合同评审与归档电子化管理模板

合同评审与归档电子化管理模板一、适用范围与业务场景跨部门协作评审：法务、财务、业务部门对合同条款的同步审核与意见反馈；合同标准化管理：保证合同条款符合企业制度与法律法规要求，降低合规风险；电子档案留存：实现合同签署后的电子化存储、快速检索与长期追溯，满足审计、查验等需求；远程协同办公：支持线上发起、审批、签署，提升跨区域、跨组织合同处理效率。二、全流程操作指引步骤1：合同发起与信息录入操作主体：业务部门（如销售岗、采购岗）具体操作：登录企业电子合同管理系统（如OA系统、专业合同管理平台），选择“合同发起”模块；填写合同基础信息，包括但不限于：合同编号（按规则自动或手动录入，如“采购-年份-序号”）、合同名称（需明确类型与核心内容，如“项目软件开发服务合同”）、合同相对方（名称、统一社会信用代码、联系人及联系方式，联系方式仅保留企业固话或公邮，禁止留个人隐私信息）、合同类型（下拉选择采购/销售/服务等）、合同金额（大小写需一致）、签署周期（起止日期）、主要标的（货物/服务/技术描述）等；合同附件：包括合同草案（PDF/Word格式）、对方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、技术参数附件、报价单等，保证附件清晰、完整，关键页（如签字页、盖章页）需单独高清扫描件；填写合同摘要：简要说明合同背景、合作目的、核心条款（如付款方式、交付标准、违约责任），供评审人员快速知晓合同概况。步骤2：多部门协同评审操作主体：业务部门（发起人）、法务部、财务部、业务分管领导具体操作：发起评审流转：业务部门确认信息无误后，“提交评审”，系统自动根据合同类型与金额预设评审流程（如常规合同需业务部门→法务→财务→领导审批；重大合同需增加风控部门评审）；法务部评审：重点审核合同条款的合法性、合规性（如是否符合《民法典》规定）、权利义务对等性（如违约责任是否明确）、知识产权归属、争议解决方式（建议约定诉讼由企业所在地法院管辖）等，法务人员在系统“评审意见”栏填写具体修改建议（如“第3.5条建议补充逾期付款的违约金计算标准”），并标注“通过/不通过/需修改”；财务部评审：审核合同金额与预算匹配度、付款方式合理性（如预付款比例≤30%）、发票类型（如增值税专用发票）、税务合规性（如税率是否符合规定）、成本与收益测算等，财务人员需在2个工作日内反馈意见，避免因付款条款导致财务风险；业务分管领导评审：从业务可行性、资源匹配度、企业战略align等角度审核，确认合同目标与企业经营一致后签字审批；意见反馈与修改：若评审环节存在“不通过”或“需修改”意见，系统自动将合同退回发起人，发起人根据意见修改后重新提交，直至所有评审环节均通过。步骤3：合同审批与签署操作主体：企业法定代表人/授权代表、合同相对方具体操作：最终审批：法务、财务、业务部门评审通过后，系统自动流转至企业法定代表人或其授权代表（需提前在系统中备案授权范围）进行最终审批，审批人需确认合同内容与评审结果一致，无重大遗漏；电子签署：审批通过后，系统带电子签章的正式合同文本（PDF格式），通过企业认证的电子签署平台（如e签宝、法大大）发送至合同相对方联系人，对方确认无误后完成电子签章（个人需实名认证，企业需加盖电子公章）；签署确认：双方签署完成后，系统自动回传签署版合同至企业电子档案库，并发送签署成功通知至发起人及相关部门。步骤4：电子化归档与存储操作主体：行政部/档案管理员具体操作：档案分类与编号：档案管理员根据合同类型（采购/销售等）、签署年度、合同编号等，在系统中建立电子档案分类目录（如“2024年采购合同-001”），保证每份合同有唯一归档编号；元数据录入：补充归档信息，包括归档日期、保管期限（如普通合同保管10年，重大合同保管20年以上）、档案密级（公开/内部/秘密）、存储路径（系统自动分配，如“合同档案/2024/采购/”）、关联项目编号（如适用）等；电子文件存储：将签署版合同PDF、附件扫描件、评审记录（含各部门意见截图）、签署日志等文件统一归档至企业指定的电子档案系统，支持云端存储或本地服务器存储，保证存储环境安全（如加密、权限控制）；索引建立：为合同档案设置检索关键词，如合同名称、相对方名称、合同编号、签署日期等，支持通过关键词快速定位档案，提升查阅效率。步骤5：档案利用与到期处置操作主体：有查阅权限的员工、档案管理员具体操作：权限内查阅：员工因工作需要查阅合同档案时，需在系统中提交查阅申请（注明查阅用途、合同编号），经部门负责人及档案管理员审批后，可在线预览或（敏感档案需申请解密权限，禁止外传）；到期处置：保管期限届满的合同档案，由档案管理员在系统中发起销毁申请，经法务部、行政部联合审核后，按照电子档案销毁规范（如不可恢复删除、销毁记录留存）进行处置，重大合同销毁需形成书面报告存档。三、标准化模板工具表1：合同评审表（电子化填写模板）合同基本信息内容合同编号采购-2024-008合同名称办公设备采购合同相对方名称科技有限公司合同类型□采购□销售□服务□劳动合同□其他：________合同金额（元）150,000（大写：壹拾伍万元整）签署周期2024年3月1日-2024年12月31日主要标的台式电脑20台、打印机5台发起部门采购部发起人*经理评审环节评审部门/人员法务部评审*法务专员财务部评审*财务主管业务分管领导审批*副总经理最终审批*法定代表人表2：合同归档清单（电子化登记模板）归档编号合同名称合同类型签署日期归档日期存储路径保管期限（年）密级保管人备注2024-CG-001软件开发服务合同服务合同2024.03.152024.03.20/合同档案/2024/服务/2024-CG-00115内部*档案员关联项目号：PRJ2024-052024-XS-005产品销售合同销售合同2024.02.282024.03.05/合同档案/2024/销售/2024-XS-00510公开*档案员已完成回款四、关键管理要点与风险提示信息完整性：合同发起时需保证所有必填项（如合同编号、金额、相对方信息）无遗漏，附件需包含关键资质文件（如对方营业执照、授权委托书），避免因信息不全导致合同效力瑕疵；评审时效性：各部门需在系统规定的时限内完成评审（法务/财务部门≤2个工作日，领导审批≤3个工作日），超时未评审系统自动提醒，避免影响合同签署进度；电子文件规范：合同文本需使用PDF格式，保证签署后内容不可篡改；附件扫描件分辨率≥300DPI，保证文字清晰可辨；电子签章需通过合法第三方平台认证，保证签署效力；保密与权限控制：电子档案系统需设置分级权限（如普通员工仅可查阅，档案管理员可修改，领导可审批），敏感合同（如涉及商业秘密）需单独标记密