某跑步俱乐部文件保密管理制度

某跑步俱乐部文件保密管理制度某跑步俱乐部文件保密管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）文件保密管理工作，保障俱乐部核心信息安全、会员隐私权益及运营数据完整性，防范因文件泄露导致的法律风险、信誉损失及经济损失，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合俱乐部实际运营需求，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于俱乐部内部所有纸质及电子形式的保密文件管理，涵盖文件生成、流转、存储、归档、解密、销毁等全生命周期环节，涉及部门包括但不限于行政部、会员服务部、活动策划部、财务部、技术部及各分支机构。第三条管理原则1.分级分类管理：根据文件内容敏感性、影响范围及潜在风险，划分保密等级，实施差异化管控；2.责任到人：明确各环节管理责任主体，确保“谁使用、谁负责，谁审批、谁监督”；3.动态维护：结合俱乐部业务发展及外部环境变化，定期评估保密文件范围与等级，及时调整管理措施；4.技术与制度并重：通过制度约束与技术手段（如加密存储、权限控制）双轨保障文件安全。第二章保密文件定义与分级第四条保密文件定义本制度所称“保密文件”，指俱乐部在运营管理过程中形成或获取的，涉及俱乐部核心利益、会员隐私或可能对俱乐部声誉、权益造成重大影响的非公开信息载体，包括但不限于：1.会员个人信息：姓名、联系方式、身份证号、健康数据（如心率、运动损伤史）、消费记录等；2.运营核心数据：活动策划方案（含预算、合作方信息）、会员增长策略、赛事申办材料、商业合作协议；3.财务信息：年度预算、收支明细、税务报表、薪资结构；4.技术资料：自主研发的跑步训练系统代码、会员管理平台数据架构；5.其他经俱乐部认定需保密的文件。第五条保密等级划分保密文件按敏感程度由高至低分为“绝密”“机密”“秘密”三级，具体界定如下：|等级|定义|典型范围|保密期限||------|------|----------|----------||绝密|泄露会对俱乐部权益造成特别严重损害（如导致重大经济损失、会员大规模流失、丧失核心竞争力）|未公开的商业并购方案、顶级赛事独家合作协议、会员生物识别信息（如指纹、面部特征）|一般不超过10年，特殊情况可延长至永久||机密|泄露会对俱乐部权益造成严重损害（如导致重要合作终止、活动策划失效、会员隐私大规模泄露）|年度战略规划、未发布的高净值会员专属服务方案、财务审计报告|一般不超过5年||秘密|泄露会对俱乐部权益造成较大损害（如导致活动筹备信息泄露、普通会员个人信息被滥用）|常规活动执行方案、普通会员基础信息（姓名、手机号）、月度收支简报|一般不超过2年|第三章保密管理组织架构与职责第六条保密管理领导小组俱乐部设立保密管理领导小组（以下简称“领导小组”），作为保密工作决策机构，组长由俱乐部秘书长担任，成员包括行政总监、财务总监、技术总监及各部门负责人。主要职责：1.审定保密管理制度、保密文件分级目录及重大保密事项处理方案；2.定期听取保密工作汇报，研究解决保密管理中的重大问题；3.监督各部门保密责任落实情况，对违规行为提出处理意见。第七条行政部（保密主管部门）行政部为俱乐部保密管理执行部门，设专职保密专员1-2名（可由行政部职员兼任），负责日常保密管理工作。主要职责：1.制定保密管理制度实施细则，编制年度保密工作计划；2.组织保密文件分级认定、标识管理及全生命周期跟踪；3.开展保密宣传培训，定期检查各部门文件管理合规性；4.建立保密管理台账，记录文件流转、借阅、销毁等关键信息；5.受理保密事件报告，协助领导小组调查泄密事故。第八条各部门及分支机构职责1.部门负责人为部门保密工作第一责任人，负责本部门保密文件的生成审核、使用监管及安全防护；2.文件起草人、使用人需严格遵守保密规定，确保文件在授权范围内使用；3.分支机构需参照本制度制定属地化保密管理细则，报行政部备案后执行。第四章保密文件生成与审批第九条起草与标识1.保密文件起草前，起草人需填写《保密文件立项审批表》，说明文件内容、拟保密等级及理由，经部门负责人初审后提交行政部复核；2.经领导小组审定为保密文件的，起草人需在文件首页左上角标注保密等级（“绝密/机密/秘密”）、保密期限（如“秘密·2年”）及文件编号（格式：JLB-XX[年份]-XXX，XX为部门代码，XXX为顺序号）；3.电子文件需在系统元数据中同步标注保密等级及期限，禁止通过未加密即时通讯工具（如微信、QQ）传输草稿。