2026年医药制造公司采购申请审批流程管理制度

2026年医药制造公司采购申请审批流程管理制度第一章总则第一条为规范公司采购申请审批流程管理，保障采购需求真实合规、审批层级清晰、采购行为可控，防止因无计划采购、越权审批、虚假申请导致物资积压、资金浪费、质量风险等问题，结合医药制造行业特点（涉及原辅料、危化品、特种设备、冷链物资等特殊采购场景），依据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》《医药行业采购管理规范》等相关法律法规及公司实际，制定本制度。第二条本制度适用于公司所有生产经营类物资采购申请、审批、执行的全流程，覆盖采购部、生产部、仓储部、质量部、设备部、研发部、财务部等所有提出采购需求或参与审批的部门，全体参与采购申请提报、审核、审批、执行的人员均需严格遵守本制度。第三条采购申请审批遵循“按需申请、逐级审批、合规采购、全程追溯”的核心原则，采购申请需基于实际生产经营需求提报，按岗位层级完成审核审批，采购行为符合法规及公司制度要求，所有申请审批环节记录完整可追溯，禁止无需求盲目申请、越权审批采购、拆分申请规避层级审批。第四条公司采购部为采购申请审批统筹管理部门，负责审核采购需求合理性、组织采购执行、跟进采购进度；需求部门（生产部/设备部等）负责提报真实合规的采购申请、明确采购物资技术要求；财务部负责审核采购预算匹配性；质量部负责审核原辅料/包装材料等物资的质量标准；管理层按权限负责审批不同金额、不同类型的采购申请，保障审批流程合规执行。第二章管理体系与覆盖范围第五条采购申请审批管理体系维度：本制度所指采购申请审批管理分为需求提报、审核复核、分级审批、采购执行、档案管理五个核心环节，需求提报聚焦真实性与必要性，审核复核聚焦合理性与合规性，分级审批聚焦权限合规，采购执行聚焦按审批结果落地，档案管理聚焦记录留存，五个环节形成闭环管理体系。第六条管理全覆盖范围：（一）采购类型：生产用原辅料（化学原料药、中药提取物、药用辅料）、包装材料（内包装、外包装）、设备类（生产设备、检测设备、仓储设备）、危化品类（有机溶剂、消毒用品）、办公及后勤类（办公用品、维保服务、劳保用品）、研发用试验耗材；（二）申请类型：常规计划采购申请（月度/季度生产计划配套）、应急采购申请（设备故障、生产急需）、大额定制采购申请（单批次金额超规定限值）、零星采购申请（低价值高频次物资）；（三）管控环节：需求调研、申请提报、技术参数审核、预算审核、层级审批、审批结果反馈、采购执行、到货验收、异常处置、申请审批档案归档。第三章核心管控要求第七条采购申请提报要求：（一）提报条件：采购申请需基于经审批的生产计划、设备维保计划、库存预警数据等依据提报，应急采购需附紧急需求说明，禁止无依据、超需求提报采购申请；（二）申请内容：需求部门填写采购申请单，明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、预估金额、用途、需求交付时间，特殊物资（危化品、冷链原辅料）需注明储存及运输要求，禁止漏填关键信息或虚构采购需求；（三）提报时限：常规采购申请需在需求交付前15个工作日提报，应急采购申请需在需求发生后2个工作日内提报，大额定制采购申请需在需求交付前30个工作日提报，禁止临期突击提报导致审批不充分。第八条采购申请审核复核要求：（一）部门初审：需求部门负责人审核申请内容与实际需求的一致性，核对物资规格、数量是否匹配生产/使用计划，签署初审意见，禁止审核走过场或默许超需求申请；（二）专业复核：采购部审核物资技术参数的规范性、市场可采购性，质量部审核原辅料/包装材料的质量标准合规性，设备部审核设备类物资的技术适配性，复核不通过的退回需求部门修改，禁止将不符合标准的申请提交审批；（三）预算审核：财务部审核采购申请预估金额与年度/月度采购预算的匹配性，无预算或超预算的申请需先完成预算调整审批，禁止无预算采购申请进入审批环节。