建设工程物资采购管理办法

建设工程物资采购管理办法一、总则为有效管控建设工程物资采购全流程，保障项目建设质量、进度与成本可控，结合行业规范及企业项目管理实际需求，特制定本管理办法。本办法适用于公司承接的各类建设工程项目（含新建、改建、扩建）的物资采购活动，涵盖建筑材料、工程设备、构配件、周转材料等的采购管理。物资采购管理遵循质量优先、成本合理、合规高效、权责清晰原则：以满足工程质量标准为核心，在合理控制采购成本的前提下，通过规范流程、明确职责，确保采购活动合法合规、高效执行，实现物资供应与项目建设的协同推进。二、管理职责（一）采购管理部门采购部作为采购活动的主导部门，负责：结合项目需求与库存情况，编制年度、季度及月度采购计划，经审批后组织实施；开展供应商考察、准入评估及动态管理，建立合格供应商库并定期更新；组织采购谈判、合同签订，协调物资催交、运输及现场交付；跟踪采购全流程，收集供应商履约数据，参与质量问题处置与成本分析。（二）技术与质量部门技术部（或项目技术组）负责：依据设计图纸、施工规范，明确物资技术参数、质量标准及验收要求；参与招标文件技术条款编制、供应商技术能力评审，提供专业技术支持；联合监理单位（如有）、项目部开展物资进场质量检验，对不合格品提出处置意见。（三）财务与成本部门财务部负责：统筹采购资金预算，审核付款申请及票据合规性，按合同约定办理结算；建立采购成本台账，分析采购费用支出，为成本管控提供数据支持；参与采购方式经济性评估，监督资金使用安全。（四）项目实施部门项目部作为物资需求的提出方，负责：结合施工进度计划，提报物资需求清单（含规格、数量、进场时间）；参与现场物资验收，核对到货数量、外观质量，反馈使用过程中的质量问题；配合采购部优化物资供应计划，避免停工待料或过度积压。三、采购计划管理（一）计划编制采购计划以项目施工进度、设计要求、库存动态为核心依据：项目部于每月25日前提报次月物资需求（含应急储备需求），明确技术参数、质量标准及进场节点；技术部1个工作日内完成需求的技术合规性审核，标注关键物资（如钢结构、防水卷材）的特殊要求；采购部结合库存台账（含在途物资），3个工作日内编制采购计划，明确采购方式、预算金额及责任分工。（二）计划审批与调整采购计划经部门负责人初审、分管领导复审后，报总经理审批（单笔金额超限额的需提交董事会审议）。因设计变更、工期调整等原因需调整计划时，项目部应出具书面说明，经技术部、采购部会签后，按原审批流程更新计划。四、供应商管理（一）准入管理供应商准入需满足以下条件：具备合法经营资质（营业执照、生产/销售许可等），近3年无重大质量/安全事故及失信记录；产能与供应能力匹配项目需求（如大型设备供应商需提供产能证明、交付周期承诺）；质量保障体系完善（提供近1年同类项目供货业绩、第三方质检报告）。准入流程：采购部发起考察（实地走访生产基地/仓库、抽样送检），技术部、项目部参与评审，评审通过后纳入合格供应商库，实行分级管理（A类：战略供应商，长期合作；B类：常规供应商，按需合作；C类：临时供应商，单次合作）。（二）动态评价每季度末，采购部联合项目部、技术部对供应商履约情况进行评价，评价维度包括：质量维度：抽检合格率、质量问题响应速度；交付维度：交货及时率、订单履约完整性；服务维度：技术支持、售后响应效率；成本维度：价格波动幅度、付款条件灵活性。评价结果作为供应商分级调整、后续合作的依据：连续两次评价为“不合格”的供应商，启动淘汰流程；A类供应商可享受付款周期延长、优先合作等激励政策。五、采购实施（一）采购方式选择根据物资特性、金额及市场竞争情况，选择适宜的采购方式：公开招标：通用性强、金额超限额（如单批超限额）的物资（如钢筋、混凝土），通过公共资源交易平台或企业官网发布招标公告，吸引潜在供应商参与；邀请招标：技术复杂、供应商数量少的物资（如特种建材、定制设备），从合格供应商库中邀请3家以上参与投标；竞争性谈判：紧急需求或招标失败的物资，邀请2家以上供应商谈判，明确价格、交付、服务等条款；单一来源：独家生产/专利物资、紧急抢险救灾物资，经合规论证后直接采购。（二）招投标管理招标文件由采购部牵头编制，技术部审核技术条款，财务部审核商务条款（含预算、付款方式）。投标截止后，成立由技术、采购、财务、法务组成的评标小组，采用综合评分法（技术分40%、商务分30%、价格分30%）评审，杜绝围标、串标行为。评标结果公示3个工作日无异议后，确定中标单位并发放中标通知书。（三）谈判与签约非招标采购的物资，采购部组织谈判小组（含技术、财务人员）与供应商谈判，重点明确：价格构成（含运输、税费、安装调试费）；交付周期（明确进场时间节点，逾期违约金标准）；质量责任（质保期、缺陷责任期、质量保证金比例）；付款方式（预付款≤30%、进度款按交付比例支付、尾款质保期满后支付）。合同条款经法务审核后签订，合同副本同步抄送项目部、财务部备案。六、物资验收与质量管理（一）进场验收物资到货后，项目部、采购部、监理单位（如有）于24小时内联合验收：核对送货单与采购合同的一致性（规格、数量、品牌）；查验质量证明文件（合格证、检测报告、质保书），关键物资（如电缆、防水材料）需抽样送检（送检机构为第三方权威机构）；外观质量验收（如钢材锈蚀、管材壁厚偏差），填写《物资验收单》，参与方签字确认。（二）质量管控技术部定期抽查现场物资，对比设计要求与实际质量，发现偏差立即要求整改；供应商需提供“质量追溯方案”（如建材的生产批次、设备的出厂编号），确保问题可追溯；不合格品处置：外观瑕疵品经技术部评估后可降级使用（需扣减相应货款），质量缺陷品直接退货并要求供应商赔偿工期损失，重大质量事故启动法律追责。七、结算与付款（一）结算依据结算需提供完整单据：经签字确认的《物资验收单》；第三方检测报告（如需）；合规增值税发票（税率、开票信息与合同一致）；合同约定的其他附件（如变更签证、索赔协议）。（二）付款流程项目部确认物资验收合格后，提交结算申请至采购部；采购部核对单据完整性，3个工作日内提交财务部审核；财务部7个工作日内完成票据合规性、付款条件审核，报分管领导审批后付款；付款方式：预付款凭合同约定支付，进度款按“到货验收合格量×合同单价×支付比例”支付，尾款质保期满且无质量问题后支付。八、风险防控与监督（一）风险类型与防控供应中断风险：建立“主供应商+备选供应商”机制，战略物资（如商混）储备3天用量；质量风险：推行“供应商质保+第三方检测+现场抽检”三重管控，关键物资签订“质量终身责任制”协议；价格波动风险：对钢材、水泥等价格敏感物资，采用“锁价采购”（约定周期内价格不变）或“期货对冲”（如大宗商品）；廉政风险：采购人员签订《廉洁承诺书》，禁止接受供应商宴请、礼品，定期开展廉政培训与审计。（二）监督机制内部审计部每半年抽查采购项目，重点核查流程合规性、合同执行偏差、