第十条审核与签发1.绝密文件需经部门负责人、行政总监、秘书长三级审核，由秘书长签发；2.机密文件需经部门负责人、行政总监二级审核，由行政总监签发；3.秘密文件由部门负责人审核并签发；4.所有保密文件签发后，起草人需将纸质版原件及电子版（加密）同步提交行政部备案。第五章保密文件流转与使用第十一条内部传阅1.保密文件内部传阅需通过“收文登记—指定接收人—限时归还”流程操作，禁止随意扩散；2.传阅范围仅限“工作需要知悉”人员，绝密文件传阅需经秘书长审批，机密文件需经行政总监审批，秘密文件需经部门负责人审批；3.纸质文件传阅时需填写《保密文件传阅记录表》，记录传阅人、时间、归还状态；电子文件需通过俱乐部内部管理系统（限账号登录、二次验证）传输，禁止截屏、另存或转发至外部平台。第十二条外部交换1.因合作需要向外部单位提供保密文件的，需填写《保密文件外发审批表》，说明接收方资质、使用目的及保密承诺，经领导小组审批通过后执行；2.外发文件需标注“仅限XX（单位）内部使用，不得扩散”，并与接收方签订《保密协议》，明确泄露责任；3.禁止向无合作关系的第三方（含个人）提供任何保密文件，禁止通过公共云盘、社交媒体等非安全渠道传输。第十三条借阅管理1.俱乐部内部人员因工作需要借阅保密文件的，需填写《保密文件借阅申请表》，注明借阅原因、期限（绝密文件不超过3个工作日，机密文件不超过5个工作日，秘密文件不超过7个工作日），经文件原签发人审批后到行政部办理借阅手续；2.借阅人需在指定场所（如行政部资料室）查阅文件，禁止带离办公区域；确需携带外出的，绝密文件需经秘书长批准，机密文件需经行政总监批准，秘密文件需经部门负责人批准，并采取加密封装、全程携带等防护措施；3.借阅期满需及时归还，行政部核对文件完整性后归档；逾期未还的，行政部需催告并记录，超过5个工作日未还的，按疑似泄密事件处理。第六章保密文件存储与归档第十四条纸质文件存储1.绝密文件需存放于双锁保险柜（钥匙与密码分由两人保管），机密文件存放于单锁保险柜，秘密文件存放于带锁文件柜；2.保险柜/文件柜需放置于监控覆盖的独立房间（如行政部资料室），非授权人员不得进入；3.每日下班前，文件使用人需将文件归位，行政部保密专员需检查柜锁状态并登记。第十五条电子文件存储1.电子保密文件需存储于俱乐部专用服务器或加密硬盘，禁止存储于个人电脑、手机或公共存储设备；2.服务器需设置访问权限（绝密文件仅限秘书长、行政总监访问，机密文件仅限部门负责人及以上，秘密文件仅限部门内授权人员），采用动态密码+生物识别（如指纹）双重认证；3.技术部需每周对电子文件进行异机备份，备份介质与原存储设备分处不同物理位置（如主服务器在总部，备份在分支机构）。第十六条归档管理1.保密文件完成使用周期后，由行政部整理编号，编制《保密文件归档目录》，纸质版与电子版同步归档；2.归档文件需按年度、部门、保密等级分类存放，建立检索索引，方便调阅；3.归档后原则上不再对外提供，确需调阅的，按第五章第十二条“借阅管理”流程执行。第七章保密文件解密与销毁第十七条解密审批1.保密文件保密期限届满前30日，行政部需发起解密评估，填写《保密文件解密审批表》，说明文件当前敏感性及解密影响；2.绝密文件解密需经领导小组全体成员审议，机密文件需经领导小组半数以上成员审议，秘密文件需经行政总监审批；3.经批准解密的文件，由行政部标注“解密”字样，转为普通文件管理；仍需保密的，延长保密期限并重新标注。第十八条销毁流程1.需销毁的保密文件包括：已解密且无保存价值的文件、超过保密期限需销毁的文件、因破损无法使用的文件；2.销毁前需填写《保密文件销毁申请表》，列明文件名称、数量、保密等级，经原签发人审批后执行；3.纸质文件销毁采用碎纸机粉碎（绝密文件需二次焚烧），电子文件使用专业数据清除软件（如DBAN）覆盖擦除，确保无法恢复；4.销毁过程需由行政部与审计部共同监督，填写《保密文件销毁记录表》，记录销毁时间、方式、监督人并签字存档。第八章保密监督与责任追究第十九条监督检查1.行政部每季度开展一次保密专项检查，检查内容包括：文件标识规范性、存储安全性、流转登记完整性、解密销毁合规性；2.技术部每月对电子文件存储系统进行安全检测，排查漏洞并生成《安全检测报告》；3.鼓励员工通过匿名邮箱（bmj@）或保密专线（010-XXXXXXX）举报违规行为，核实后给予500-2000元奖励。第二十条责任追究1.因疏忽导致保密文件丢失、泄露的，视情节轻重给予警告、记过、降薪等处分；造成经济损失的，需承担赔偿责任；2.故意