和酒店会议合同范本

和酒店会议合同范本1.甲方（买方/出租方/委托方）：

甲方名称为“XX国际会议中心有限公司”，地址位于中国北京市朝阳区建国路88号XX国际会议中心大厦。甲方法定代表人为张伟，联系电话甲方是一家经中国商务部批准成立的综合性会议服务机构，拥有国际标准的会议场所、先进的会议设备以及专业的服务团队。甲方致力于为国内外客户提供高品质的会议、展览及活动服务，凭借其完善的设施和丰富的经验，在行业内享有良好声誉。甲方通过本次合同，委托乙方提供酒店会议服务，以满足其客户群体的特定需求，进一步提升自身服务竞争力。

甲方在日常业务中，经常承接各类高端会议、商务论坛及国际交流活动，对会议场地、设备及配套服务的质量要求极高。为优化资源配置，降低运营成本，甲方选择与乙方合作，利用乙方的专业能力和资源优势，为会议活动提供全方位支持。本次合作基于甲方对乙方酒店会议服务能力的充分信任，以及双方在前期沟通中达成的初步共识。甲方希望通过本次合同，确保会议活动的顺利进行，同时提升客户满意度，巩固其在会议服务领域的市场地位。

在合作背景方面，甲方近期承接了一项重要国际会议项目，该会议预计参会人数超过500人，涉及多场并行分会场、高端餐饮及专业技术支持等需求。甲方在评估多家服务提供商后，最终选择乙方作为合作方，主要基于以下因素：乙方的酒店设施符合国际会议标准，能够满足大型会议的场地及设备需求；乙方的服务团队经验丰富，具备处理复杂会议场景的能力；此外，乙方在价格方面具有竞争力，能够帮助甲方有效控制成本。基于上述前提条件，甲乙双方经友好协商，达成如下合作意向。

2.乙方（卖方/承租方/服务提供方）：

乙方名称为“XX酒店管理有限公司”，地址位于中国上海市浦东新区世纪大道100号XX国际酒店。乙方法定代表人为李娜，联系电话乙方是一家集住宿、餐饮、会议及商务服务于一体的综合性酒店管理企业，拥有超过200间客房、多个不同规模的会议厅以及全功能的宴会厅。乙方致力于为客户提供一站式的会议解决方案，凭借其优越的地理位置、现代化的设施以及专业的服务团队，已成为上海地区领先的会议服务提供商。乙方通过本次合同，向甲方提供酒店会议服务，以拓展其业务范围，增强市场竞争力。

乙方在酒店会议服务领域拥有丰富的实践经验，曾成功承办过多场国际性会议、大型企业年会及高端论坛活动。乙方的会议设施包括无柱式会议厅、同声传译设备、高清视频会议系统等，能够满足各类会议需求。此外，乙方还提供专业的会务服务，如签到接待、资料分发、技术支持及现场协调等，确保会议活动的专业性和高效性。在合作背景方面，乙方了解到甲方近期承接的重要国际会议项目，认为自身具备满足该项目的全部服务能力，且能够提供具有竞争力的价格方案。乙方希望通过本次合作，与甲方建立长期稳定的合作关系，共同提升市场影响力。

在双方合作前提中，甲方对乙方的酒店会议服务能力进行了详细考察，包括实地参观会议场地、评估设备性能及了解服务团队配置等。经过综合评估，甲方确认乙方的服务能够满足其会议项目的需求。同时，乙方在合同条款中明确了服务范围、价格标准及履行细节，确保双方权利义务清晰明确。本次合作基于双方对市场需求的共同认知，以及对服务质量的共同追求。甲方委托乙方提供酒店会议服务，乙方承诺以最高标准完成服务任务，双方将通过紧密协作，确保会议活动的圆满成功。

第一条合同目的与范围

本合同的主要目的是明确甲方委托乙方提供酒店会议服务的具体内容与标准，确保乙方按照甲方要求完成会议场所的租赁、会议设备的搭建、会务服务的执行以及其他相关配套服务，从而保障甲方所承办的会议活动顺利、高效、圆满地进行。合同范围包括但不限于以下内容：1.乙方提供符合甲方需求的会议场地，包括主会场及若干分会场，并确保场地的清洁、安全及设施完好；2.乙方负责会议设备的租赁与安装，包括音响系统、投影设备、灯光系统、同声传译设备等，并安排专业人员进行操作与维护；3.乙方提供会务服务，包括会议签到、资料管理、现场协调、技术支持等，确保会议流程的顺畅；4.乙方提供会议期间的餐饮服务，包括茶歇、午餐、晚餐等，并根据甲方需求定制菜单；5.乙方协助甲方处理会议期间的突发事件，并提供必要的安保支持；6.乙方按照合同约定收取服务费用，并提供相应的发票与结算单据。本合同旨在通过双方的紧密合作，提升会议活动的整体品质，满足甲方及参会嘉宾的需求，并建立长期稳定的合作关系。

