档案员保密协议书

档案员保密协议书甲方：[委托单位名称]统一社会信用代码：[具体代码]地址：[详细地址]法定代表人：[代表人姓名]联系方式：[联系电话]乙方：[档案员姓名]身份证号码：[具体号码]地址：[常住地址]联系方式：[联系电话]鉴于甲方在法律行业的业务活动中产生、持有大量涉及客户信息、案件资料、商业秘密等具有保密性的档案文件，乙方作为甲方聘用的档案员，负责档案的整理、保管、借阅等相关工作，能够接触到甲方的各类机密档案信息。为保护甲方的商业秘密及其他机密信息，防止因乙方的不当行为导致甲方信息泄露，双方经友好协商，依据《中华人民共和国民法典》相关规定，就乙方在任职期间及离职后的保密事宜达成如下协议：一、保密信息的范围1.客户信息：包括但不限于客户的姓名、联系方式、身份证号码、职业、家庭住址、交易记录、业务需求、财务状况等与客户相关的各类信息。2.案件资料：涵盖甲方承办的各类案件的卷宗材料，如案件事实、证据材料、法律分析意见、诉讼策略、庭审记录等。3.商业秘密：涉及甲方的业务模式、运营策略、市场计划、未公开的财务数据、合作协议、内部管理制度等不为公众所知悉、能为甲方带来经济利益、具有实用性且经甲方采取保密措施的技术信息和经营信息。4.其他机密信息：除上述三类信息外，甲方明确要求乙方保密的其他文件、资料、数据、信息等，以及在工作过程中乙方因职务行为所了解到的可能对甲方产生不利影响或具有商业价值的信息。二、乙方的权利与义务（一）权利1.在履行保密义务的前提下，乙方有权依据甲方的工作安排和相关规定，正常开展档案管理工作，获取必要的工作资源和支持。2.对于因履行保密协议而产生的合理费用，乙方有权要求甲方按照公司规定予以报销，但需提供合法有效的凭证。（二）义务1.保密责任乙方应严格遵守国家法律法规及本协议约定，对甲方的保密信息予以妥善保管，采取合理的保密措施，防止信息泄露、丢失、被篡改或未经授权的使用。在档案整理过程中，乙方应确保档案的分类准确、标识清晰，对涉及保密信息的档案进行单独存放，并做好相应的记录。在档案保管期间，乙方应保证档案存储环境安全，具备防火、防潮、防虫等条件，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。未经甲方书面同意，乙方不得向任何第三方披露甲方的保密信息，包括但不限于甲方的内部员工、合作伙伴、客户等，也不得在与工作无关的场合提及甲方的保密信息。乙方应确保其使用或接触保密信息的行为符合甲方的业务规定和法律要求，不得利用保密信息为自己或任何第三方谋取利益，不得从事任何损害甲方利益的行为。2.档案管理职责乙方负责按照甲方制定的档案管理制度，对各类档案进行及时、准确、完整的收集、整理、归档和保管。在档案收集过程中，乙方应主动与各业务部门沟通协调，并对收集到的档案资料进行初步审核，确保档案的真实性、完整性和合规性。在档案整理过程中，乙方应按照档案的类别、时间顺序、重要程度等进行科学分类，并编制详细的档案目录和索引，便于查询和管理。同时，乙方应确保档案的装订规范、编目清晰，对破损或褪色的档案及时进行修复和处理。乙方应建立健全档案借阅登记制度，对档案的借阅情况进行详细记录，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、借阅档案名称及用途等。借阅档案时，乙方应要求借阅人填写借阅申请表，并经相关负责人批准后方可借阅。对于涉及重要保密信息的档案，乙方应严格控制借阅范围和审批流程，确保档案的安全。在档案保管期限届满或因其他原因需要销毁档案时，乙方应按照甲方的规定，制定详细的档案销毁计划，并报经甲方批准。档案销毁过程应进行现场监督，确保档案被彻底销毁，防止保密信息的泄露。3.协助与配合义务乙方应积极配合甲方开展与保密信息相关的调查、审计、诉讼等工作，提供必要的协助和支持。在接到甲方的协助通知后，乙方应及时响应，并按照甲方的要求提供相关档案资料和信息，如实说明情况，不得隐瞒或虚报。如甲方发现保密信息存在泄露风险或已经发生泄露事件，乙方应积极配合甲方采取措施进行补救，包括但不限于协助调查泄露原因、通知相关人员采取防范措施、配合制定应急预案等，以最大限度地减少甲方的损失。