2026年橡胶制品公司质量记录保存管理制度

2026年橡胶制品公司质量记录保存管理制度第一章总则第一条为规范公司质量记录的收集、整理、保存、借阅、销毁全流程管理，确保质量记录真实、完整、可追溯，满足质量追溯、合规检查、问题分析的需求，结合公司天然橡胶、合成橡胶等原材料采购，密封圈、胶管等成品生产及质量管控实际，特制定本制度。第二条本制度适用于公司本部及所属生产单元所有质量记录的保存管理，涵盖纸质版和电子版质量记录，外协单位提供的质量记录保存参照本制度执行。第三条质量记录保存遵循“分类管理、期限明确、安全存储、便捷追溯”的原则，保存过程符合《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国档案法》等国家法律法规及公司质量管理、档案管理相关规定。第四条公司质检部门是质量记录保存的归口管理部门，负责记录分类、保存期限核定、存储监督；各业务部门（采购、生产、销售、技术等）负责本部门质量记录的收集、整理、移交；行政部门负责纸质记录存储场地管理、电子记录服务器维护；管理层组成质量评审组，负责质量记录保存重大事项决策，形成“质检归口、部门负责、行政保障、高层监督”的记录保存管理体系。第二章职责分工第五条质检部门主要职责：（一）制定质量记录分类目录，明确各类记录的名称、填写规范、保存载体（纸质/电子）、保存期限；（二）建立质量记录保存台账，记录记录名称、数量、存储位置、移交时间、借阅情况等信息，台账保存期限与对应记录最长保存期限一致；（三）监督各部门质量记录的收集、整理、移交及时性，核查记录的完整性、真实性，对不规范记录要求整改；（四）核定质量记录销毁申请，组织开展到期记录的销毁审核，确保销毁流程合规；（五）每季度开展质量记录保存情况检查，分析保存完好率、借阅合规率等指标，提出改进建议。第六条各业务部门主要职责：（一）采购部门：收集整理原材料采购合同、供应商资质文件、原材料验收记录、供应商质量约谈记录等，在记录形成后5个工作日内整理成册，每月底移交质检部门归档；（二）生产部门：收集整理生产工艺参数记录、半成品检验记录、不合格成品处理记录、设备校准记录等，按批次整理，每批次完成后10个工作日内移交质检部门归档；（三）销售部门：收集整理客户订单质量要求、成品交付检验记录、客户质量反馈记录、退换货记录等，每月整理后移交质检部门归档；（四）技术部门：收集整理产品设计图纸、工艺文件、质量改进方案、抽样检验方案验证记录等，文件修订或完成后5个工作日内移交质检部门归档；（五）各部门指定专人负责质量记录管理，确保记录填写清晰、无涂改，电子记录备份完整。第七条行政部门主要职责：（一）提供符合存储要求的纸质记录存放场地，配备防潮、防火、防虫、防盗设施，控制存储环境温湿度（温度15-25℃，湿度45%-60%）；（二）维护电子记录存储服务器，定期备份电子记录（每月至少1次全量备份，每周1次增量备份），备份数据异地存储，防止数据丢失；（三）办理质量记录借阅的登记手续，核验借阅人身份及审批权限，监督借阅记录的归还时限；（四）配合质检部门开展到期记录销毁工作，做好销毁过程记录及见证。第八条质量评审组主要职责：（一）审批质量记录保存期限调整申请、重大记录销毁申请；（二）每半年审议质量记录保存管理报告，评估制度执行效果；（三）核定质量记录保存相关的奖惩结果，督促各部门落实整改措施；（四）决策质量记录保存所需资源配置，如存储场地扩建、电子存储设备升级等。第三章质量记录分类与保存期限第九条质量记录分类：（一）基础类记录：供应商资质文件、产品设计图纸、工艺文件、质量管理制度等；（二）验收类记录：原材料验收记录、半成品检验记录、成品出厂检验记录、抽样检验方案验证记录等；（三）处置类记录：不合格原材料处理记录、不合格成品处理记录、供应商质量约谈记录、客户退换货记录等；（四）追溯类记录：生产工艺参数记录、批次追溯记录、设备校准记录、质量改进记录等；（五）合规类记录：质量体系审核记录、法规符合性验证记录、员工质量培训记录等。