第二条定义

1.**会议场所**：指乙方提供的用于举办会议活动的室内外场地，包括主会场、分会场、宴会厅等。

2.**会议设备**：指用于会议活动的各类设备，包括音响系统、投影设备、灯光系统、同声传传译设备、视频会议系统等。

3.**会务服务**：指乙方提供的会议组织、协调、执行等服务，包括签到接待、资料分发、现场技术支持、流程管理等。

4.**餐饮服务**：指乙方提供的会议期间所需的茶歇、午餐、晚餐等餐饮服务，包括食材采购、制作、配送及现场服务。

5.**服务费用**：指乙方根据本合同约定向甲方收取的会议服务费用，包括场地租赁费、设备租赁费、会务服务费、餐饮服务费等。

6.**履行期限**：指本合同约定的乙方提供服务的时间范围，包括会议活动的筹备期、执行期及收尾期。

7.**不可抗力**：指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括自然灾害、战争、政府行为等。

第三条双方权利与义务

1.甲方的权力和义务

(1)甲方有权要求乙方按照合同约定提供会议场所、设备及配套服务，并有权对乙方的服务质量进行监督与评估。

(2)甲方有权根据会议需求调整会议方案，包括场地布置、设备配置、餐饮安排等，但需提前书面通知乙方，并承担因此产生的额外费用。

(3)甲方应向乙方提供详细的会议需求清单，包括参会人数、设备需求、餐饮标准、时间安排等，并确保信息的准确性与完整性。

(4)甲方应按时支付合同约定的服务费用，并按照乙方要求提供支付方式及发票信息。逾期支付服务费用的，甲方应按日支付逾期利息，利率为合同约定利率的1.5倍。

(5)甲方应负责会议期间参会嘉宾的管理与协调，并承担因自身原因导致的会议变动或额外服务需求所产生的费用。

(6)甲方应确保会议活动的合规性，遵守乙方酒店的管理规定，包括但不限于消防安全、噪音控制、废弃物处理等。如有违反，甲方应承担相应的整改费用及赔偿责任。

(7)甲方应指定专门联系人负责与乙方的沟通协调，并确保该联系人具备处理会议事务的能力与权限。

2.乙方的权力和义务

(1)乙方有权按照合同约定收取服务费用，并有权要求甲方按时支付。若甲方逾期支付，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方赔偿损失。

(2)乙方应提供符合国际标准的会议场所，确保场地的清洁、安全及设施完好，并根据甲方的需求进行场地布置与装饰。

(3)乙方应按照甲方的需求提供会议设备，并安排专业人员进行安装、调试及维护，确保设备的正常运行。如因设备故障导致会议延误或中断，乙方应承担相应的赔偿责任，并尽快修复或更换设备。

(4)乙方应提供专业的会务服务，包括会议签到、资料管理、现场协调、技术支持等，确保会议流程的顺畅。如因会务服务不到位导致会议问题，乙方应承担相应的责任并采取补救措施。

(5)乙方应按照甲方的菜单需求提供餐饮服务，并确保食材新鲜、制作卫生、服务周到。如因餐饮服务问题导致参会嘉宾投诉，乙方应承担相应的赔偿责任并改进服务。

(6)乙方应提供会议期间的安保支持，确保会议现场的安全与秩序。如因安保疏忽导致安全事故，乙方应承担全部责任并赔偿相关损失。

(7)乙方应协助甲方处理会议期间的突发事件，包括设备故障、嘉宾投诉、自然灾害等，并提供必要的应急支持。如因乙方未及时处理导致问题扩大，乙方应承担相应的责任。

(8)乙方应按照合同约定提供发票与结算单据，并确保票据的合规性。甲方应按照约定时间接收并核对票据，如有问题应及时提出，否则视为票据无误。

(9)乙方应保护甲方的商业秘密及参会嘉宾的个人信息，未经甲方同意不得泄露给任何第三方。如因乙方原因导致泄密，乙方应承担相应的赔偿责任。

(10)乙方应配备足够的现场工作人员，并确保工作人员具备专业的服务素质和技能，能够妥善处理会议事务。如因工作人员失职导致问题，乙方应承担相应的责任并采取补救措施。