4.离职交接义务在乙方离职前，应提前[X]个工作日向甲方提交书面的离职申请，并按照甲方的要求进行工作交接。交接内容包括但不限于档案资料、工作记录、电子数据、未完成的工作任务等，确保交接工作的全面、准确、及时。乙方应与甲方指定的交接人员共同对档案进行清点和核对，编制详细的交接清单，双方签字确认。交接清单应包括档案名称、数量、存放位置、状态等信息，确保交接的档案资料完整无缺。在离职交接过程中，乙方应向交接人员详细介绍档案的管理情况、保密要求及注意事项，确保交接人员能够顺利接管档案管理工作。同时，乙方应将涉及保密信息的相关账号、密码等及时告知甲方，并协助甲方完成相关权限的变更手续。离职后，乙方仍应继续履行本协议约定的保密义务，直至甲方书面同意解除其保密义务或保密信息已不再具有保密价值。三、甲方的权利与义务（一）权利1.甲方有权对乙方履行保密协议的情况进行监督检查，如发现乙方存在违反保密协议的行为，有权要求乙方立即纠正，并采取相应的措施防止损失的扩大。2.甲方有权根据业务发展的需要，对保密信息的范围、保密措施等进行调整和完善，并要求乙方按照调整后的规定履行保密义务。（二）义务1.提供培训与指导甲方应定期为乙方提供与档案管理及保密相关的培训和指导，帮助乙方提高业务水平和保密意识，使其熟悉和掌握甲方的保密制度和工作流程。培训内容可包括档案管理知识、保密法律法规、信息安全技术等方面。在乙方遇到与保密信息相关的问题或困难时，甲方应及时给予解答和指导，协助乙方正确处理相关事项，确保乙方能够妥善履行保密义务。2.合理支付报酬甲方应按照国家法律法规及双方签订的劳动合同约定，按时、足额向乙方支付劳动报酬，确保乙方的劳动付出得到合理回报。甲方应根据乙方的工作表现和贡献，依法给予相应的奖励和福利待遇，激励乙方积极履行保密义务，为甲方的发展做出更大贡献。3.保密措施保障甲方应采取合理的保密措施，保护自身的商业秘密及其他机密信息，为乙方履行保密义务提供必要的支持和保障。这些措施可包括但不限于物理安全措施（如安装监控设备、设置门禁系统、配备保险柜等）、技术安全措施（如加密存储、访问控制、数据备份等）、制度安全措施（如制定保密制度、签订保密协议、加强员工教育等）。甲方应定期对自身的保密措施进行评估和改进，确保其有效性和适应性，防止因保密措施不当导致保密信息的泄露。四、违约责任1.若乙方违反本协议约定，泄露甲方的保密信息，乙方应承担因此给甲方造成的全部损失，包括但不限于直接经济损失、间接经济损失、因信息泄露引发的法律纠纷所产生的诉讼费用、律师费用、赔偿费用等。同时，乙方应按照甲方保密信息价值的[X]%向甲方支付违约金。如乙方的违约行为给甲方声誉造成损害的，乙方还应采取积极措施消除影响，并公开向甲方赔礼道歉。2.若乙方违反档案管理职责，导致档案资料丢失、损坏、延误或其他不当情况，乙方应负责采取措施进行补救，如无法补救或给甲方造成损失的，乙方应承担相应的赔偿责任，赔偿金额根据损失的大小和实际情况确定，但最低不低于[X]元。3.若乙方未按照本协议约定履行离职交接义务，导致甲方档案管理工作受到影响或造成信息泄露风险的，乙方应承担因此给甲方造成的损失，并按照甲方要求立即完成交接工作。如因乙方未交接清楚导致甲方后续工作出现问题的，乙方应承担相应的法律责任。4.若甲方违反本协议约定，未向乙方支付报酬或未提供必要的工作条件和支持，影响乙方正常履行保密义务的，甲方应承担相应的违约责任，按照未支付报酬金额的[X]%向乙方支付违约金，并及时支付报酬和提供必要的条件。5.任何一方违反本协议约定，除承担上述违约责任外，还应继续履行本协议约定的保密义务，直至保密期限届满或保密信息已不再具有保密价值。五、争议解决1.本协议的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。2.双方在履行本协议过程中如发生争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向有管辖权的