第九条采购申请分级审批要求：（一）审批层级：单批次采购金额≤3万元的，由采购部负责人审批；3万元＜金额≤30万元的，增加财务部负责人、需求部门分管领导审批；金额＞30万元的，需管理层集体审批；应急采购申请需额外经公司应急管理负责人审批，禁止越权审批或简化审批层级；（二）审批内容：审批人员审核采购申请的必要性、预算匹配性、技术参数合理性，大额采购需重点审核性价比及替代方案可行性，应急采购需审核紧急性与真实性，禁止无理由拒绝或通过不合规申请；（三）审批时限：常规采购申请每一级审批需在3个工作日内完成，应急采购申请每一级审批需在1个工作日内完成，确需补充材料的需一次性告知，禁止无理由拖延审批影响采购进度。第十条采购申请执行与反馈要求：（一）执行规范：采购部需严格按审批通过的采购申请单开展采购，不得擅自变更物资规格、数量、预估金额，确需变更的需重新提交审批，禁止未批先采或超审批范围采购；（二）进度反馈：采购部需每周向需求部门反馈采购执行进度，大额定制采购需每10个工作日反馈一次生产/备货进度，应急采购需每日反馈进展，禁止采购执行过程中信息不透明；（三）异常处置：采购过程中出现物资缺货、价格超预估、技术参数不符等异常情况，采购部需立即告知需求部门并提交异常处置申请，经原审批层级复核后调整采购方案，禁止擅自处置导致采购结果不符合需求。第四章实施流程规范第十一条采购申请审批全流程规范：（一）提报阶段：需求部门确认采购需求→收集相关依据（生产计划/库存数据）→填写采购申请单→部门负责人初审；（二）审核阶段：采购部专业复核→质量部/设备部技术审核→财务部预算审核→审核通过后提交审批；（三）审批阶段：按金额分级完成审批→审批通过反馈采购部/需求部门→审批不通过退回修改并说明原因；（四）执行阶段：采购部按审批结果组织采购→跟进供货进度→到货后协同需求部门验收→验收合格完成采购闭环；（五）归档阶段：整理采购申请单、审批记录、采购合同、验收单→分类归档→定期核查档案完整性。第十二条特殊采购申请审批规范：（一）危化品采购申请：需额外附危化品使用资质证明、储存条件确认单，审批时重点核查合规性与安全保障措施，未落实储存及使用安全措施的禁止审批通过；（二）冷链原辅料采购申请：需注明冷链运输要求、到货验收温度标准，审批时审核冷链运输资源匹配性，无冷链运输保障的禁止审批通过；（三）大额设备采购申请：需附设备可行性分析报告、多家供应商报价对比表，审批时重点审核性价比与公司发展适配性，未完成比价分析的禁止审批通过。第五章监督问责第十三条监督机制：（一）日常监督：采购部每月核查采购申请审批流程执行情况、申请内容真实性、审批权限合规性，发现违规操作立即要求整改，形成月监督记录；（二）专项检查：每季度由财务部、审计部联合开展采购申请审批专项检查，重点核查大额采购、应急采购的审批合规性，形成专项检查报告；（三）投诉监督：开通采购申请审批投诉渠道，员工可反馈虚假采购申请、越权审批、审核敷衍等问题，审计部3个工作日内核查并反馈处理结果。第十四条问责情形：（一）需求部门提报虚假采购申请、超需求提报导致物资积压的，追究部门负责人及经办人责任，首次给予提醒整改，多次违规扣减对应绩效；（二）审核复核人员未按要求核查申请合理性、合规性，导致不合规申请通过审批的，给予警告处分，造成资金浪费的按规定承担相应责任；（三）审批人员越权审批、无理由拖延审批，或审批不合规采购申请的，给予批评教育，情节严重的调整审批权限；（四）采购部未按审批结果执行采购，擅自变更采购内容的，立即暂停采购执行权限，追究部门负责人责任，造成损失的按规定赔偿。第六章附则第十五条本制度由公司采购部联合财务部负