汽车租赁公司员工离职交接规定

汽车租赁公司员工离职交接规定第一章总则第一条目的为规范汽车租赁公司员工离职交接流程，保障公司资产安全、业务连续性及员工合法权益，维护企业正常运营秩序，结合《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，制定本规定。第二条适用范围本规定适用于公司全体在职员工，包括正式员工、试用期员工及因特殊协议约定的其他用工形式人员（如劳务派遣、兼职等），涵盖主动离职、被动离职（含公司单方解除劳动合同）、劳动合同到期不续签等所有离职情形。第三条基本原则1.及时全面原则：离职员工须在规定时限内完成工作、资产及信息的完整交接，确保业务无断点；2.真实准确原则：交接内容须真实反映工作现状，数据、资料、资产状态应与实际一致，禁止隐瞒或篡改；3.保密合规原则：交接过程中涉及公司商业秘密（如客户信息、车辆运营数据、合同条款等）的，须严格遵守《员工保密协议》要求；4.双向监督原则：交接双方及监督部门须共同确认交接结果，避免责任不清。---第二章离职申请与审批第四条离职类型与通知期1.主动离职：员工因个人原因提出解除劳动合同的，须提前30日以书面形式向直属上级提交《离职申请表》（试用期员工提前3日）；2.被动离职：公司因员工严重违反规章制度、不胜任工作等法定情形单方解除劳动合同的，由人力资源部（以下简称“HR”）提前通知员工，并出具《解除劳动合同通知书》；3.合同到期不续签：劳动合同到期前30日，HR须与员工确认续签意向；员工或公司决定不续签的，HR于到期前15日出具《终止劳动合同通知书》。第五条审批流程1.申请提交：员工填写《离职申请表》，注明离职原因、拟离职日期，经直属上级签字确认后提交至部门负责人；2.部门审核：部门负责人需评估员工离职对部门业务的影响，确认工作交接可行性，5个工作日内签署意见并转交HR；3.HR复核：HR核查员工考勤、社保缴纳状态、是否存在未结劳动纠纷（如未休年假、借款未清等），3个工作日内反馈审核结果；4.管理层审批：部门负责人及HR审核通过后，提交分管副总或总经理审批（高管离职需经董事会批准），最终审批结果由HR通知员工及相关部门。---第三章交接准备第六条交接启动员工收到《离职审批确认书》后，须在2个工作日内启动交接程序。HR同步向员工发放《离职交接清单》（以下简称“清单”），明确交接内容、责任接收人及完成时限（一般不晚于拟离职日期前3个工作日）。第七条资料整理要求离职员工须在交接期内完成以下资料整理：1.工作资料：包括但不限于负责的租赁项目档案（含车辆租赁合同、客户信息表、验车记录等）、运营数据报表（如车辆使用率、维修台账）、未完成事项清单及处理建议；2.电子数据：个人工作电脑、公司云盘内与岗位相关的文件、邮件、数据库账号及权限，需分类归档并标注重要性等级；3.客户资源：梳理负责的客户名单、联系方式、合作历史及当前跟进状态，形成《客户交接明细表》；4.其他材料：参与的培训资料、内部制度文件、项目会议纪要等。第八条资产清点员工须对持有的公司资产进行自查，包括：1.办公资产：笔记本电脑、手机、打印机、钥匙、门禁卡、工牌等；2.运营资产：车辆钥匙、GPS设备、车载充电器等与车辆管理直接相关的物品；3.财务资产：备用金、未报销票据、已领用但未核销的办公用品等。---第四章具体交接内容与标准第九条业务交接（适用于业务部门）1.租赁项目交接：-已签约未完成项目：须向接手人详细说明合同关键条款（如租期、租金、押金、违约责任）、车辆交付状态（含验车照片、维修记录）、客户特殊需求等；-意向客户跟进：提供《客户沟通记录表》，标注客户需求痛点、报价阶段及下一步计划；-车辆调度台账：移交当前在租车辆分布表、待租车辆状态表（含可用/维修/清洁中）及近期调度计划。2.客服与售后交接：-客户投诉记录：移交未结投诉案件清单，注明投诉原因、已处理措施及客户诉求；-维修协作流程：说明与合作修理厂的对接方式、配件采购审批权限及紧急维修响应机制。第十条行政与资产交接（适用于行政/综合部门）1.