2026年新材料制造公司HR系统数据安全管理制度

2026年新材料制造公司HR系统数据安全管理制度第一章总则第一条为规范公司HR系统数据安全管理工作，保护员工个人信息及公司人力资源核心数据安全，防范数据泄露、篡改、丢失等风险，确保数据使用符合《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国网络安全法》等相关法律法规要求，结合公司人力资源管理及信息化建设实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司HR系统数据全生命周期的安全管理，包括数据收集、存储、访问、传输、使用、销毁等环节，涉及人力资源部门、IT部门、各业务部门及所有有权限访问HR系统的人员。第三条HR系统数据安全管理遵循“合法合规、最小权限、全程防护、责任到人”的核心原则，既要保障HR数据的高效使用以支撑人力资源管理工作，又要严格管控数据安全风险，维护员工合法权益和公司管理秩序。第四条公司人力资源部门为HR系统数据管理的归口部门，负责制定数据使用规范、审核权限申请、开展数据安全培训；IT部门为技术支撑部门，负责HR系统的技术防护、权限配置、日志审计及应急处置；数据安全专员负责监督制度执行情况，排查安全风险，共同保障HR系统数据安全。第二章数据安全原则与适用范围第五条HR系统数据安全核心原则：合法收集原则：HR系统数据收集需基于人力资源管理工作需要，明确告知员工数据收集目的、范围及使用方式，取得员工知情同意，不得超范围收集无关数据；最小授权原则：HR系统权限配置以完成工作所需为限，仅向相关岗位人员开放必要的数据访问权限，禁止超岗位、超职责授权；加密防护原则：对员工薪酬、身份证号、银行卡号等敏感数据进行加密存储和传输，确保数据在全流程中不被非法获取；可追溯原则：HR系统所有数据操作行为均需留存日志记录，包括操作人、操作时间、操作内容等，确保操作行为可追溯、可审计；应急可控原则：建立数据安全应急处置机制，针对数据泄露、篡改、系统故障等突发事件，能够快速响应、及时处置，降低损失。第六条HR系统数据安全管理适用范围：数据类型：涵盖HR系统内的员工基本信息（姓名、身份证号、联系方式等）、薪酬福利数据、考勤绩效数据、劳动合同数据、培训档案数据、离职信息等所有人力资源相关数据；管理环节：包括数据的采集录入、分级存储、权限分配、日常访问、跨部门传输、合规使用、过期销毁等全生命周期环节；人员范围：包括人力资源部门全体人员、IT部门系统运维人员、各部门负责人及其他经审批有权限访问HR系统的人员。第三章职责划分第七条人力资源部门职责：制定HR系统数据使用细则，明确不同岗位的数据操作权限；审核各部门的HR数据访问申请，按最小授权原则提报权限配置需求；组织开展员工HR数据安全培训，提升全员数据安全意识；定期自查数据使用合规性，发现问题及时整改；配合IT部门处理数据安全突发事件。第八条IT部门职责：负责HR系统的账号管理、权限配置及定期复核，及时回收离职、调岗人员的系统权限；部署数据加密、访问认证、日志审计等技术防护措施，定期更新系统补丁、排查安全漏洞；保存HR系统操作日志，日志保存期限不少于6个月，配合数据安全审计工作；制定并执行HR系统数据备份策略，定期测试备份数据的恢复能力；发生数据安全事件时，及时开展技术排查和应急处置。第九条各部门负责人职责：管控本部门人员的HR系统数据使用行为，严禁违规查询、泄露、篡改数据；审核本部门人员的HR数据访问申请，确保申请用途合法合规；发现本部门人员存在违规操作行为时，及时制止并上报人力资源部门及数据安全专员。第十条数据安全专员职责：定期开展HR系统数据安全风险排查，出具风险评估报告；监督人力资源部门、IT部门的制度执行情况，提出整改建议；受理数据安全违规行为举报，开展调查核实；配合外部监管部门的检查工作，确保数据管理合规。