财务报销流程标准操作规程

财务报销流程标准操作规程为规范企业财务报销行为，提升流程规范性与运转效率，同时有效防控财务风险，结合公司实际运营需求，制定本规程。一、适用范围本规程适用于公司全体员工及涉及费用报销的业务合作方，涵盖日常办公费、项目成本、差旅费等各类需财务核销的支出事项。二、职责分工（一）报销人需确保报销事项真实合规，按要求完整填写报销单据、粘贴原始凭证，在规定时效内提交申请；对单据的真实性、合法性承担直接责任。（二）审批人依据公司制度及业务实际，对报销事项的合理性、合规性进行审核，在授权范围内履行审批职责，对审批结果负责；严禁超越权限或违规审批。（三）财务部门负责审核单据完整性、合规性，办理款项支付，管理报销档案，并定期监督流程执行情况；对不符合要求的报销申请有权退回或要求补充材料。三、报销流程规范（一）报销申请1.时间要求：日常费用需在业务完成后3个工作日内提交，差旅费需在出差结束后5个工作日内提交；逾期需附书面说明，经上级审批后方可受理。2.单据准备：根据费用类型填写对应报销单（如《费用报销单》《差旅费报销单》），注明事由、金额、时间、关联项目等；附合法有效原始凭证（发票、合规收据、合同、验收单等），凭证需内容完整、字迹清晰，不得涂改。（二）审批流程1.层级审批：金额1000元以下：部门负责人审批；1000元至5000元：部门负责人+分管副总审批；超过5000元：总经理（或授权人）终审。审批人需签署意见及日期，严禁代签、补签。2.线上审批（如启用系统）：报销人按系统要求上传单据扫描件/电子凭证，审批人线上完成审批，流程结束后同步提交纸质单据至财务。（三）单据审核与整理1.财务初审：财务核对单据填写、凭证合规性、审批完整性；若存在错误/缺失，退回报销人补充，补充期限不超过3个工作日，逾期作废。2.凭证粘贴：原始凭证按类别（发票、收据等）粘贴在粘贴单上，保持平整、不覆盖关键信息；粘贴单标注凭证张数、总金额。（四）款项支付1.支付方式：原则上银行转账，报销人提供本人（或对公）账户信息；财务审核通过后3个工作日内付款。特殊情况需现金支付的，提前向财务申请，经财务负责人审批后办理。2.借款冲销：涉及前期借款的，报销时注明借款单号，按“多退少补”处理：报销金额＞借款金额的补付差额，反之报销人退回差额，财务开具收据。（五）报销归档1.单据归档：财务支付后，将报销单及凭证按日期/部门/项目分类整理、装订成册，存档保管5年（或按法规要求）；电子单据同步备份至指定位置。2.档案查阅：因审计、业务需要查阅档案的，填写《档案查阅申请表》，经财务负责人审批后，在指定场所查阅；严禁私自涂改、抽取档案。四、特殊情况处理（一）跨部门报销多部门共同承担的费用，由牵头/归属部门办理报销，注明各部门分摊金额及依据，相关部门负责人共同确认签字。（二）紧急报销突发业务需紧急报销的，可先电话请示审批人，事后3个工作日内补齐手续及单据；未补齐的视为违规，追究责任。（三）外部合作方报销合作方提交的报销申请（如服务费），需附合同、服务确认单等，由公司对接人初审后，按内部流程办理；支付时确保收款方与合同签