某跑步俱乐部公章使用管理制度

某跑步俱乐部公章使用管理制度第一章总则第一条为规范某跑步俱乐部（以下简称“俱乐部”）公章使用与管理，维护俱乐部合法权益，保障各项工作有序开展，根据《中华人民共和国民法典》《民办非企业单位登记管理暂行条例》等相关法律法规，结合俱乐部实际情况，制定本制度。第二条本制度所指公章包括俱乐部法定名称公章（含钢印）、合同专用章、财务专用章及其他经俱乐部理事会批准刻制的专用印章（以下统称“公章”）。其中，法定名称公章为俱乐部最高效力标识，代表俱乐部对外承担法律责任；合同专用章仅限经济合同签署使用；财务专用章仅限财务收支、银行业务等财务活动使用；其他专用章按批准用途使用。第三条本制度适用于俱乐部全体会员、工作人员及因工作需要使用公章的外部合作单位或个人。第四条公章管理遵循“严格审批、专人保管、规范使用、责任可溯”原则，确保公章使用合法、合规、安全，服务于俱乐部发展与会员权益保障。第二章管理职责第五条俱乐部行政部为公章管理的责任部门，负责公章的刻制、启用、保管、使用监督及废止等全流程管理。行政部负责人为公章管理第一责任人，须指定1名政治素质高、责任心强的专职人员（以下简称“公章保管人”）具体承担公章保管与用印操作。第六条公章保管人职责：（一）严格执行公章使用审批制度，核对用印文件与审批内容一致性；（二）每日检查公章存放安全，确保存放于专用保险柜（柜钥匙与密码分人保管），严禁随意放置或转交他人；（三）如实登记《公章使用登记台账》（以下简称《台账》），记录用印时间、事由、文件名称及编号、用印数量、申请人及审批人等信息；（四）定期（每月最后一个工作日）向行政部负责人提交《公章使用情况汇总表》，并配合财务、监事部门开展用印合规性检查；（五）发现公章丢失、被盗或违规使用情况，立即向行政部负责人报告并启动应急预案。第七条审批权限划分：（一）常规用印事项（如会员参赛证明、活动通知、一般性函件等）：由申请部门负责人审核，行政部负责人审批；（二）重要用印事项（如金额5万元以下的合同签署、会员章程修订草案、对外合作备忘录等）：经申请部门负责人、行政部负责人审核后，报俱乐部秘书长审批；（三）重大用印事项（如金额5万元及以上的合同签署、理事会决议、涉及法律诉讼文件、俱乐部分立/合并等重大事项）：须经俱乐部理事会审议通过，由理事长（或授权代表人）审批。第三章使用范围第八条法定名称公章使用范围：（一）以俱乐部名义出具的正式文件，包括但不限于会员服务通知、赛事组织方案、对外公函；（二）俱乐部资质证明文件（如会员证、参赛资格证明、培训结业证书）；（三）向主管部门提交的请示、报告、备案材料；（四）理事会决议、会议纪要等内部重要文书；（五）其他需以俱乐部名义确认的法律文书或证明材料。第九条合同专用章使用范围：（一）俱乐部与外部单位或个人签署的赛事合作协议、场地租赁协议、物资采购合同等经济类合同；（二）经俱乐部理事会批准的赞助协议、广告投放协议等商业合作文件；（三）其他明确约定使用合同专用章的书面协议。第十条财务专用章使用范围：（一）俱乐部银行账户开立、变更、注销申请；（二）支票、汇票、收据等财务票据；（三）税务申报、社保缴纳等涉税涉费文件；（四）经财务部门审核的费用报销单、资金拨付单。第十一条其他专用章使用范围以理事会批准的专项用途为准，不得超范围使用。第四章审批流程第十二条用印申请须通过《公章使用审批表》（以下简称《审批表》）书面提出，禁止口头申请或事后补批（紧急情况除外）。《审批表》应包含以下内容：（一）申请人姓名、所属部门及联系方式；（二）用印事由（需具体说明文件背景、涉及对象及法律后果）；（三）用印文件名称、数量、内容摘要（附文件草稿或关键页复印件）；（四）拟用印类型（法定名称公章/合同专用章等）；（五）申请人签字及申请日期。第十三条常规用印审批流程：（一）申请人填写《审批表》并附文件材料，提交所属部门负责人；（二）部门负责人审核用印事由真实性、文件内容合规性，签署“同意”或“不同意”意见及日期；（三）行政部负责人复核文件与《审批表》一致性，确认用印类型匹配，签署审批意见；（四）公章保管人核对审批通过的《审批表》与文件，完成用印并登记《台账》。第十四条重要用印审批流程：（一）申请人完成部门负责人审核后，将《审批表》及文件材料提交行政部；（二）行政部负责人对文件合法性、俱乐部权益保障情况进行复核，签署意见后提交秘书长；（三）秘书长重点审查用印事项对俱乐部运营的影响，签署最终审批意见；（四）公章保管人确认审批流程完整后用印，同步留存《审批表》及文件复印件归档。