第十一条全体系统使用人员职责：严格按授权范围使用HR系统数据，仅限工作用途使用，不得私自复制、传播、倒卖数据；妥善保管系统账号密码，定期更换密码，不得转借账号；发现系统漏洞、数据异常等情况时，立即向人力资源部门或IT部门报告。第四章数据全生命周期安全管理第十二条数据收集与录入：HR系统数据收集需以书面或电子形式告知员工收集目的、范围、存储期限及使用方式，取得员工确认；数据录入需由人力资源部门指定人员完成，录入前核对数据真实性、准确性，录入后进行复核，确保数据无误；禁止收集与人力资源管理工作无关的员工数据，禁止强制要求员工提供个人生物识别信息等敏感数据（法律法规另有要求的除外）。第十三条数据存储与备份：HR系统数据按“一般数据、敏感数据”分级存储，敏感数据需采用加密方式存储，存储介质需专人保管；IT部门需制定定期备份策略，至少每周进行一次全量备份、每日进行一次增量备份，备份数据异地存储；备份数据保存期限需符合法律法规及公司档案管理要求，到期按流程销毁，销毁前需经人力资源部门审批。第十四条数据访问与权限管理：申请HR系统权限需填写《HR系统权限申请表》，注明访问范围、使用目的，经部门负责人、人力资源部门审批后，由IT部门配置；权限配置遵循“最小授权、按岗授权”原则，禁止配置“全量数据访问”“无限制修改”等高危权限；员工调岗、离职时，人力资源部门需在1个工作日内通知IT部门回收其HR系统权限，IT部门需在24小时内完成权限注销。第十五条数据传输与使用：跨部门传输HR数据需通过公司内部加密系统进行，禁止通过私人微信、邮箱、U盘等非合规渠道传输；使用HR数据开展薪酬核算、绩效统计等工作时，需在公司指定设备上操作，禁止在公共网络、非公司设备上处理敏感数据；严禁向外部机构或个人泄露HR系统数据，因业务合作需提供数据的，需经公司管理层审批，并与合作方签订数据保密协议。第十六条数据销毁：超过保存期限的HR数据，由人力资源部门提出销毁申请，经审批后交IT部门执行销毁操作；数据销毁需确保存储介质内的数据不可恢复，纸质载体需粉碎处理，电子载体需格式化并覆盖数据；数据销毁过程需留存记录，包括销毁时间、销毁方式、执行人、监销人等信息，存档备查。第五章技术安全管控第十七条HR系统访问需采用“账号+密码+验证码”的多因素认证方式，密码需满足复杂度要求（至少8位，包含大小写字母、数字、特殊字符），且每90天强制更换一次；第十八条IT部门需每月对HR系统进行漏洞扫描和安全加固，每季度开展一次渗透测试，发现漏洞需在3个工作日内完成修复；第十九条HR系统操作日志需完整记录所有访问、查询、修改、删除等操作行为，数据安全专员每季度对日志进行审计，排查异常操作；第二十条发生数据泄露、篡改、系统瘫痪等安全事件时，IT部门需立即启动应急预案，阻断风险扩大，同时上报公司管理层及数据安全专员，24小时内提交事件分析报告。第六章保密管理与责任追究第二十一条保密要求：有权限访问HR系统敏感数据的人员，需签订《HR数据保密协议》，明确保密义务及违约责任；涉密人员离职时，需签订《离职数据保密承诺书》，承诺离职后不泄露、不使用公司HR系统数据，保密期限不少于2年；禁止在公开场合、外部网络讨论HR系统敏感数据，禁止将系统账号密码告知无关人员。第二十二条激励措施：对严格遵守本制度、及时发现并上报数据安全风险的人员，给予专项奖励；将HR数据安全管理执行情况纳入人力资源部门、IT部门的绩效考核，作为评优评先的参考依据。第二十三条责任追究：未按权限使用HR系统数据、违规传输数据的，给予警告处分，扣减绩效考核分数；泄露、篡改、倒卖HR系统数据，造成公司或员工损失的，追究赔偿责任，情节严重的解除劳动合同；IT部门未履行技术防护职责，导致数据安全事件发生的，追究部门负责人及相关运维人员责任；违规行为涉嫌