2026年新材料制造公司会计档案管理规范管理制度

2026年新材料制造公司会计档案管理规范管理制度第一章总则第一条为规范公司会计档案管理工作，保障会计档案的真实、完整、安全和可利用性，维护公司财务信息管理秩序，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《企业会计准则》等相关法律法规，结合新材料制造行业财务核算特点及公司实际经营需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有会计档案的全生命周期管理，涵盖会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等，公司财务部、档案管理部、各业务部门涉及会计档案形成、移交、使用的人员均须遵守本制度要求。第三条会计档案管理遵循“统一管理、分类规范、安全保密、依法利用、按期销毁”的核心原则，档案收集整理须及时完整，保管存储须符合安全标准，借阅利用须履行审批流程，销毁处置须遵守法定程序。第四条公司财务部为会计档案形成、整理、移交的责任部门，负责会计档案的日常归集、分类装订、按期移交；档案管理部为会计档案归口保管部门，负责档案的接收、存储、借阅登记、到期鉴定销毁；各业务部门负责配合财务部收集本部门产生的会计资料（如采购发票、销售单据、费用报销凭证等）。第五条管理目标：通过标准化的会计档案管理，确保公司财务信息可追溯、可核查，防范财务档案丢失、损毁、泄露风险，满足税务稽查、审计核查、内部管理等多维度使用需求，保障公司财务工作合规开展。第二章组织架构与职责分工第六条部门职责划分：（一）财务部：指定1-2名专职会计档案专员，负责日常会计凭证、账簿、报表的收集、整理、装订；按规定时间向档案管理部移交归档档案；配合档案管理部开展档案鉴定、查阅工作；对电子会计档案进行备份和格式校验；（二）档案管理部：设立会计档案专用存储区域，配备防火、防潮、防虫、防盗等保管设施；接收财务部移交的会计档案并办理交接手续；建立会计档案管理台账，记录档案入库、借阅、归还、销毁等全流程信息；定期检查档案保管状况，及时处理档案损坏、霉变等问题；（三）各业务部门：指定兼职资料提报员，及时向财务部提交本部门产生的原始凭证（如采购合同、销售出库单、费用支出票据等）；配合财务部核对业务凭证的真实性、完整性；借阅会计档案时按要求履行审批和归还义务。第七条人员要求：（一）会计档案专员须具备会计从业相关资质，熟悉会计档案整理规范和保管要求，每年参加不少于1次档案管理专项培训；（二）档案管理部保管人员须掌握档案防潮、防火、防泄密等实操技能，定期检查存储环境，确保档案保管条件达标；（三）所有接触会计档案的人员须签订《保密协议》，严禁泄露档案中的财务数据、业务信息等敏感内容。第八条交接机制：（一）财务部每月完成上月会计凭证的整理装订，每年年末完成当年会计账簿、财务报告的整理归档，在整理完成后10个工作日内移交至档案管理部；（二）移交时须填写《会计档案移交清单》，明确档案名称、数量、保管期限、装订情况等，移交双方签字确认，各留存一份备查；（三）会计档案专员岗位变动时，须完成全部未移交档案的整理及已移交档案的交接，由财务部负责人监交，交接记录存档备查。第三章会计档案范围与整理规范第九条会计档案范围：（一）会计凭证类：原始凭证（采购发票、销售发票、费用报销单、银行回单等）、记账凭证、汇总凭证及其他凭证；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他账簿；（三）财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告（包括资产负债表、利润表、现金流量表、附注等）；（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交/借阅/销毁清册、纳税申报表、财务审计报告、成本核算资料等。