企业视频会议系统招标文件范例

企业视频会议系统招标文件范例一、招标公告项目名称：XX企业视频会议系统建设项目招标人：XX有限公司（以下简称“招标人”）项目概况：为满足企业跨区域分支机构、远程办公人员的沟通协作需求，提升会议效率、降低差旅成本，招标人拟建设一套覆盖多终端、高可靠、高清质的视频会议系统，实现日常会议、培训、应急沟通等场景的数字化支撑。1.投标人资格要求（1）具有独立法人资格，具备有效的营业执照，经营范围包含音视频系统集成或相关服务；（2）近三年内（20XX年-20XX年）具有至少2个类似规模的视频会议系统建设项目业绩（需提供合同关键页或验收证明）；（3）具备音视频工程企业资质或IT服务运维资质（提供相关证书复印件）；（4）未被列入“信用中国”失信被执行人名单、重大税收违法案件当事人名单（投标人需自行查询并提供截图）。2.招标文件获取（1）时间：20XX年XX月XX日至20XX年XX月XX日（工作日9:00-17:00）；（3）方式：现场领取或邮件申请（邮件主题注明“视频会议招标+单位名称”，需提供营业执照、资质证书扫描件）。3.投标文件递交（1）截止时间：20XX年XX月XX日17:00（逾期送达或不符合要求的投标文件将被拒收）；（2）递交地点：同招标文件获取地点（或指定电子投标平台，详见招标文件）。4.开标时间及地点时间：20XX年XX月XX日9:30；地点：XX市XX区XX路XX号XX会议室（或线上开标，详见招标文件）。二、投标人须知1.项目说明本项目旨在构建一套适配企业组织架构、业务场景的视频会议系统，核心需求包括：多终端接入：支持PC端、移动端（Android/iOS）、专业会议室终端（如一体化视频会议终端、摄像头+麦克风+音箱组合）的无缝接入；核心功能：会议预约与管理、高清音视频交互（1080P及以上分辨率）、屏幕共享、文档协作、会议录制与回放、实时字幕/翻译（可选）；性能要求：端到端延时≤200ms，音频抗丢包率≥80%，视频抗丢包率≥30%，支持至少100方同时在线会议（可根据企业规模调整）；部署方式：支持私有云（本地化部署）、公有云（SaaS服务）或混合云模式，需结合企业数据安全、运维成本等因素提供建议方案。2.投标要求（1）投标文件组成（纸质/电子版本，具体份数见招标文件）：技术方案：含系统架构设计、功能实现说明、部署方案、兼容性说明、安全保障措施等；商务报价：分项报价（硬件设备、软件授权、集成服务、运维服务等）、总价及付款方式建议；资质证明：营业执照、资质证书、项目业绩证明、信用查询截图等；售后服务方案：质保期、响应时间、维保内容、培训计划等。（2）报价要求：报价为含税全包价（包含设备、运输、安装、调试、培训、售后等所有费用），币种为人民币。（3）投标有效期：自投标截止日起90天。三、项目需求说明1.功能需求（1）会议管理支持通过Web端、移动端预约会议，设置会议主题、时间、参会人员、权限（主持人、参会人、观众）；会议日程同步至企业日历（如Outlook、钉钉、企业微信等），支持邮件、短信、IM消息提醒；会议中支持主持人控制（静音/解除静音、踢人、锁定会议、录制权限分配等）。（2）音视频交互视频分辨率：支持1080P/720P自适应，支持双流（主视频+辅流，如共享屏幕）；音频处理：具备回声消除、噪声抑制、自动增益控制，支持多路音频混音；多画面显示：支持1/4/9/16等分屏，自动聚焦发言人（语音激励）。（3）协作功能屏幕共享：支持全屏、窗口、应用程序共享，支持批注、标注（如高亮、画线、文字备注）；文档协作：支持在线编辑Office文档、PDF、思维导图，支持多人实时协作；互动工具：投票、问卷、举手、抢答等，满足培训、会议互动需求。（4）录制与回放支持会议全程录制（视频+音频+共享内容），录制文件可存储于本地或云端；回放时支持倍速播放、跳转、字幕搜索，支持剪辑、导出（MP4、MP3等格式）。2.性能与部署需求（1）性能指标并发能力：至少支持100方同时参会（可扩展至200方），单场会议最大时长无限制；网络适应性：支持窄带高清（最低1Mbps带宽可保障720P视频），支持4G/5G移动网络接入；可靠性：系统可用性≥99.9%，支持双机热备、异地容灾（可选）。（2）部署方式私有云部署：需适配企业现有服务器（如VMware、华为FusionSphere等虚拟化平台），数据存储于企业内网，需提供部署架构图、服务器配置建议；公有云部署：需选择主流云服务商（如阿里云、腾讯云、华为云），确保数据加密传输、存储，提供SLA服务协议；混合云部署：支持部分终端（如总部会议室）本地化接入，分支机构通过公有云接入，需说明数据流转逻辑、安全隔离措施。