第四条价格与支付条件

1.本合同项下的服务费用总额为人民币肆拾伍万元整（￥450,000.00），该费用包含但不限于以下内容：会议场地租赁费（主会场使用费、分会场使用费）、会议设备租赁费（音响系统、投影设备、灯光系统、同声传译设备等）、会务服务费（签到接待、资料管理、现场协调、技术支持等）、餐饮服务费（茶歇、午餐、晚餐等）、基础安保服务费及税费。具体费用构成及明细详见附件一，该附件作为本合同不可分割的一部分。

2.支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付服务费用。甲方应在合同签订后七日内向乙方支付总额的50%（即人民币贰拾贰万伍仟元整，￥225,000.00）作为预付款；剩余50%（即人民币贰拾贰万伍仟元整，￥225,000.00）应在会议活动结束且乙方提交完整结算单据后十日内付清。乙方应在收到款项后向甲方开具等额增值税发票。

3.支付时间：预付款应于合同签订之日起七日内支付至乙方指定银行账户；尾款应于会议活动结束且结算单据提交之日起十日内支付。逾期支付的部分，甲方应按日向乙方支付逾期付款金额千分之五的违约金，且乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方赔偿因此造成的损失。

4.乙方在提供服务过程中产生的合理额外费用（如因甲方临时需求增加的设备租赁费、特殊餐饮费等），需经甲方书面确认后，甲方应在收到乙方书面通知及发票之日起十五日内支付。

第五条履行期限

1.本合同有效期为自合同签订之日起至会议活动结束且所有服务费用结清之日止。

2.会议活动筹备期：自合同签订之日起至会议活动开始前十五日止。在此期间，甲方应向乙方提供详细的会议方案及需求清单，乙方应根据甲方需求完成场地布置、设备准备及人员安排。

3.会议活动执行期：自会议活动开始之日起至会议活动结束之日止。在此期间，乙方应按照合同约定提供全程会议服务，确保会议活动的顺利进行。

4.会议活动收尾期：自会议活动结束之日起三日内止。在此期间，乙方应负责场地清理、设备撤场及结算核对工作。

5.关键时间节点：

（1）合同签订后七日内，甲方支付预付款；

（2）会议活动开始前十五日，甲方提供最终会议方案；

（3）会议活动开始前三日，乙方完成所有设备调试及人员培训；

（4）会议活动结束后三日内，乙方提交结算单据，甲方支付尾款。

6.如因不可抗力导致合同无法履行，双方应协商调整履行期限，并可根据情况部分或全部免除责任。

第六条违约责任

1.甲方违约责任：

（1）甲方未按时支付服务费用的，每逾期一日，应按逾期付款金额千分之五向乙方支付违约金，但违约金总额不超过合同总价款的30%。逾期超过十五日的，乙方有权解除合同，并要求甲方支付已产生费用及违约金，且甲方应赔偿乙方因此造成的损失（包括但不限于商誉损失、寻找替代服务商的费用等）。

（2）甲方单方面变更或解除合同的，应向乙方支付合同总价款20%的违约金，且乙方已产生的费用不予退还。如对乙方造成额外损失，甲方应进一步赔偿。

（3）甲方未按时提供会议需求清单或相关信息，导致乙方无法准备服务的，每延误一日，应向乙方支付合同总价款千分之五的违约金，且乙方有权要求甲方赔偿因延误造成的损失。

2.乙方违约责任：

（1）乙方未按时提供合同约定的服务，或服务质量不符合约定标准的，应向甲方支付合同总价款10%的违约金，并应立即采取补救措施确保服务达标。如违约行为严重影响会议活动，甲方有权解除合同，并要求乙方赔偿全部损失。

（2）因乙方设备故障、人员失职或服务疏忽导致会议活动延误或中断的，乙方应承担直接损失赔偿责任，且每延误或中断一日，应按当日服务费用10%向甲方支付违约金，但违约金总额不超过合同总价款的20%。

（3）乙方提供的餐饮服务存在食品安全问题或服务严重不符标准的，应全额退还相关费用，并支付合同总价款30%的违约金，且甲方有权要求乙方赔偿所有参会嘉宾的投诉赔偿金及乙方自身的商誉损失。

（4）乙方泄露甲方商业秘密或参会嘉宾信息的，应向甲方支付合同总价款50%的违约金，且甲方有权要求乙方承担所有法律责任及赔偿全部损失。

3.赔偿责任：

（1）任何一方违约导致对方损失的，违约方应赔偿对方直接经济损失及合理间接损失，包括但不限于律师费、诉讼费、调查费等。

（2）如违约行为构成刑事犯罪，违约方还应承担相应的刑事责任，并赔偿所有刑事程序产生的费用。

4.免责条款：

（1）因不可抗力导致违约的，双方互不承担责任，但应及时通知对方并采取措施减少损失。

（2）因第三方原因（如设备供应商故障、政府政策调整等）导致违约的，责任由第三方承担，违约方仅负责协助甲方维权，并可根据情况向第三方追偿。

5.违约金与赔偿金的适用：如一方存在多项违约行为，违约金或赔偿金应累计计算，但累计总额不超过合同总价款的100%。双方应优先选择协商解决违约问题，如协商不成，按本合同争议解决条款处理。

