人力资源部门员工离岗管理办法

人力资源部门员工离岗管理办法一、目的与适用范围为规范人力资源部门员工离岗全流程管理，保障部门工作连续性，维护企业与员工双方合法权益，结合公司实际运营需求，制定本离岗管理办法。本办法适用于人力资源部门全体员工（含正式员工、试用期员工、劳务派遣人员及实习人员）。内部岗位异动、退休、劳动合同终止等涉及人员岗位变动的情形，参照本办法相关条款执行。二、离岗类型界定（一）自愿离职（辞职）员工因个人职业规划、家庭安排等原因主动提出解除劳动关系，需按规定提前提交书面离职申请：试用期员工提前3个工作日申请，正式员工提前30个工作日申请（核心岗位可协商调整期限，最长不超过60日）。（二）非自愿离职（辞退/解聘）因员工绩效不达标、严重违反公司规章制度、劳动合同约定解除情形触发时，由人力资源部门会同用人部门评估后，出具书面辞退通知。辞退前需听取员工陈述申辩，确保解约行为合法合规。（三）劳动合同终止包含退休（达到法定退休年龄）、劳动合同到期不续签、员工丧失劳动能力等情形。公司需提前30日书面通知员工，协商是否续签劳动合同；不续签的，按规定办理离职手续。（四）内部异动（调岗/轮岗）因公司战略调整、员工职业发展需求，员工从原岗位调整至新岗位（含部门内轮岗、跨部门调岗）。异动前需完成原岗位工作交接，新岗位按入职流程办理权限开通、合同变更等手续。三、离岗流程管理（一）申请与审批自愿离职：员工提交书面离职申请（需说明离职原因、离岗日期），直属上级1个工作日内初审（评估岗位影响、沟通挽留可能），人力资源部门3个工作日内复核（确认流程合规、交接方案），最终由分管领导审批。非自愿离职：人力资源部门联合用人部门出具《辞退建议书》，附绩效记录、违纪证据等材料，经法务审核后，向员工送达《辞退通知书》，同步报公司管理层备案。合同终止：人力资源部门提前30日向员工发送《合同终止告知书》，明确是否续签及后续安排；不续签的，启动离职流程。内部异动：员工或用人部门提交《岗位异动申请表》，经原部门、新部门、人力资源部门三方审批后，启动工作交接。（二）工作交接交接清单：需涵盖未完成工作（如招聘进度、薪酬核算、培训计划）、客户/供应商资源、系统权限（OA、HR系统、邮箱）、待办事项、纸质/电子文档（含保密资料）等，交接双方签字确认后报人力资源部门备案。交接期限：普通岗位3-5个工作日完成，核心岗位（如薪酬经理、招聘主管）1-2周；必要时安排“过渡人员”协助交接，确保业务无缝衔接。交接监督：直属上级或人力资源专员全程监督，针对复杂工作（如薪酬体系搭建、员工关系纠纷处理），可要求交接双方出具《工作交接说明书》，明确后续问题对接人。（三）资产与资料移交公司资产：员工需归还办公设备（电脑、打印机）、门禁卡、钥匙、工牌等，填写《资产移交清单》；IT部门同步注销员工系统账号、邮箱权限，确保信息安全。公司资料：纸质文档（如员工档案、合同模板）、电子资料（如培训课件、薪酬数据）需移交至指定人员，签署《资料归还确认书》；涉及商业秘密的资料，需额外签署《保密承诺书》。（四）离职面谈由人力资源部门主导，用人部门负责人（或直属上级）参与，采用“开放式提问+倾听反馈”的方式：询问离职原因（如“您觉得部门协作中哪些环节可以优化？”）、工作体验（如“对公司人才培养机制有哪些建议？”）；提醒竞业限制、保密义务（如“离职后不得泄露员工信息、薪酬数据等商业秘密”）；形成《离职面谈记录》，员工签字后归档，作为管理优化的参考依据。（五）离职手续办理薪酬结算：离职当月工资按实际出勤日核算，包含未结奖金、福利（如年假补偿）；涉及辞退的，按《劳动合同法》支付经济补偿金。社保与档案：离职后15日内办理社保、公积金停缴手续；员工如需转移档案，人力资源部门配合出具《离职证明》《档案转移函》。离职证明：离职手续办结后，为员工开具《离职证明》，明确劳动关系存续期间、岗位、离职原因（非自愿离职需合规表述，避免影响员工再就业）。（六）内部异动衔接原岗位交接完成后，新岗位需在2个工作日内完成权限开通（如HR系统账号、审批流程）、办公资源配置；人力资源部门同步更新员工档案、劳动合同（如需），确保员工到岗后即可开展工作。四、风险防控与合规管理（一）保密与竞业限制保密义务：无论是否签署竞业协议，员工离职后均需对公司商业秘密（如薪酬结构、招聘渠道、员工信息）承担保密责任，违者追究法律责任。竞业限制：对核心岗位（如HRD、薪酬专家），按劳动合同约定执行竞业限制条款，公司按月支付补偿金（标准不低于离职前12个月平均工资的30%），限制期限最长2年。（二）劳动纠纷防范流程合规：辞退、解约需留存完整证据链（如绩效评估报告、违纪处理通知书、沟通记录），确保行为符合《劳动合同法》；涉及纠纷的，第一时间请法务介入，避免扩大影响。沟通透明：对员工疑问（如补偿金计算、社保停缴时间），人力资源部门需及时、清晰回应，避免情绪化冲突；必要时组织“离职答疑会”，集中解答共性问题。（三）岗位空缺应对人才储备：关键岗位（如招聘经理、员工关系主管）建立“继任计划”，内部竞聘与外部招聘同步启动；人力资源部门需在离岗后5个工作日内发布招聘需求。工作分摊：短期内由团队成员临时承担空缺岗位工作，或聘请临时工过渡；同时优化工作流程（如标准化招聘模板、自动化薪酬核算），降低岗位依赖度。五、后续管理（一）离职员工关系维护人才库管理：建立“离职人才库”，记录员工岗位、离职原因、联系方式、职业发展方向；针对稀缺岗位人才，每季度发送行业资讯或公司动态，增强回流可能性。遗留问题处理：员工离职后如需开具收入证明、社保补缴说明，人力资源部门需在3个工作日内响应，保持专业服务态度。（二）经验复盘数据分析：每季度统计离岗数据（离职率、原因分布、岗位空缺时长），分析“核心岗位离职率偏高”“试用期员工流失多”等问题，优化招聘（如增加岗位胜任力测评）、培训（如新人导师制）、绩效考核制度。