果及战略需求，确定合作建议，形成《供应商评审报告》。（六）谈判与合同签订商务谈判：对拟合作供应商，就价格、交付、付款、违约责任等条款进行谈判，保证条款清晰、权责对等（如“逾期交付按日收取合同金额0.05%违约金”）。合同审批：谈判达成一致后，由法务部门审核合同文本，重点核查合规性、风险条款，经相关负责人审批后签订正式合同。（七）准入备案与动态管理信息录入：将合作供应商信息录入供应商管理系统，建立档案，包括：基础信息（营业执照、资质证书等）；评估资料（评审报告、考察记录等）；合同文件（主合同、补充协议等）；绩效记录（后续质量、交付等评估数据）。分类管理：根据供应商级别（A/B/C级）实施差异化管理，如A级供应商可缩短付款周期、增加订单份额；C级供应商需每季度跟踪整改效果。（八）绩效评估与持续优化定期评估：每年度对合作供应商进行绩效评估，评估维度包括：质量指标（来料批次合格率、客诉处理及时率）；交付指标（准时交付率、订单满足率）；服务指标（响应速度、配合度、问题解决率）；成本指标（价格稳定性、降本贡献）。结果应用：A级供应商：颁发“优秀供应商”证书，优先纳入战略合作伙伴名单；B级供应商：维持正常合作，提出改进建议；C级供应商：连续两次评估仍不达标，降为D级并终止合作；D级供应商：从供应商名录中剔除，2年内不接受其准入申请。反馈与优化：将绩效评估结果反馈给供应商，针对共性问题组织专项培训或优化标准，持续提升供应链整体水平。三、配套工具模板表1：供应商资质初审表供应商名称统一社会信用代码注册地址成立日期联系人职务联系方式电子邮箱申请合作品类资质文件名称证书编号发证机关有效期至营业执照市场监督管理局行业资质证书（如）质量体系认证认证机构其他证明材料初审结论（□通过□不通过）理由：________________负责人签字：____________日期：______表2：供应商现场考察评估表供应商名称考察日期考察地点考察小组人员考察维度评估项目评分标准（10分制）得分人员（20分）关键岗位人员资质5分：持证齐全且在有效期内；3分：部分持证；1分：无证团队稳定性5分：核心岗位人员流动率<5%；3分：5%-10%；1分：>10%设备（25分）设备先进性5分：行业领先水平；3分：中等水平；1分：落后设备完好率5分：≥95%；3分：90%-95%；1分：<90%物料（20分）原材料质量控制5分：有严格进厂检验；3分：部分检验；1分：无检验成品存储条件5分：符合标准；3分：基本符合；1分：不符合方法（20分）生产工艺流程5分：科学合理；3分：一般；1分：混乱异常处理机制5分：有明确流程且执行到位；3分：有流程但未严格执行；1分：无流程环境（15分）工作场所安全性5分：无安全隐患；3分：轻微隐患；1分：重大隐患环保合规性5分：完全达标；3分：基本达标；1分：不达标总分考察结论（□推荐□待改进□不推荐）理由：________________考察小组负责人签字：____________日期：______表3：供应商综合评分表供应商名称资质初审（20%）现场考察（50%）样品测试（20%）价格竞争力（10%）综合得分级别评分说明：价格竞争力=（最低报价/供应商报价）×10分负责人签字：____________日期：______表4：供应商年度绩效评估表供应商名称评估周期合作品类评估维度指标名称目标值实际值得分（100分制）权重加权得分质量指标（40分）来料批次合格率≥99%40%交付指标（30分）准时交付率≥95%30%服务指标（20分）客诉处理及时率100%20%成本指标（10分）价格稳定性无上涨10%综合得分评估等级（□A□B□C□D）改进建议：________________评估负责人签字：____________日期：______四、关键要点提示（一）合规性优先供应商资质审核必须严格核对原件，保证“证照齐全、在有效期内”，杜绝虚假资质或超范围经营；合同条款需符合《民法典》《招标投标法》等法律法规，明确知识产权保护、保密义务等法律风险点。（二）信息真实性保障背景调查可通过多渠道交叉验证（如官方平台、同行访谈），避免单一信息来源偏差；现场考察需全程记录（拍照、录像），关键数据（如设备产能、检验记录）要求供应商签字确认。（三）动态管理机制建立供应商“能进能出”的淘汰机制，对连续两次绩效评估为C级或出现重大质量/交付问题的供应商，及时终止合作；定期更新供应商评估标准（如根据行业标准变化调整质量指标），保证评估体系与时俱进。