3.兼容性与集成需求终端兼容性：支持Windows（7/10/11）、macOS、Android（5.0+）、iOS（10.0+）系统，支持主流浏览器（Chrome、Edge、Safari）；硬件兼容性：支持宝利通、华为、罗技等品牌的专业会议终端，支持USB摄像头、麦克风、音箱的即插即用；系统集成：需与企业现有OA系统、日程系统、身份认证系统（如LDAP、OAuth2.0）对接，实现单点登录、组织架构同步。四、技术规范要求1.系统架构采用分布式微服务架构，支持水平扩展，具备负载均衡、故障自动切换能力；媒体处理：采用硬件加速（如GPU编码/解码）或云端媒体处理，降低终端算力依赖；传输协议：支持SRT、WebRTC等低延时传输协议，保障弱网环境下的音视频质量。2.安全要求数据加密：会议内容（音视频、共享数据）传输采用AES-256加密，存储采用国密算法（如SM4）加密；身份认证：支持账号密码、短信验证码、USB-Key、人脸识别等多因素认证，支持企业AD域集成；访问控制：基于角色的权限管理（RBAC），支持按部门、职位分配会议权限，支持IP白名单限制。3.运维管理提供Web端管理后台，支持设备管理（在线状态、故障告警）、用户管理（增删改查、权限分配）、会议统计（参会时长、活跃度、资源使用）；日志审计：记录所有操作日志（登录、会议控制、系统配置），日志留存≥6个月，支持审计追溯；故障告警：支持邮件、短信、IM告警，告警内容包含故障类型、位置、建议处理方案。五、商务要求1.交付周期合同签订后30个自然日内完成系统部署、调试、培训，交付验收；若因招标人原因（如网络改造延误、场地未就绪）导致交付延期，双方协商调整工期。2.付款方式（示例）预付款：合同签订后15日内，支付合同总价的30%；进度款：系统部署完成、初验通过后15日内，支付合同总价的50%；验收款：终验通过后30日内，支付合同总价的20%（可根据企业财务制度调整）。3.售后服务质保期：自终验通过之日起1年，质保期内免费提供设备维修、软件升级、技术支持；响应时间：7×24小时技术支持，故障报修后2小时内响应，4小时内提供解决方案，重大故障（如系统瘫痪）24小时内到场（本地化服务）；培训服务：提供至少2次现场培训（总部+分支机构），或线上培训（不限次数），培训内容包含系统操作、管理维护、故障排查；质保期后：提供年度维保服务，费用不超过合同总价的15%/年，或按单次服务收费（需明确报价）。六、评标办法本次评标采用综合评分法，总分100分，评分项及权重如下：1.技术方案（40分）系统架构合理性（10分）：是否适配企业规模、网络环境，架构是否具备扩展性、可靠性；功能满足度（15分）：是否覆盖需求说明中的功能点，是否有创新功能（如AI降噪、智能纪要）；部署与集成方案（10分）：部署方式是否合理，集成方案是否清晰（与现有系统对接）；安全与运维方案（5分）：安全措施是否完善，运维管理是否便捷。2.商务报价（30分）报价合理性（20分）：以所有有效报价的平均值为基准，报价等于基准值得20分，每高1%扣1分，每低1%加0.5分（最低0分）；付款方式灵活性（10分）：是否支持招标人的付款节奏，是否有优惠条款（如质保期延长、免费运维期）。3.企业资质与业绩（15分）资质认证（5分）：具备音视频工程资质、IT服务资质等，每提供1项相关资质得2分，最高5分；项目业绩（10分）：近3年类似项目业绩，每提供1个得3分，最高10分（需提供合同关键页）。4.售后服务（15分）响应时间（5分）：故障响应时间≤2小时得5分，4小时得3分，超过4小时不得分；质保与培训（5分）：质保期≥1年得3分，提供定制化培训方案得2分；维保方案（5分）：质保期后服务内容清晰、费用合理得5分，否则酌情扣分。七、合同条款（示例）1.双方权利与义务招标人（甲方）：提供项目实施所需的场地、网络、电源等环境，配合乙方进行系统调试；按合同约定支付款项，对乙方工作进行监督。投标人（乙方）：按招标文件要求完成系统设计、采购、安装、调试，确保系统符合需求；提供培训、售后服务，配合甲方完成验收。2.验收标准与流程初验：系统部署完成后，乙方提交初验申请，甲方进行功能测试（按需求说明逐项验证）、性能测试（延时、丢包率等），测试通过后签署初验报告；终验：系统稳定运行1个月后，乙方提交终验申请，甲方组织最终验收，验收通过后签署终验报告，质保期开始计算。3.违约责任乙方延迟交付：每延迟1日，按合同总价的0.5%支付违约金，最高不超过合同总价的10%；系统未达标：乙方需在15日