第十条整理装订规范：（一）会计凭证：按记账凭证编号顺序整理，附带齐全的原始凭证，剔除金属装订物，采用线装或胶装方式装订，封面注明单位名称、凭证所属期间、凭证册数、起止编号，由装订人、审核人签字；（二）会计账簿：年度结账后按账簿类型分类整理，总账、明细账按科目顺序排列，日记账按时间顺序整理，账簿封面注明账簿名称、所属年度，由记账人、审核人、财务负责人签字；（三）财务报告：按年度、季度、月度分类整理，装订时附带编制说明、审计报告等附件，封面注明报告类型、所属期间，由编制人、审核人、财务负责人签字；（四）电子会计档案：对电子凭证、电子账簿、电子报告等进行格式固化（PDF格式），建立电子档案目录，与纸质档案编号保持一致，每月进行一次异地备份。第四章会计档案保管与存储要求第十一条保管期限：（一）永久保管：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书；（二）保管期限30年：会计凭证、会计账簿、会计档案移交清册；（三）保管期限10年：月度/季度财务会计报告、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表；（四）保管期限届满后，按本制度第六章规定进行鉴定和销毁。第十二条存储管理：（一）纸质档案：存放于专用档案柜，档案柜须上锁管理，存储区域保持干燥通风，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%，远离火源、水源和腐蚀性物质；（二）电子档案：存储于专用服务器，设置访问权限，仅授权会计档案专员、财务负责人查阅，每月进行一次本地备份，每季度进行一次异地备份，备份介质标注档案名称、备份时间，妥善保管；（三）档案管理部每半年对会计档案进行一次全面检查，检查档案是否破损、霉变、丢失，电子档案是否可读，检查结果记录存档，发现问题及时处理。第五章会计档案借阅与利用管理第十三条借阅审批：（一）内部借阅：借阅人填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅理由、档案名称、借阅期限，经部门负责人、财务负责人审批后，到档案管理部办理借阅手续；（二）外部借阅：税务、审计等法定机构借阅的，须提供相关执法文书或介绍信，由财务负责人审批，档案管理部全程陪同查阅，严禁带出存储区域；其他外部单位借阅的，须经公司负责人审批，且仅可提供复印件，原件不得借出；（三）借阅涉密会计档案（如成本核算数据、大额合同凭证）的，须额外经公司负责人审批。第十四条借阅管理：（一）借阅期限一般不超过5个工作日，确需延长的须重新提交申请并经审批；（二）借阅人须妥善保管借阅档案，严禁涂改、勾画、撕毁、替换档案内容，严禁复制、传播档案中的敏感信息；（三）档案归还时，档案管理部须核对档案完整性，确认无损坏、缺失后办理归还手续，借阅记录存档备查。第六章会计档案鉴定与销毁管理第十五条鉴定流程：（一）会计档案保管期限届满前6个月，由档案管理部牵头，联合财务部、法务部成立鉴定小组，对到期档案进行逐卷鉴定；（二）鉴定内容包括档案是否仍有保存价值、是否涉及未结清债权债务、是否属于涉密档案等，鉴定后形成《会计档案鉴定意见书》，明确销毁或继续保管的意见；（三）涉及未结清债权债务的会计档案，须延长保管期限至债权债务结清为止。第十六条销毁流程：（一）经鉴定确认可销毁的档案，由档案管理部编制《会计档案销毁清册》，注明档案名称、数量、保管期限、鉴定意见、销毁时间等，报公司负责人审批；（二）销毁时须由档案管理部、财务部、审计部人员共同监销，监销人核对销毁清册与实物一致后，监督销毁全过程，销毁完成后在清册上签字确认；（三）电子会计档案销毁时，须彻底删除存储介质中的数据，确保无法恢复，销毁记录永久保存。第七章考核奖惩第十七条奖励措施：（一）年度会计档案管理考核优秀的专员，给予500-2000元现金奖励，纳入年度评优优先名单；（二）及时发现并避免档案丢失、损毁、泄露风险的人员，给予1000-3000元奖励；（三）严格遵守借阅规定，按时归还档案且无任何损坏的，年度累计3次及以上的，给予500元奖励。第十八条处罚措施：（一）轻微违规：未按规定整理、移交会计档案，或借阅档案逾期归还未造成损失的，给予口头警告，扣除当月绩效奖金的5%-10%，限期整改；（二）一般违规：档案整理不完整、存储环境不达标导致档案轻微损坏，或泄露非核心会计档案信息的，给予书面警告，扣除当月绩效奖金的20%-50%，暂停相关工作接受培训；（三）严重违规：档案丢失、损毁造成重大财务风险，或泄露核心会计档案信息、违规销毁档案的，扣除全部绩效奖金，追究相关责任人责任，情节严重的解除劳动合同