办公物资：核对《办公用品领用表》，归还多余文具、会议设备（如投影仪、麦克风）、公司标识物品（如宣传册、礼品）；2.场地管理：移交负责的办公区/停车场钥匙、门禁密码，说明消防设施、绿植维护等日常管理注意事项；3.档案管理：纸质档案须按《公司档案管理制度》归档，电子档案需同步至公司共享盘并删除个人留存副本。第十一条财务与合规交接（适用于财务部门）1.资金往来：结清个人借款（含备用金），提交《未报销费用明细表》并附原始凭证；2.合同与票据：移交负责的租赁合同、采购合同原件，说明付款进度及未达账项；3.税务与社保：若涉及税务申报，需提供当前申报期进度表；社保专员须移交员工参保状态表及当月增减员明细。第十二条技术与系统交接（适用于IT/技术部门）1.系统权限：注销或移交个人名下的租赁管理系统（如车辆调度系统、客户关系管理系统）、财务系统、OA账号权限；2.数据备份：对负责开发或维护的系统数据进行完整备份，提供《数据备份说明》（含存储路径、恢复方法）；3.设备维护：移交服务器、监控设备等技术资产的管理日志，说明近期故障及处理情况。---第五章交接监督与确认第十三条监交责任1.交接双方：离职员工为移交人，接手人为接收人（无明确接手人的，由部门负责人指定临时对接人）；2.监督部门：普通员工交接由部门负责人或HR监交；部门负责人及以上层级员工交接由HR负责人或分管副总监交；3.监交职责：监督交接过程真实性，核查清单填写完整性，对争议事项提出处理建议。第十四条交接确认程序1.逐项核对：移交人、接收人、监交人三方共同核对《离职交接清单》，标注“已交接”“部分交接”或“未交接”；2.问题处理：对“部分交接”或“未交接”项，须在清单中注明原因及补救措施（如资料缺失需补充、资产损坏需赔偿），并约定完成时限（最长不超过离职后5个工作日）；3.签字确认：三方核对无误后，在清单上签字并注明日期，原件由HR存档，复印件交移交人、接收人留存。第十五条未完成交接的处理1.因员工个人原因未按时完成交接的，HR可暂缓办理离职结算，直至交接完成；2.若存在资产丢失、资料损毁或故意隐瞒重要信息等行为，公司有权要求赔偿损失；情节严重的，依法追究法律责任；3.交接完成后发现遗漏的，原移交人须配合补充交接，由此产生的额外成本由责任方承担。---第六章离职结算与手续办理第十六条工资与福利结算1.结算时间：离职员工工资结算至实际离职日（含当日），于次月发薪日通过银行转账支付；2.未结款项：未休年假按日工资300%折算（已休部分据实扣除），绩效奖金根据考核周期及完成进度核算；3.扣款事项：若存在未归还资产赔偿、借款未清、培训服务期未满违约金等，从结算工资中扣除（需提前告知员工）。第十七条社保与公积金转移HR于员工离职次月15日前办理社保、公积金减员手续，并提供《社会保险参保缴费凭证》《住房公积金转移证明》，协助员工办理转移或封存。第十八条离职证明开具交接完成且无未结事项的，HR在15个工作日内出具《解除/终止劳动合同证明》，注明员工在职期间的岗位、工作年限及离职类型，不得附加不合理限制条款。第十九条注意事项1.员工须配合签署《离职确认书》，确认已收到所有应得款项，无劳动争议；2.签署《竞业限制协议》的员工，须明确竞业限制期限、补偿标准及违约责任，公司按约定支付补偿；3.涉密岗位员工离职后，仍须履行《保密协议》义务，期限按协议约定执行。---第七章后续管理与反馈第二十条保密义务重申HR须通过《离职提醒函》再次强调员工对公司商业秘密、客户信息等的保密责任，明确违约后果（如赔偿损失、追究法律责任）。第二十一条竞业限制履行监督对于负有竞业限制义务的员工，HR定期通过电话或邮件核实就业情况（每季度至少1次），并按协议支付竞业限制补偿；员工需主动申报新任职单位信息。第二十二条离职面谈与反馈1.员工离职前，HR须安排离职面谈（高管由总经理或董事长面谈），了解离职原因、对公司管理的建议，形成《离职面谈记录表》；2.面谈结果由HR汇总分析，作为优化管理制度、改进员工关怀的参考依据。第二十三条员工档案管理离职员工档案（含入职资料、考核记录、奖惩文件、交接清单等）由HR归档保存，保存期限不低于2年（高管及