第十五条重大用印审批流程：（一）申请人完成部门负责人、行政部负责人、秘书长三级审核后，将《审批表》及文件材料提交理事会；（二）理事会召开专题会议审议用印事项，形成书面决议（需全体理事1/2以上同意）；（三）理事长根据理事会决议签署审批意见；（四）公章保管人核查理事会决议、《审批表》及文件一致性，用印后将相关材料移交档案管理部门永久保存。第十六条紧急用印处理：因突发情况（如赛事报名截止前需盖章确认、合作方临时要求签约等）无法完成完整审批流程时，申请人须电话向有权审批人（至少为秘书长级别）说明情况，经口头同意后使用公章，并用印后24小时内补办书面审批手续。第五章用印规范第十七条用印前，公章保管人须履行以下核查义务：（一）核对《审批表》审批层级是否完整，审批人签字是否为本人签署；（二）检查用印文件内容与《审批表》描述是否一致，无涂改、增删；（三）确认用印类型与文件性质匹配（如经济合同须用合同专用章，财务票据须用财务专用章）；（四）对涉及法律责任的文件（如合同、承诺书），需核查是否已通过俱乐部法律顾问审核（重大事项须附法律意见书）。第十八条用印操作要求：（一）公章须加盖在文件指定位置（如落款“某跑步俱乐部”处、骑缝处），确保清晰、完整，不得覆盖文件正文或签名；（二）同一文件需多页用印时，须加盖骑缝章，确保每一页均有部分印鉴；（三）单次用印数量不得超过《审批表》批准数量，禁止预先在空白纸张、表格、合同上用印；（四）用印后，公章保管人须在《台账》中登记用印时间、文件编号（如无编号则注明文件标题）、用印数量，并由申请人签字确认。第十九条复印件用印管理：（一）因工作需要在文件复印件上用印的，须在复印件上注明“与原件一致，仅限______（用途）使用”字样，防止挪作他用；（二）复印件用印审批流程与原件用印一致，需在《审批表》中特别标注“复印件用印”及具体用途。第二十条外带用印管理：（一）公章原则上不得带离俱乐部办公场所。因特殊情况（如现场签约、政府部门现场核验）需外带的，须填写《公章外带申请单》，经理事长审批；（二）外带时，须由公章保管人全程携带，另派1名工作人员陪同监督，禁止转交他人；（三）外带用印完成后，须于当日（如跨日则次工作日）返回俱乐部，由行政部负责人检查公章状态并登记归还时间；（四）外带期间因保管不当造成公章丢失或损毁的，由公章保管人及陪同人员承担连带责任。第六章保管与交接第二十一条公章保管要求：（一）公章须存放于俱乐部办公场所专用保险柜内，保险柜钥匙由公章保管人持有，密码由行政部负责人保管，禁止一人同时掌握钥匙与密码；（二）非工作时间（如周末、节假日），公章须密封存放并加贴封条，行政部负责人每周至少抽查1次封条完整性；（三）严禁将公章用于私人事务或与俱乐部无关的活动，严禁委托他人代保管。第二十二条公章交接程序：（一）公章保管人因岗位调整、离职等原因需移交公章时，须提前3个工作日向行政部负责人提交《公章交接申请》；（二）行政部负责人指定监交人（一般为俱乐部监事或财务负责人），组织原保管人、新保管人共同清点公章数量及状态（包括印鉴清晰度、是否有磨损）；（三）三方共同填写《公章交接记录表》，注明交接时间、公章名称及编号、当前状态、移交人及接收人签字、监交人签字；（四）交接完成后，《公章交接记录表》由行政部存档，保存期限不少于10年。第二十三条公章废止与销毁：（一）因俱乐部名称变更、印章磨损或其他原因需废止公章的，由行政部提出申请，经理事会审议通过后，到公安机关指定地点销毁；（二）废止公章须登记造册，记录废止原因、销毁时间及地点，相关证明材料（如销毁现场照片、公安机关回执）移交档案管理部门永久保存。第七章监督与责任第二十四条俱乐部监事会为公章使用监督机构，负责定期（每季度1次）与不定期抽查公章管理情况，重点检查：（一）《台账》登记是否完整，用印文件与《审批表》《台账》是否一致；（二）公章保管环境是否安全，交接记录是否规范；（三）重大用印事项是否履行理事会审议程序，是否存在越权审批；（四）外带用印是否符合审批要求，是否存在违规外带或丢失情况。第二十五条对监督检查中发现的问题，监事会应出具《整改通知书》，要求责任部门或个人在5个工作日内整改，并提交整改报告。第二十六条违规使用公章的责任追究：（一）因过失导致用印错误（如盖错章、漏盖骑缝章），未造成经济损失的，对责任人进行批评教育并扣除当月绩效5%；（二）因工作疏忽未履行核查义务，导致用印文件内容与审批不一致，造成俱乐部名誉损失或5000元以下经济损失的，对责任人扣除当月绩效20%，部门负责人连带扣除10%；（三）未经审批擅自用印、外带公章