第七条不可抗力

1.定义：不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、台风、洪水、海啸等）、战争、武装冲突、恐怖袭击、政府行为（如法律、法规的变更、行政命令等）、流行病疫情以及无法预见的社会事件（如大规模骚乱、罢工等）。不可抗力事件应自其发生之日起连续影响本合同履行超过irty（三十）日的，视为对合同履行产生实质性影响。

2.通知义务：任何一方在发生或预见不可抗力事件时，应立即通知对方，并提供相关证明文件（如政府公告、新闻报道、公证文书等）。通知应在不可抗力事件发生后八小时内以书面形式（包括电子邮件、传真或快递）送达对方，否则可能影响免责主张的成立。

3.责任免除：因不可抗力导致任何一方无法履行或无法完全履行本合同义务的，受影响方应根据不可抗力事件的影响程度，部分或全部免除相应责任，但应采取合理措施减少损失。双方应根据不可抗力事件的发生时间、影响范围及恢复情况，协商调整合同履行期限或解除合同。

4.不可免责事项：因不可抗力导致的下列情形，受影响方仍需承担责任：

（1）已提前预见到可能发生且可采取预防措施的不可抗力事件，但未采取合理预防措施的；

（2）在不可抗力事件发生后，未采取积极措施减少损失的；

（3）因不可抗力事件导致的违约行为，属于故意或重大过失的。

5.合同解除：如不可抗力事件持续影响本合同履行超过sixty（六十）日，且双方无法就合同变更或解除达成一致的，任何一方均有权单方面解除合同，并互不承担违约责任。解除合同的，双方应在解除之日起十日内进行结算，已产生的费用按实际服务比例返还。

第八条争议解决

1.争议类型：本合同项下的任何争议，包括但不限于合同解释、履行争议、违约责任及不可抗力等，应由双方首先通过友好协商解决。协商应指派双方授权代表进行，并应记录协商内容及结果。

2.协商不成：如协商在合同签订后三十日内未能解决争议，任何一方均有权选择以下争议解决方式：

（1）调解：提交中国国际贸易促进委员会（CIPIT）或中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC）进行调解。调解应遵循自愿、公平、中立的原则，调解协议经双方签署后具有约束力。

（2）仲裁：提交中国国际经济贸易仲裁委员会（CIETAC），按照该会现行仲裁规则进行仲裁。仲裁地点为甲方所在地（北京市）或乙方所在地（上海市），由申请仲裁方选择。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力，除非仲裁裁决被法院裁定无效。

（3）诉讼：向合同签订地（北京市朝阳区）或履行地（上海市浦东新区）人民法院提起诉讼。

3.争议选择：双方应在争议发生后十五日内书面明确选择争议解决方式，且一旦选定不得变更。如未在规定期限内选择，视为选择诉讼方式。

4.证据规则：争议解决过程中，双方应提供真实、完整的证据材料支持自身主张。如一方隐瞒或伪造证据，其主张不予支持，并可能承担对方因此遭受的损失。

5.仲裁/诉讼前程序：仲裁或诉讼前，双方应将争议事项书面提交给对方，并给予对方三十日的回应期。如对方在回应期内未提出异议，视为对争议事项的承认。但双方另有约定的除外。

6.专属管辖：如选择仲裁或诉讼，仲裁机构或法院的裁决/判决应仅限于本合同项下的争议，不得涉及其他合同关系或第三方权益，除非双方另有明确约定。

第九条其他条款

1.通知方式：本合同项下的所有通知、请求、要求或其他通信均应以书面形式（包括但不限于专人递送、挂号信、电子邮件、传真）发送至本合同首部列明的地址或联系方式。任何一方变更联系方式，应至少提前十日以书面形式通知对方。通过电子邮件或传真发送的，发出时视为送达；专人递送的，签收时视为送达；挂号信发送后五日视为送达。

2.合同变更：对本合同的任何修改或补充，均需经双方授权代表签署书面文件方能生效。口头约定或非书面形式作出的变更，均不产生法律效力。任何一方不得单方面变更合同内容，但双方另有约定的除外。

3.分项履行：本合同的各条款互为独立部分，任何条款的无效或不可执行，不影响其他条款的效力。如某一条款被法院裁定无效，双方应协商替换为内容最接近的有效条款。

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