第十条保存期限：（一）永久保存：产品设计核心图纸、重大质量事故处理记录、质量管理制度及修订文件、供应商核心资质文件；（二）保存10年：原材料/成品检验记录、批次追溯记录、重大不合格品处置记录、质量体系审核记录；（三）保存5年：生产工艺参数记录、设备校准记录、供应商质量约谈记录、客户质量反馈记录；（四）保存3年：一般不合格品处置记录、员工质量培训记录、常规抽样检验记录、退换货记录；（五）特殊要求：涉及客户投诉、法律纠纷的质量记录，在纠纷处理完毕后再保存3年；国家法规有特殊期限要求的，按法规要求执行。第四章保存要求第十一条纸质记录要求：（一）使用不易褪色的书写工具填写，记录内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，确需修改的需注明修改人、修改时间及修改原因；（二）按类别、年度、批次整理成册，加装封面和目录，标注记录名称、所属部门、形成时间、保存期限；（三）存放于专用档案柜，按分类编号有序排列，档案柜张贴标识，便于查找；（四）定期检查纸质记录完好情况，发现霉变、破损的及时修复或复制备份。第十二条电子记录要求：（一）电子记录格式统一（优先使用PDF、Excel格式），命名规范（记录类型+形成日期+批次/部门），便于检索；（二）存储于指定服务器，设置访问权限，不同部门人员仅可查阅本部门相关记录，质检部门可查阅全部记录；（三）禁止私自拷贝、修改电子记录，确需修改的需经质检部门审批，修改后保留修改痕迹；（四）服务器配备防病毒、防黑客攻击软件，定期更新防护程序，确保电子记录安全。第五章归档与借阅第十三条归档流程：各部门按要求整理记录后，填写《质量记录移交单》，经部门负责人签字后移交质检部门；质检部门核查记录完整性、规范性，核对无误后签字确认，完成归档，更新保存台账。第十四条借阅流程：（一）内部借阅：借阅人填写《质量记录借阅申请表》，经所在部门负责人审批（查阅非本部门记录需经质检部门负责人审批），行政部门核验后办理借阅，借阅期限不超过15个工作日；（二）外部借阅（如客户、监管部门）：需经质量评审组审批，签订保密协议，明确借阅范围及归还时限，行政部门全程监督查阅过程，禁止拷贝、复印核心记录；（三）借阅记录需妥善保管，不得涂改、损坏、丢失，归还时质检部门核查记录完好情况，如有损坏按规定追责。第六章销毁管理第十五条销毁申请：到期质量记录由质检部门梳理清单，填写《质量记录销毁申请表》，注明记录名称、数量、保存期限、销毁原因，报质量评审组审批。第十六条销毁核查：审批通过后，质检部门组织相关人员核查待销毁记录，确认无未办结事项、无留存价值后，方可实施销毁。第十七条销毁实施：纸质记录采用粉碎或焚烧方式销毁，电子记录采用物理删除+数据覆盖方式销毁；销毁过程需有2名以上工作人员见证，填写《质量记录销毁记录表》，记录销毁时间、地点、方式、见证人员等信息，归档保存。第七章监督与奖惩第十八条监督机制：质检部门每月核查记录移交及时性，每季度开展保存情况全面检查；质量评审组每半年开展制度执行专项检查，核查保存台账、借阅记录、销毁记录的完整性。第十九条奖励措施：（一）年度质量记录移交及时率、保存完好率均达100%的部门，奖励2000-5000元；（二）及时发现记录保存隐患（如霉变、数据丢失风险）并妥善处置的人员，奖励1000-3000元；（三）在质量追溯中，因记录完整可查避免重大损失的，奖励相关记录管理人员500-2000元。第二十条追责措施：（一）未按要求收集、移交记录，导致记录缺失的，扣减部门负责人当月绩效10%-20%；（二）涂改、伪造质量记录，或私自销毁、丢失记录的，扣减责任人当月绩效30%-50%，情节严重的调离岗位；（三）违规借阅、拷贝记录，造成信息泄露的，扣减责任人当月绩效20%-40%，承担相应损失。第八章附则第二十一条本制度由公司质检部门会同行政、采购